PEC: le convinzioni (errate) più diffuse

L'invio e la ricezione di una PEC presentano aspetti distintivi rispetto alla posta ordinaria, come la presenza della ricevuta di accettazione, rilasciata al mittente, che contiene i dati di certificazione, e della ricevuta di consegna, firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del destinatario. Nonostante la diffusione dello strumento, può capitare di imbattersi in “credenze”, ovvero convinzioni in realtà errate determinate, in alcuni casi, dall’interpretazione fuorviante di alcune terminologie. In questo articolo forniamo spunti per una maggiore consapevolezza sull’uso della PEC.

Il sistema PEC (abbreviazione di Posta Elettronica Certificata) consente l'invio rapido di comunicazioni informatiche con valore legale. Nata con l'intento di velocizzare la comunicazione e le procedure burocratiche con la Pubblica Amministrazione, la PEC è diventata ormai tra le aziende e i professionisti una valida alternativa ai mezzi tradizionali quali la raccomandata A/R o il fax, in quanto più economica e, soprattutto, di immediato utilizzo.

Ad oggi, però, sia per una resistenza culturale o per problematiche che potrebbero sorgere in merito al suo funzionamento, l'utilizzo della PEC può generare situazioni di confusione.

Vediamo allora di soffermarci su quali possono essere gli errori più comuni a cui si può andare incontro, principalmente causati da convinzioni errate che possono pregiudicare il corretto utilizzo della PEC.

Nel tentativo di fare chiarezza ci riporteremo a quanto sancito nel CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i.), nel Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata (D.P.R. n. 68/2005) e nelle Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata (Allegato al D.M. 2 novembre 2005), di seguito, per semplicità, solo “Regole tecniche”.

Invio e ricezione

L'invio e la ricezione di una PEC funzionano allo stesso modo di una normale e-mail, ma presentano degli aspetti distintivi come la presenza della ricevuta di accettazione, nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell'avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata, e di quella di consegna, che fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo descrittivo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione.

In particolare, le Regole tecniche definiscono:

• la ricevuta di accettazione come “la ricevuta, contenente i dati di certificazione, rilasciata al mittente dal punto di accesso a fronte dell’invio di un messaggio di posta elettronica certificata. La ricevuta di accettazione è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del mittente”,
• la ricevuta di avvenuta consegna come la ricevuta rilasciata al mittente nel momento in cui “il messaggio è inserito nella casella di posta elettronica certificata del destinatario. È rilasciata una ricevuta di avvenuta consegna per ogni destinatario al quale il messaggio è consegnato. La ricevuta di avvenuta consegna è firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del destinatario”.

È bene precisare che ottenere una ricevuta di consegna non equivale a una conferma della lettura da parte del ricevente. La ricevuta di consegna segnala che il server ha consegnato il messaggio nella casella PEC del destinatario.

Facciamo chiarezza su

1) Il valore legale delle ricevute

La prima errata convinzione riguarda il valore legale delle ricevute.
Una volta inviata una PEC, con la ricevuta di consegna avremo la conferma della ricezione del messaggio, ma otterremo anche la copia della nostra e-mail originale firmata digitalmente dal nostro provider. Anche se spesso la si sottovaluta per il suo formato digitale, questo tipo di ricevuta andrebbe conservata con cura perché ha un effettivo valore legale.

Il formato delle ricevute di consegna può essere:

• sintetico, contiene solo il file XML con i dati di certificazione (relativi a data, orario, mittente, destinatario e oggetto del messaggio);
• breve, contiene in allegato i dati di certificazione ed un estratto del messaggio originale;
• completo, contiene in allegato i dati di certificazione ed il messaggio originale, comprensivo di eventuali allegati.

Non pochi utenti credono che le ricevute che hanno valore legale siano solo quelle complete.
Tuttavia, il paragrafo 6.5.2.2 delle Regole tecniche prevede che il mittente possa “richiedere la ricevuta di
avvenuta consegna in formato breve. La ricevuta di avvenuta consegna breve inserisce al suo interno il messaggio originale, sostituendone gli allegati con i relativi hash crittografici per ridurre le dimensioni della ricevuta. Per permettere la verifica dei contenuti trasmessi è indispensabile che il mittente conservi gli originali immodificati degli allegati inseriti nel messaggio originale, a cui gli hash fanno riferimento”.
Pertanto, anche al fine dello snellimento dei flussi, il mittente potrà chiedere una ricevuta breve, avendo cura di conservare gli allegati inseriti nel messaggio originale.

2) Contenuto degli allegati

C’è poi una convinzione, in verità sempre meno diffusa ma in alcuni casi ancora riscontrabile, che la PEC costituisca prova legale del contenuto del messaggio ma non anche del contenuto degli allegati.
Quando questa convinzione è radicata, chi la sostiene consiglia di copiare e incollare all'interno del corpo del messaggio il testo dell'allegato, e ciò rappresenterebbe quindi il maggiore limite della PEC.
Per confutare questa errata convinzione allora basta far riferimento al punto 6.3.4 delle Regole tecniche che indica che nella busta di trasporto (ovvero il messaggio, firmato dal provider del mittente, che contiene i dati di certificazione) viene inserito il messaggio intero originale "immodificato in formato conforme alla RFC 2822 completo di header, corpo ed eventuali allegati”.
Infatti, il file postacert.eml, allegato alla ricevuta di consegna, contiene il messaggio originale completo di allegati.

3) Messaggio PEC e sottoscrizione del mittente    

La quarta errata convinzione sta nel fatto che il messaggio pervenuto dall’indirizzo PEC del mittente possa considerarsi sottoscritto dallo stesso e che quindi né il messaggio né gli allegati necessitino della firma digitale per garantirne la relativa riconducibilità univoca al mittente.
È importante precisare che le procedure prodromiche necessarie per l’apertura di una casella PEC non costituiscono forme di identificazione “forte” del proprietario. Esse, infatti, potranno al più assumere una certa valenza nella formazione del “libero convincimento del Giudice” in giudizio, ma non sarà comunque possibile considerare l’invio di un messaggio a mezzo PEC quale equipollente della sottoscrizione.
Qualora infatti il mittente intenda inviare atti o documenti (anche in allegato) per la cui validità è necessaria l’apposizione della sottoscrizione, dovrà procedere alla relativa apposizione nelle modalità descritte all’art. 65, comma 1 CAD, in quanto la semplice provenienza del messaggio dalla casella mail del mittente non è idonea a certificarne la provenienza dal soggetto giuridicamente titolato a sottoscrivere il documento allegato e a garantire la sottoscrizione.

In conclusione

La PEC rappresenta uno strumento necessario ed economico per la gestione delle transazioni aziendali, che acquisisce un valore centrale nella gestione della corrispondenza in ragione del fatto che la stessa è idonea a costituire il domicilio digitale dell’azienda.

Tale assunto è avvalorato dal fatto che dal 1° ottobre 2020 tutte le imprese e i liberi professionisti sono obbligati a dotarsi di una PEC destinata ad essere inserita nei pubblici registri (INI-PEC e Registro delle imprese).

Per tale motivo, oltre all’onere di verificare il corretto funzionamento della propria PEC e la corretta iscrizione del domicilio digitale (indirizzo PEC) al Registro delle imprese e al portale INI-PEC, l’impresa o il professionista dovrà maturare una piena consapevolezza sul corretto utilizzo dello strumento, in un’ottica di sviluppo di una cultura della digitalizzazione dei processi, massimizzando l’efficienza della gestione interna e diminuendo sprechi di tempo, carta ed energie produttive.

A cura di Wolters Kluwer