Spesso si ha l’idea che preparare una presentazione sia facile quanto accedere a uno dei tanti software dedicati, ad esempio PowerPoint o Keynote. Si pensa che basti inserire il testo, qualche immagine qua e là, una transazione ad effetto e il gioco è fatto.
Mi dispiace deluderti, ma non funziona proprio così!
Quando esponi una presentazione lo stai facendo davanti a persone che non riusciranno a mantenere alta l’attenzione per sempre e se le slide che hai portato non sono per nulla interessanti e stimolanti, probabilmente inizierai a vedere i primi sbadigli e gli occhi rivolti al cellulare già dopo pochi minuti.
Quindi per evitare che la tua relazione si trasformi in un vero e proprio disastro, devi imparare come si fa una presentazione efficace che riesca a mantenere l’attenzione e a lasciare un segno positivo nella maggior parte dei partecipanti.
Formato delle slide
I formati delle slide utilizzati sono due, il 16:9 più panoramico e il 4:3 più “tradizionale”.
Ultimamente il trend è usare il 16:9 perché:
- offre un maggiore spazio per disporre gli elementi nella slide
- ci sono più spazi vuoti che aiutano a evitare affollamento tra gli elementi
- è il formato degli schermi a cui la maggior parte delle persone è già abituato
- dà una percezione di modernità.
Quanto testo utilizzare?
Il testo presente in una slide deve essere la sintesi di quello che dirai a voce.
Uno degli errori più frequenti nella preparazione di una presentazione è riempire le slide di testo che poi verrà letto pari pari dal relatore. Una presentazione fatta in questo modo non solo è brutta da vedere, ma è controproducente. I tuoi ascoltatori saranno tentati di leggere quello che c’è scritto nelle slide più che ascoltarti, rendendoti anche più difficile la possibilità di instaurare un rapporto con il pubblico.
In sintesi, la slide per una presentazione efficace deve contenere poco testo con parole semplici e dirette.
Come scegliere le immagini
Il testo deve essere accompagnato da immagini capaci di sintetizzare e rafforzare quello che stai dicendo. Creare associazioni visive può essere di grande aiuto per semplificare un concetto, soprattutto se particolarmente complesso.
Dunque immagini e testo devono essere
in relazione. Scegliere una foto solo perché bella, ma che non c’entra con quello che stai dicendo, non farà altro che mandare in confusione i tuoi interlocutori.
Ci sono molti siti dove è possibile scaricare gratuitamente immagini di qualità per il riutilizzo commerciale, ad esempio Pixabay, Pexels o Stocksnap.
Quante slide devo realizzare in media?
Non esiste una regola sempre valida per quanto riguarda il numero di slide che deve avere una presentazione efficace.
Alcuni prendono in considerazione il tempo che hanno a disposizione, altri si rifanno alla regola del 10/20/30 di Guy Kawasaki:
- 10 slide, perché difficilmente un essere umano riesce a comprendere più di 10 concetti in un meeting
- 20 minuti, il tempo giusto per raccontare il concetto di ogni slide (in pratica sono previsti 2 minuti a slide)
- 30 punti il font, usare font leggibile anche dalle ultime file.
C’è da dire che Kawasaky ha messo a punto questa formula pensando ai contesti tipici degli elevator pitch in cui con poche parole e un tempo limitato è necessario catturare l’attenzione degli interlocutori e convincerli a investire in un determinato progetto.
In generale nei grandi eventi internazionali dove al relatore viene dato uno spazio di 30/45 minuti vengono esposte presentazioni con un numero massimo di 15 slide.
Presentazione senza slide
Non è consigliabile fare una presentazione senza slide perché anche se sei il migliore public speaker al mondo, per mantenere il filo del discorso le persone hanno bisogno di riferimenti visivi. Quindi
meglio avere poche slide che non averne affatto.
Quanto deve durare una presentazione efficace?
Per quanto interessato all’argomento della presentazione, il tuo pubblico ha una curva dell’attenzione ben definita che dopo un certo tempo comincia fisiologicamente a calare. Alcuni studi hanno mostrato che l’attenzione può essere mantenuta ad alti livelli per un breve periodo di tempo, più o meno 10-15 minuti, poi inizia il declino che può essere più o meno rapido.
Una presentazione dunque dovrebbe durare dai 20 ai 40 minuti, ma se ti è stata richiesta disponibilità per un tempo più lungo, sarebbe meglio suddividere la presentazione in momenti con delle pause intermedie. Considera che una presentazione più lunga di 40 minuti è praticamente un
mini corso o un
seminario, vale a dire qualcosa di completamente diverso.
Software per creare presentazioni
Esistono diversi programmi che consentono di creare presentazioni professionali originali in modo semplice e veloce.
Tra i più usati ci sono PowerPoint, Keynote e Prezi.
- PowerPoint è uno strumento molto semplice da usare e consente di realizzare slide in modo intuitivo offrendo diverse funzionalità e molti template. Inoltre puoi inserire nella presentazione animazioni e transizioni di vario genere.
- Apple Keynote ancora più facile nell’utilizzo. Ha un’interfaccia molto basic, il che lo rende ideale anche per chi si appresta a fare una presentazione per la prima volta. Keynote supporta l’integrazione con iCloud, cosa molto comoda perché ti permette di accedere alla presentazione da qualsiasi device Apple.
- Prezi è un’applicazione web, dunque non è necessario scaricarla sul proprio computer. Una particolarità di Prezi è che permette la creazione di presentazioni su un unico foglio consentendo il passaggio da una slide all’altra con un bell effetto zoom. Prezi ha sia una versione gratuita che a pagamento con funzionalità extra.
Errori frequenti nelle presentazioni
Uno degli errori più frequenti quando si creano le slide per una presentazione è riempirle di testo trascrivendo tutto il discorso che sarà fatto a voce. Oltre a distrarre il pubblico da quello che vuoi dire, è davvero fastidioso ascoltare qualcuno che ripete integralmente le stesse cose scritte sulla slide.
Un altro modo per rendere una presentazione sgradevole è l’uso improprio del colore. Usare sfondi dai colori fluo con testi dalle tonalità iridescenti
non va bene. Parola d’ordine: leggibilità! Quindi fondo bianco e testo scuro, per garantire il giusto contrasto tra testo e sfondo e rendere le slide facilmente comprensibili.
Per quanto riguarda le slide, un altro errore molto comune è l’utilizzo di
font illeggibili. In genere sono da preferire i caratteri non graziati - o Sans Serif - perché molto più facili da leggere anche a distanza.
In conclusione, il linguaggio del corpo
Se segui le semplici indicazioni che ti abbiamo dato per la creazione delle tue slide riuscirai probabilmente a fare un buon lavoro, ma a questo punto per rendere la tua presentazione davvero efficace non ti resta che lavorare sul
linguaggio non verbale del tuo corpo.
Ricorda che un buon oratore:
- non incrocia mai le mani o le gambe
- non dà le spalle al pubblico
- non evita il contatto visivo
- non guarda sempre nella stessa direzione
- non rimane nella stessa posizione
- non si muove troppo o cammina troppo velocemente
- non ripete sempre gli stessi gesti
- non parla troppo veloce, troppo lentamente o a voce bassa
- ma soprattutto sorride!
Oppure fa tutte queste cose, però funziona lo stesso alla grande perché quando commette questi errori è consapevole di quello che fa, vale a dire che lo fa apposta per sottolineare momenti precisi della presentazione.
Il fatto è che occorre conoscere le regole per capire come e quando infrangerle.