Il ciclo passivo di fatturazione, ovvero tutto ciò che concerne la ricezione di fatture, rappresenta l’altra faccia della medaglia nel processo di dematerializzazione e automatizzazione dei processi. Scopriamone vantaggi e benefici.
L’obbligo della fatturazione elettronica per tutti i soggetti dotati di Partita IVA è alle porte.
Come stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, infatti, dal 1° gennaio 2019 l’obbligo sarà esteso a tutti i privati (ad esclusione di soggetti in regime dei minimi e forfettario) che andranno così ad aggiungersi ai settori per i quali già vige l’obbligo.
Aziende e professionisti, dunque, potranno fatturare solo tramite l’invio di file in formato xml (eXtendible Markup Language) trasmessi unicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Ma come sarà possibile ricevere una fattura elettronica?
Fattura elettronica: i canali per la ricezione
L’introduzione dell’obbligo di emissione di fatture in formato esclusivamente elettronico, porta, come conseguenza primaria, il fatto che tutti, ben presto, si troveranno a ricevere fatture digitali.
Il ciclo passivo di fatturazione, così si chiama in gergo tecnico il processo che coinvolge la ricezione, diventa così un fattore fondamentale nell’organizzazione contabile di professionisti e aziende.
Occorre innanzitutto precisare che tutte le fatture elettroniche emesse, dovendo transitare obbligatoriamente dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, una volta inviate saranno sempre disponibili all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia stessa.
Tuttavia, proprio per facilitare, automatizzare e semplificare i processi di gestione, soprattutto di aziende e professionisti, il legislatore ha stabilito anche altre modalità, senz’altro più comode, per la ricezione di fatture elettroniche. In particolare, per ricevere le fatture sul proprio dispositivo, si possono utilizzare 2 tipi di recapito:
- Codice destinatario: si tratta di uno specifico codice numerico univoco a 7 cifre che viene rilasciato dall’Agenzia delle Entrate a intermediari a seguito di prove tecniche di accreditamento con il Sistema di Interscambio. La procedura di accreditamento è complessa e presuppone requisiti tecnici e infrastrutturali per l’integrazione tra sistemi. Piccole e medie imprese e professionisti possono comunque utilizzare il codice destinatario messo a disposizione da un’azienda software già accreditata al Sistema di Interscambio che fungerà quindi da intermediario e si occuperà dello smistamento e consegna delle fatture ai destinatari
- Casella PEC: è possibile utilizzare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata per ricevere la fattura XML sulla propria casella
Il destinatario della fattura, quindi, non dovrà fare altro che comunicare all’emittente la modalità in cui desidera ricevere le e-fatture. Quest’ultimo quindi, si occuperà di inserire l’informazione in fase di compilazione dei dati del destinatario.
Occorre tuttavia fare attenzione: qualora infatti il destinatario della fattura sia già registrato presso l’Agenzia delle Entrate, l’indirizzo telematico indicato in fase di accreditamento verrà sempre utilizzato come prioritario e riceverà tutti i documenti elettronici, indipendentemente da quanto è stato indicato in fattura.
E i consumatori finali? Come potranno ricevere la fattura?
Come dicevamo, l’estensione dell’obbligo porterà anche i consumatori finali a dover ricevere fatture in formato elettronico, soggetti che sicuramente non hanno a disposizione un codice destinatario e che potrebbero non avere una casella di Posta Elettronica Certificata.
In questo caso, il consumatore potrà ricevere o una copia cartacea della e-fattura emessa dal professionista, oppure potrà indicare un indirizzo email di posta ordinaria, al quale farsi recapitare una copia PDF della fattura.
Anche il consumatore finale potrà a breve controllare tutte le fatture emesse nei suoi confronti tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” oppure farle inviare in originale sulla sua casella PEC, qualora ne sia provvisto.
Ricordiamo che l’obbligo si applica in fase di emissione della fattura.
Questo significa che chi emette fattura (ad esempio un professionista) ha il dovere di creare e inviare fatture elettroniche per i propri clienti che transitino dal SdI. In fase di compilazione, quindi, aziende e professionisti, oltre ai dati anagrafici del cliente, dovranno indicare anche la modalità con la quale questo potrà ricevere la sua fattura.
Proprio per facilitare entrambi gli attori coinvolti, aziende e professionisti potranno:
• indicare un codice destinatario;
• inserire un indirizzo PEC di ricezione;
• emettere regolarmente fattura in mancanza di entrambi i dati, digitando un apposito codice (0000000) che consente di inviare la fattura direttamente al SdI.
Dal canto suo, il consumatore finale avrà sempre la possibilità di ricevere la sua fattura o una copia di essa in una modalità che gli risulti comoda.
Quali sono i vantaggi della ricezione di fatture elettroniche?
Per molte aziende il ciclo passivo rappresenta una fonte di preoccupazione, primariamente a causa della sua natura frammentata e delle numerose relazioni che un’azienda intesse con i propri fornitori.
L’utilizzo della fattura elettronica, attraverso l’aiuto di tecnologie, agevola e ottimizza la gestione dei rapporti con clienti e fornitori, assicurando la certezza nella consegna dei documenti.
Con la fattura elettronica si possono inoltre monitorare costantemente le diverse fasi di spedizione e ricezione di ogni documento, senza inutili errori grazie alla completa automazione.
La gestione digitale del ciclo passivo, inoltre, ha anche dei risvolti pratici interessanti. Innanzitutto le fatture vengono ricevute in un formato perfettamente leggibile dai sistemi informatici e pronto per essere posto in conservazione. Questo ha come conseguenza un’ulteriore dematerializzazione degli archivi, un risparmio economico e di tempo nel processo di conservazione e una maggior sicurezza.
Inoltre, il formato elettronico XML delle fatture consente una gestione molto più rapida della contabilizzazione che sarà di fatto automatica sulla maggior parte dei sistemi contabili gestionali.