La figura del
commercialista e quella dei consulenti sono molto importanti in Italia per qualsiasi azienda, di qualsiasi dimensione. In ballo c’è una funzione utilitaristica, legata alla necessità di delegare operazioni burocratiche complesse per poter dedicare il proprio tempo alla mission aziendale; in ballo c’è anche una funzione normativa, poiché sono troppo ampie le competenze necessarie per poter ottemperare al meglio a obblighi e scadenze. Ma c’è un elemento ulteriore a legare tutto insieme e a farsi cruciale in questo rapporto: la
fiducia.
Le aziende e i professionisti hanno bisogno di figure capaci e affidabili in grado non soltanto di svolgere compiti su richiesta, ma anche di muoversi autonomamente e in modo proattivo per consigliare, assistere e direzionare le scelte durante le loro attività. Ecco perché le parti hanno anche bisogno di strumenti importanti di collaborazione e dialogo reciproco, in grado di cancellare ogni rallentamento per consentire una facile cooperazione quotidiana.
Supervisore360, la nuova plancia comandi di Aruba per commercialisti e consulenti, risponde esattamente a questa esigenza e rappresenta un unicum sul mercato della Fatturazione Elettronica e della PEC: è questo il luogo in cui aziende e professionisti terzi possono legare le proprie finalità e collaborare nel migliore dei modi per perseguire al meglio lo scopo finale del fatturato.
Supervisore360
Supervisore360 è il nuovo
servizio gratuito di Aruba pensato per commercialisti professionisti, studi di commercialisti e consulenti che intendono gestire in modo ottimale sia la Fatturazione Elettronica dei propri clienti, sia l’accesso alla loro casella di Posta Elettronica Certificata. Spesso e volentieri, infatti, le aziende e i professionisti intendono delegare esternamente questo compito, sollevando da questo onere le risorse interne per mettere direttamente nelle mani dei consulenti la materia prima - che in seguito verrà gestita per bilanci, calcolo delle imposte e ogni altra funzione collaterale afferente a fisco e finanza dell’impresa.
L’evoluzione del servizio rispetto al passato prevede novità in modo particolare in tema di Posta Elettronica Certificata.
Supervisore360 per gestire la PEC
Supervisore360 mette a disposizione un vantaggio nuovo e peculiare: la piattaforma non consente di gestire soltanto la Fatturazione Elettronica, ma anche la
Posta Elettronica Certificata. Così facendo, tanto il commercialista quanto il consulente hanno la possibilità di gestire anche la PEC dell’azienda, recependone i contenuti e inviando quanto necessario senza dover coinvolgere direttamente l’azienda.
Per poter dar vita a questo speciale rapporto tra le parti, mediato dal servizio Aruba e coordinato sulle pagine del Supervisore360,
i commercialisti devono anzitutto iscriversi all’apposita piattaforma: questo elemento consente di
accreditare il professionista, certificandone l’accesso al fine di creare in seguito la necessaria accoppiata con i propri clienti. A questo punto il professionista non deve far altro che accedere al pannello di Supervisore360 e
inviare la richiesta di supervisione al cliente. All’interno di questa richiesta vanno altresì specificati i
permessi che occorre avere: il cliente potrà verificare questi dettagli e dovrà quindi concedere le necessarie deleghe per consentire al commercialista di operare secondo le proprie prerogative.
In particolare, sulla base delle deleghe accordate, il commercialista o il consulente delegati hanno la possibilità di:
- Leggere e gestire i messaggi certificati
- Scrivere o modificare messaggi
- Inviare messaggi PEC
- Gestire le impostazioni della casella
Un vantaggio imprescindibile sta nel fatto che Supervisore360 consente di monitorare su
un’unica interfaccia, e senza dover inserire ogni volta le singole credenziali, tutte le caselle di posta certificata dei clienti che ne hanno abilitata la delega. Sta tutto su un unico strumento, insomma, migliorando fortemente la velocità e l’efficienza del monitoraggio delle Webmail, il reperimento delle informazioni e la gestione di scadenze e obblighi: uno strumento che migliora l’operatività, insomma, a tutto vantaggio tanto del consulente, quanto dell’azienda che se ne avvale.
Supervisore360 per gestire la Fatturazione Elettronica
Evolvendo quanto già messo a disposizione in passato, la piattaforma Aruba consente altresì ai clienti del gruppo di gestire in modo semplificato tutto quanto afferente alla fatturazione elettronica.
