Fattura elettronica: come funziona, vantaggi e doveri per l'utente

Dopo la diffusione della fattura elettronica PA, cioè della fattura elettronica verso la Pubblica  Amministrazione, il prossimo grande passo che attende i professionisti e le aziende è l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati, noto come B2B. Dal 2015 è scattato l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (ad esempio ministeri, comuni, regioni, province, forze dell'ordine, università, ecc..): la Pubblica Amministrazione non può infatti più accettare, e di conseguenza pagare, le fatture cartacee. Inoltre, già dal 1 gennaio 2017 emettere fatture elettroniche è possibile in via del tutto facoltativa anche per i privati. Dal 1° Gennaio 2019 la fattura elettronica diventerà un obbligo esteso anche alle fatture tra privati. Ma la data del 1° gennaio 2019 è stata anticipata in alcune casistiche: 

• l’obbligo di fattura elettronica è scattato il 1° luglio 2018 per le prestazioni offerte da subappaltatori nei casi di appalto di lavori stipulati con la Pubblica Amministrazione. Ad esempio, un’impresa di pulizie svolge dei servizi di pulizia dei locali mensa per un’azienda appaltatrice del servizio di refezione scolastica. L’impresa di pulizie dovrà emettere una fattura elettronica all’azienda di ristorazione, perché si tratta di servizi offerti all’interno di un appalto stipulato con la Pubblica Amministrazione;
• l’obbligo di emissione di fattura elettronica è scattato il 1° settembre 2018 nei confronti di viaggiatori stranieri non residenti all’interno dell’Unione Europea per le fatture emesse in ambito tax free shopping. Ad esempio, una turista giapponese in vacanza a Milano acquista una borsa al prezzo di 200 euro. Per gli acquisti di beni con valore superiore a 155 euro (al lordo dell'IVA) e destinati all'uso personale o familiare, il venditore dovrà emettere la fattura elettronica tax free.      

Per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche, l’emissione della fattura elettronica obbligatoria scatterà, come già detto, dal 1° gennaio 2019. Tale data varrà anche per la cessione di benzina o gasolio verso imprese private e professionisti, con una proroga quindi di 6 mesi rispetto a quanto era stato inizialmente previsto nella legge di Bilancio 2018.
Sono esenti dall’obbligo solamente i possessori di partita IVA con regime dei minimi o con regime forfettario. Per tutti gli altri soggetti l’unica modalità per poter trasmettere le fatture sarà utilizzare un servizio di fatturazione elettronica che risponda ai requisiti della normativa di riferimento.

Fattura elettronica: come funziona

Con la fattura elettronica le aziende e i professionisti potranno cogliere l’occasione per innovare le proprie procedure di fatturazione. Ma che cos’è la fattura elettronica? Con fattura elettronica si intende un sistema digitale di creazione e trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio. La fattura elettronica sarà prodotta, trasmessa e conservata secondo il linguaggio standard XML, un linguaggio informatico che permette di gestire in forma elettronica l'intero ciclo di fatturazione. Non resta che scoprire come crearne una: creare una fattura elettronica in autonomia potrebbe risultare complesso, ma affidandosi a un intermediario tutte le operazioni risulteranno semplificate, perché effettuate in automatico dal software, e del tutto trasparenti per il cliente. Appoggiandosi a un intermediario la compilazione di una fattura elettronica sarà molto simile a quella di una normale fattura cartacea o digitale. Una volta inseriti tutti i dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare, la fattura elettronica è creata e pronta per essere inviata. La fattura transita quindi dal Sistema di Interscambio, il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche e già utilizzato per il recapito delle fatture elettroniche verso la PA. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall'Agenzia delle Entrate, con il compito di:

• ricevere le fatture sotto forma di file XML;   
• verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
• inoltrare la fattura elettronica al destinatario.  

Affidandoti ai software per la compilazione della fattura, molti passaggi saranno semplificati ulteriormente, poiché, nella maggior parte dei casi, sarà il software stesso a occuparsi di:

• Calcolare automaticamente il totale della fattura;
• Generare il file della fattura nel formato XML (linguaggio complesso e non di uso comune);
• Eseguire controlli preventivi affinché l'invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
• Trasmettere il file generato al Sistema di Interscambio e gestirne le notifiche.   

Fattura elettronica: vantaggi per aziende e professionisti

Sono molti i vantaggi che aziende e professionisti potranno riscontrare già pochi mesi dopo il passaggio alla fattura elettronica.
Ad esempio, le comunicazioni con gli enti della Pubblica Amministrazione diminuiranno notevolmente. Infatti, alcuni dei vantaggi per chi emette fattura elettronica riguardano:   

• l’esonero dallo spesometro (proprio come il regime forfettario e dei minimi, chi emette la fattura  elettronica sarà esonerato dalla trasmissione delle comunicazioni delle fatture emesse e ricevute);
• l’esonero dall'obbligo di comunicare gli acquisti effettuati da operatori di San Marino;
• l’esonero dal Modello Intrastat, che consente il monitoraggio da parte dell’Agenzia delle Dogane di tutte le operazioni commerciali di scambio intrattenute tra i soggetti di diversi Stati membri dell'Unione Europea;
• l’esonero dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing.   

Come potrai ben capire, passare alla fattura elettronica renderà superflue molte comunicazioni fino ad ora obbligatorie e vissute con la paura di sbagliare. Ma i vantaggi non sono finiti: chi emette fattura elettronica avrà il diritto al rimborso IVA in via prioritaria, vale a dire entro solo tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale. Un’altra buona notizia riguarda gli accertamenti fiscali in materia di IVA e di imposte dirette, che saranno ridotti da cinque a quattro anni. Il passaggio alla fattura elettronica ti permetterà inoltre di risparmiare il tempo dedicato a creazione, invio e conservazione di una fattura che, di fatto, diminuirà considerevolmente. Risparmierai anche spazio, poiché utilizzando un sistema di conservazione digitale non dovrai più stampare e custodire le fatture in grossi faldoni che esigono spazio e il dispiego di enormi quantità di carta: la legge prevede infatti che, proprio come per le fatture cartacee, anche per le fatture elettroniche i documenti siano conservati a norma per 10 anni.    

Fattura elettronica: doveri per aziende e professionisti

Il principale dovere per i soggetti IVA (ad esclusione di chi applica il regime dei minimi o il regime forfettario) sarà quello di emettere, gestire e conservare le fatture esclusivamente in formato elettronico. 
Oltre al dovere di emettere una fattura elettronica, l’utente ha quindi l’obbligo di conservazione sostitutiva della fattura. La conservazione sostitutiva è una procedura che garantisce nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Per legge è infatti obbligatoria la conservazione della fattura elettronica per un periodo di 10 anni per permettere di svolgere controlli a distanza di tempo. Affidandosi a dei servizi di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva, l’utente non dovrà pensare a come mettersi in regola con l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche.
Ma cosa succede in caso di mancata emissione di una fattura elettronica? Non emettere una fattura elettronica dove invece è necessario comporta una sanzione. Tuttavia, affidandoti ad un software come per esempio Fatturazione Elettronica o a un intermediario, le possibilità di errore saranno notevolmente ridotte e, grazie alle notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio, potrai accertarti della  correttezza della tua fattura elettronica e del fatto che questa sia stata consegnata. Affidarsi ad un software o a un intermediario ti consentirà quindi di agire in tutta tranquillità e nel rispetto della normativa, senza avere dubbi sulla correttezza delle operazioni e sull’effettiva ricezione delle fatture.