Dal 1° febbraio 2020, tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale inviano obbligatoriamente gli ordini elettronici per l’acquisto di beni mediante il Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto (NSO), che dovrà essere utilizzato anche per l’
acquisto di servizi dal 1° gennaio 2021. La digitalizzazione del processo di acquisto comporterà una maggiore efficienza e tracciabilità anche per gli ordini relativi ai servizi, riducendo ulteriormente sprechi e inefficienze. Per i fornitori, la ricezione degli ordini in formato elettronico comporterà la riduzione dei tempi necessari per gestire ordini e consegne.
La legge di Bilancio 2018 ha previsto che l’
emissione, la
trasmissione, la
conservazione e l’
archiviazione dei documenti attestanti l’ordinazione (ossia gli ordini di acquisto e gli altri documenti utilizzati nella disposizione dell’obbligazione) e l’esecuzione (ossia i documenti di trasporto, gli stati di avanzamento lavori e gli altri documenti utilizzati nella fase di svolgimento dell’obbligazione) degli acquisti di beni e servizi della Pubblica amministrazione devono essere effettuate in
forma elettronica.
Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto
In particolare, per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN), la trasmissione di tali documenti avviene per mezzo di un sistema di gestione messo a disposizione dal Ministero dell’Economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato.
Con D.M. 7 dicembre 2018, tale sistema è stato individuato nel
Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto (
NSO), che gestisce la trasmissione in via telematica dei documenti informatici che attestano l’ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi per gli enti del SSN, compresi i soggetti che agiscono per loro conto e i fornitori.
NSO è una sorta di “
postino intelligente” che governa lo scambio, tra la Pubblica amministrazione e i fornitori, degli ordini di acquisto (e degli altri documenti eventualmente occorrenti). Oltre a provvedere al loro recapito, NSO verifica che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.
A seguito delle modifiche introdotte dal D.M. 27 dicembre 2019, i documenti devono essere obbligatoriamente emessi in formato elettronico e trasmessi per il tramite di NSO.
Alla
decorrenza del 1° febbraio 2020 per i
beni si aggiunge quella ormai prossima del
1° gennaio 2021 per i
servizi, restando comunque salva la
possibilità di anticipare l’utilizzo del sistema previo accordo tra le parti acquirenti e fornitrici.
Da tenere presente che, dal 1° gennaio 2021 per i beni e dal 1° gennaio 2022 per i servizi, gli enti del Servizio Sanitario Nazionale e i soggetti che effettuano acquisti per loro conto non potranno dar corso alla liquidazione e al successivo pagamento a fronte di documenti contenuti in messaggi che non siano stati validati da NSO, il che si verifica quando in fattura non è indicato il numero dell’ordine elettronico cui si riferisce l’operazione sottostante (cessione o prestazione).
I messaggi sono composti dalla “
busta di trasmissione”, contenente i dati necessari per il corretto indirizzamento (mittente e destinatario) e dal “
corpo del messaggio”, ossia il documento, contenente i dati di business (es. ordine, risposta, ordine di riscontro); i due insiemi formano l’ordine vero e proprio.
Tre diversi processi di ordinazione
Secondo le regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici, sono previsti tre diversi processi di ordinazione:
- ordinazione semplice;
- ordinazione completa;
- ordinazione pre-concordata.
Ordinazione semplice
L’ordinazione semplice, corrispondente al profilo
PEPPOL BIS Order only, prevede l’uso di un solo documento, cioè l’ordine, che è emesso dalla PA.
Il processo inizia con l’
invio dell’ordine da parte della PAe termina con la
ricezione da parte del fornitore; l’ordine, da intendersi già accettato in partenza, può essere rifiutato o modificato dal fornitore esclusivamente nelle
forme tradizionali (telefono, fax, email, etc.).
Quando la PA invia un ordine indicando questo processo, implicitamente informa il fornitore di non essere disponibile a ricevere l’eventuale risposta in modalità telematica.
Ordinazione completa
L’ordinazione completa, corrispondente al profilo
PEPPOL BIS Ordering, prevede, invece, l’uso di
tre documenti, vale a dire l’
ordine emesso dalla PA, la
risposta eventualmente emessa dal fornitore e l’
ordine di riscontro eventualmente emesso dalla PA.
Il processo inizia con l’invio dell’ordine da parte della PA. A questo punto, il fornitore può decidere di accettare o meno l’ordine, inviando la relativa risposta. In alternativa, può proporre una modifica alla PA che, a sua volta, risponderà con un ordine di riscontro che chiude il processo.
Ordinazione pre-concordata
L’ordinazione pre-concordata, corrispondente al profilo
PEPPOL BIS Order Agreement, prevede l’uso di
due documenti, ossia l’
ordine pre-concordato emesso dal fornitore e l’
ordine di riscontro eventualmente emesso dalla PA.
L’ordine pre-concordato non viene inviato dalla PA al fornitore, ma è quest’ultimo ad inviare l’ordine di acquisto per un bene/servizio destinato alla PA.
Pertanto, il processo inizia con l’invio dell’ordine pre-concordato da parte del fornitore, che lo emette in quanto pre-autorizzato dalla PA in base ad accordi precedenti (ad esempio bandi, gare e simili). A questo punto, la PA può accettare, rifiutare o modificare l’ordine pre-concordato attraverso un ordine di riscontro.
A fronte di ciascun messaggio pervenuto, NSO provvede preliminarmente alla sua identificazione, cui corrisponde il rilascio di un
identificativo di transazione (IdT), e alla sua validazione, ossia alla verifica che sia esso regolarmente formato e che le informazioni ivi contenute siano corrette e coerenti, anche rispetto ad altre fasi del processo di approvvigionamento (es., controlla che sia presente il riferimento ad un contratto effettivamente esistente). Tutti i messaggi e, quindi, i documenti validati da NSO, associati ai rispettivi IdT, sono presenti e consultabili sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali (PCC), laddove l’accesso ai dati è opportunamente profilato.
A seconda dell’esito della validazione e dell’inoltro del messaggio, NSO invia al trasmittente le relative notifiche di sistema, che informano, da una parte, il fornitore se il proprio messaggio di risposta è arrivato alla PA che ha generato l’ordine o se deve procedere con mezzi tradizionali alla consegna del messaggio e, dall’altra, la PA che l’ordine è arrivato al proprio fornitore.
A cura di Wolters Kluwer