Il committente è la figura deputata a definire i permessi necessari e, così facendo, può ovviare a perdite di tempo e possibilità di errore, costruendo con i consulenti esterni di riferimento una partnership ancor più solida ed efficace. I commercialisti, in particolare, possono:
- Visualizzare le fatture
- Creare, modificare e inviare fatture
- Gestire e configurare il servizio
- Visualizzare o usare eventuali moduli aggiuntivi
Una volta ricevuta una delega, il commercialista deve formalmente accettarla tramite l’apposito pannello di controllo. Su questa stessa interfaccia sono visibili i vari inviti ricevuti e il relativo status (Delegato, Da accettare, Rifiutato). Qualunque modifica effettuata su questo specchietto attiva una relativa notifica che comunica alle parti quanto avvenuto.
Il cliente può calibrare in modo molto dettagliato e capillare i permessi da accordare al proprio commercialista, così da definire al meglio il rapporto con quest’ultima figura.
Supervisore360: i vantaggi
Innanzitutto, Supervisore360 semplifica i rapporti tra le parti: non occorrono telefonate né email, così come si possono mettere da parte promemoria e post-it. Tanto l’impresa quanto il commercialista sanno esattamente cosa devono fare e quando, dunque non serve sincronismo tra le parti, ma è sufficiente agire sulla piattaforma ognuno con i propri compiti e ognuno sulla base dei permessi accordati. Se occorre recuperare una fattura, ad esempio,
il commercialista potrà muoversi autonomamente con
ricerche mirate e non necessiterà di alcuna comunicazione o attesa, poiché avrà facoltà di mettere mano direttamente al corpus complessivo della documentazione e potrà effettuare tutte le analisi e le valutazioni necessarie. Stesso discorso vale per una PEC importante, che apparirà direttamente sull’interfaccia del consulente, il quale potrà farne buon uso senza attendere l’inoltro del cliente.
Altro vantaggio imprescindibile è la
sicurezza. Ogni qualvolta una procedura viene semplificata e ogni volta che una collaborazione viene resa protocollare, significa che l’organizzazione è massima e i margini di errore vengono ridotti. Così facendo si possono mettere da parte incomprensioni, dimenticanze e ritardi, favorendo l’efficienza dell’azione e la puntualità del rispetto di tutte le scadenze. Tutto ciò, peraltro, con un forte risparmio di tempo e con la possibilità di concentrarsi su altre questioni più afferenti al core business aziendale.
Supervisore360 facilita il compito dell’impresa, che può amministrare in modo centralizzato i permessi accordati al commercialista, ma è di grandissimo vantaggio anche per il commercialista stesso perché gli consente di gestire tutti i propri clienti da una piattaforma unica, con interfaccia semplificata e gratuita e con la piena centralizzazione di ogni opzione disponibile (sulla base delle deleghe individualmente accordate dalle singole aziende).
L’accesso a Supervisore 360 è per i commercialisti sempre e comunque cosa gratuita. Gratuita è anche la funzionalità di delega da parte degli utenti che utilizzano Fatturazione Elettronica di Aruba. La funzionalità di delega relativa alla Posta Elettronica Certificata, invece, è inclusa nelle caselle PEC Pro e Premium, che tra le soluzioni di Aruba si caratterizzano per un utilizzo di tipo professionale.
La scelta del modo in cui Supervisore360 può concedere spazi di manovra al commercialista professionista e al consulente, insomma, è completamente nelle mani del cliente: è quest’ultimo a poter scegliere questo tipo di interazione ed è ancora il cliente a poter fornire i relativi permessi a chi avrà in seguito la facoltà di gestirli. Per il commercialista delegato, Supervisore360 è uno strumento di grande aiuto perché facilita le operazioni, disambigua il rapporto con il cliente ed elimina ogni perdita di tempo che accompagna solitamente ogni singola comunicazione tra le parti. La piattaforma collaborativa gratuita di Aruba, insomma, è un vero e proprio elemento facilitante che elargisce vantaggi a ogni commercialista e ogni cliente che ne fanno uso: sta all’azienda definire questa possibilità, sta al commercialista consigliarla e farne buon uso. I commercialisti che già avevano all’attivo il servizio “Fatturazione elettronica per commercialisti” sono passati in modo automatico al nuovo, e più evoluto, Supervisore360. La gestione della PEC è la grande novità, l’elemento caratterizzante e il valore aggiunto della nuova versione.