La digitalizzazione del paese passa anche attraverso trasformazioni silenziose. La
PEC (acronimo di
Posta Elettronica Certificata) è ormai entrata nella vita di tutti in punta di piedi, senza farsi notare troppo, ma portando con sé molti vantaggi concreti.
L’ Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), organo ufficiale che ha il compito di contribuire alla diffusione delle tecnologie IT e di realizzare gli obiettivi dell’Agenda Digitale Italiana, ha comunicato i dati relativi alla diffusione della PEC:
alla fine del 2018, le caselle PEC attive erano oltre 9 milioni e mezzo, per un totale di oltre 5 milioni e mezzo di messaggi certificati scambiati ogni giorno nel solo bimestre novembre-dicembre.
Sono dati estremamente positivi, che evidenziano un progressivo aumento nell’utilizzo del mezzo non solo nelle comunicazioni tra aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni ma anche negli scambi che vedono come protagonisti i privati cittadini.
Se consideriamo poi che le imprese registrate in Italia sono 4 milioni e 338 mila (dati Istat riferibili al 2015), a cui aggiungere i professionisti e tutti gli altri soggetti tenuti per legge a possedere una PEC, risulta evidente quanto gli oltre 9 milioni di caselle attive rappresentino un traguardo significativo nella diffusione della Posta Elettronica Certificata.
La difficoltà incontrata finora nella diffusione di un mezzo potente e versatile come la PEC è dovuta a un errato paragone con le caselle di posta elettronica ordinarie, di cui tutti facciamo uso ogni giorno; sono moltissime le persone che si trovano a gestire più caselle di posta e quindi evitano di aggiungere ulteriori account da tenere sotto controllo.
Il punto è che una PEC non è una semplice casella di posta, ma un vero e proprio
strumento con funzionalità non sostituibili o equiparabili alle tradizionali email. Pensare inoltre che la PEC sia utile solo ad aziende e professionisti è sbagliato, perché permette a tutti di disporre di un canale di trasmissione certificato e dal valore legale per tutte le comunicazioni importanti o ufficiali.
Quali sono i vantaggi della PEC?
Per rispondere a questa domanda, tutt’altro che banale, proponiamo la visione della nostra videopillola che in pochi minuti riassume perfettamente perché avere una PEC è ormai indispensabile.
Iniziamo ora ad addentrarci nel dettaglio dei vantaggi apportati dall’utilizzo di questo strumento semplice ed economico.
La PEC ha lo
stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno e può sostituire quest’ultima completamente purché la comunicazione avvenga tra due caselle PEC.
Il funzionamento stesso del servizio, come spiegato in
questo articolo, garantisce l’inalterabilità del messaggio e dei suoi allegati fino al momento della consegna. La ricezione della notifica di avvenuta consegna, inoltre, che riporta data e ora certa in cui il messaggio è stato ricevuto, rappresenta l’equivalente della ricevuta di ritorno di una tradizionale raccomandata, fungendo da prova certa dell’invio.
Si semplificano così tutte le comunicazioni obbligatorie, sia private sia nei confronti di aziende e Pubbliche Amministrazioni: dal momento che la comunicazione ha valore legale, la PEC è un mezzo valido per tutte le occasioni in cui sia richiesta prova dell’avvenuta ricezione. Pensiamo ad esempio alle comunicazioni con scuole e università, con il proprio datore di lavoro o anche tra privati, come nel caso delle assemblee condominiali.
Il valore legale della PEC è talmente solido da poter essere utilizzato anche in caso di contenzioso come prova di invio, ricezione e contenuto del messaggio e rende la PEC lo strumento d’elezione per qualsiasi comunicazione ufficiale verso tutti i soggetti tenuti a farne uso ovvero Pubbliche Amministrazioni, Società e professionisti iscritti agli albi e, in generale, nei confronti di chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronica certificata.
E la sicurezza? Sicuramente la PEC dispone di
livelli di sicurezza decisamente maggiori rispetto alla posta tradizionale. Il protocollo sicuro utilizzato per lo scambio di messaggi PEC garantisce la massima affidabilità nella trasmissione dei messaggi fin dal momento in cui la comunicazione viene inviata e racchiusa automaticamente nella busta di trasporto, automatismo grazie al quale il messaggio viene protetto da crittografia e firma digitale del Gestore di Posta Certificata del mittente.
Il contenuto della posta elettronica certificata è sottoposto al stesso vincolo di segretezza riconosciuto dalla Costituzione alla corrispondenza ordinaria: questo significa che nessuno, nemmeno il gestore del servizio, può venire a conoscenza dell’oggetto della corrispondenza oltre a mittente e destinatario.
Ovviamente, sono solo pochissimi i gestori autorizzati a fornire servizi PEC: i Certificatori Autorizzati – le ‘Certification Authority’ - sono soggetti pubblici o privati che dispongono di sistemi di sicurezza ed emettono firme elettroniche qualificate conformi ai regolamenti europei eIDAS 910/2014.
Concludendo, pensare alla PEC come a una “semplice” casella di posta elettronica è riduttivo. Si tratta di uno strumento pensato per snellire burocrazia e comunicazioni e offrire al contempo livelli di certezza giuridica e trasparenza che non possono essere paragonati alle normali email e altri strumenti, in linea con l’Agenda Digitale Italiana e i piani di sviluppo digitale previsti dall’Unione Europea.
Tra i casi d'eccellenza che hanno saputo sfruttare i vantaggi della Posta Elettronica Certificata per innovare e aumentare l'efficienza emergono
ARPAT e il
Consiglio Nazionale degli Architetti. In linea con l'Agenda Digitale stilata dall'AgID queste due realtà tutte italiane hanno saputo sfruttare i benefici della digitalizzazione per innovare, risparmiare e migliorare processi e modalità di lavoro.