La gestione precisa degli appuntamenti di lavoro con un’agenda sempre ordinata e aggiornata è fondamentale per qualsiasi tipo di attività. Chi deve gestire quotidianamente diversi appuntamenti e non ha una buona organizzazione delle attività da svolgere, corre il rischio di programmare male gli orari creando sovrapposizioni.
Per pianificare efficacemente i vari impegni della giornata è possibile utilizzare delle agende digitali online che aiutano a tenere traccia e gestire tutte le mansioni della giornata.
Google Calendar
Google Calendar è un’applicazione dinamica che permette di organizzare appuntamenti, impostare e condividere gli avvisi per i diversi impegni della giornata, fissare riunioni di lavoro.
Con Google Calendar è possibile assegnare a ogni appuntamento uno specifico colore, in questo modo è possibile categorizzare e riconoscere ogni attività che deve essere svolta in modo semplice ed immediato.
Si tratta di uno strumento semplice e intuitivo, inoltre è sincronizzato su diversi dispositivi ed è sufficiente accedere ad un account Google per utilizzarlo.
Microsoft Booking
Microsoft Bookings è un'app Microsoft 365 a pagamento che semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti.
Grazie a questo strumento i clienti possono fare la prenotazione online di un servizio, specificare anche il giorno e l’orario prescelti e inserire eventualmente una nota da inviare al proprio interlocutore.
Il servizio invierà una e-mail di conferma con il riepilogo di tutti i dati, appena il proprietario dell’attività confermerà la propria disponibilità.
È anche possibile cancellare o spostare un appuntamento in caso di imprevisti.
Softvision Agenda
È un software con una versione base gratuita che ha diversi servizi utili per la pianificazione degli appuntamenti di un professionista.
Ad esempio offre l’opzione multi calendar con cui gestire un calendario condiviso per ogni collaboratore, inoltre i clienti possono effettuare prenotazioni on line, confermare gli appuntamenti o inviare dei promemoria.
Thunderbird
Mozilla Thunderbird è un software open source gratuito per la gestione della posta elettronica, dell’agenda e del calendario. Consente di gestire contemporaneamente diverse caselle di posta, di programmare il calendario degli impegni, di archiviare sul PC le email inviate e ricevute.
Reservio
È una soluzione molto completa che consente di pianificare un calendario con appuntamenti e meeting di gruppo, di avere un quadro generale degli appuntamenti sia a livello giornaliero che settimanale, di inviare notifiche come un promemoria.
Calendly
Calendly consente di condividere il calendario con clienti e collaboratori. Ogni appuntamento verrà aggiunto al calendario attraverso una sincronizzazione automatica. Inoltre è possibile incorporare il codice anche sul proprio sito web, così da offrire la possibilità ai propri clienti di prenotare direttamente, senza dover inviare loro il link del calendario condiviso.
Infine Calendly permette di impostare anche riunioni di gruppo.
App per la gestione di appuntamenti
L’organizzazione degli appuntamenti di lavoro passa anche per i dispositivi mobile.
Sono diverse le applicazioni che possono essere utilizzate per questo scopo, come:
- Evernote, utile sia come promemoria per gli impegni sia per prendere appunti di vario tipo. Su questa app è possibile avere un promemoria delle attività da svolgere sia con un allarme sonoro sia con una notifica sotto forma di sms o email;
- Microsoft To-Do è un'app che si comporta come un'agenda, semplice e veloce da usare ed utile è per creare, organizzare e tenere traccia di tutte le attività;
- Any.do è un'app che funziona proprio come un'agenda. La lista degli impegni si sincronizza online su ogni dispositivo usato e può essere condivisa con altre persone.