Per pianificare un progetto in tutte le sue fasi un project manager può fare affidamento su diversi strumenti capaci di facilitare tutte le operazioni necessarie a raggiungere in modo efficace i risultati prefissati.
I flussi di lavoro
Un flusso di lavoro rappresenta lo svolgimento di un processo attraverso la sua suddivisione in micro-attività. L’utilizzo di un software che aiuta a tenere traccia e ad automatizzare parte dei tasks è indispensabile per la gestione efficace di un flusso di lavoro in quanto:
- si ottimizza la gestione dei tempi
- si riesce a ridurre al minimo gli errori
- è possibile monitorare costantemente tutti i singoli passaggi del processo
- si possono individuare immediatamente le attività ripetitive o inutili
- è possibile isolare in breve tempo i problemi, elaborando subito possibili soluzioni
- si gestiscono le attività di ogni partecipante al progetto in modo chiaro e ordinato
- è possibile monitorare lo stato globale delle fasi del processo
- si migliora la comunicazione tra i vari membri del team
Software di project management
Ricapitolando i software di project management offrono diverse funzionalità che consentono di monitorare lo stato di avanzamento di un progetto, individuare potenziali problemi, gestire i tempi e favorire la collaborazione tra i partecipanti.
Inoltre forniscono ai project manager e agli altri membri del team un unico punto di accesso alle informazioni, rendendo il ciclo di sviluppo di un progetto più trasparente per tutti i membri del team coinvolti.
Tra i software di project management più utilizzati ci sono:
- ProjectLibre, software open source con un’interfaccia essenziale che consente all’utente di capirne subito il funzionamento. Permette di gestire progetti in tutto il percorso con diagrammi di Gantt, diagrammi di rete, grafici e istogrammi.
- 2-Plan, un software avanzato che consente di creare e gestire facilmente i progetti, anche con diagrammi di Gantt. Dopo aver creato un progetto è possibile aggiungere persone, ruoli, compiti, obiettivi e calendario delle attività.
- Fengoffice, software open source molto utile per la gestione dei progetti, dei documenti e dei tempi. È possibile presentare i dati usando diverse interfacce come elenchi o dashboard.
- GeeTeeDee, software molto generico, utile per esigenze personali o piccoli gruppi. Dopo aver creato un progetto è possibile inserire l'elenco delle attività, con descrizioni e date di scadenza.
- GanttProject, software professionale che si concentra sui grafici Gantt. Con GanttProject è possibile pianificare i progetti segmentandoli per attività e assegnare ruoli e compiti ai partecipanti.
- GnomePlanner, software di gestione progetti multipiattaforma, anche questo basato sui diagrammi di Gantt molto semplice e intuitivo nell’utilizzo.
Programmi per creare diagrammi Gantt
Il diagramma di Gantt è un modello di project management che consente di avere una rappresentazione grafica di un piano.
Sull’asse orizzontale viene indicato l’arco temporale, mentre su quello verticale sono elencate le varie attività. I compiti vengono rappresentati da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività. In questo modo è possibile avere uno schema visivo dell’intera struttura del progetto, di quali attività devono essere svolte prima, quali dopo e quali in contemporanea.
Oltre a GanttProject e GnomePlanner già citati in precedenza, altri software che consentono di costruire un diagramma di Gantt sono:
- Zoho Projects, software online gratuito per un massimo di 5 utenti e 2 progetti diversi. Prevede diversi piani tariffari in base alle esigenze degli utenti e permette di monitorare tutti i progressi e le modifiche al progetto.
- Asana è un'applicazione web indicata per progetti che coinvolgono fino a un massimo di 15 persone. Con questo software è possibile monitorare le attività individuali e di squadra, inoltre consente di gestire le attività in più progetti.
Software web based per la pianificazione
Tra i
software web based più usati per la progettazione e l’organizzazione di un piano con le relative attività ci sono:
- Trello, utilizza l’approccio organizzativo stile Kanban. Su Trello sono presenti delle bacheche, che a loro volta contengono le liste formate da schede. Le bacheche possono essere private o di gruppo per coordinare le attività di un team.
- MeisterTask, altro strumento di gestione dei progetti online basato su un approccio Kanban. Gli utenti possono creare un numero illimitato di progetti e invitare i componenti del team a collaborare via e-mail.
- Teemweek utilizza l'organizzazione Gantt per pianificare tutti i tasks, ha il calendario delle attività per la visualizzazione settimanale, mensile o trimestrale.
- Paymo è uno strumento che utilizza l'approccio Kanban. Consente una gestione avanzata delle attività, della pianificazione, dell'organizzazione del calendario, dei tempi, della collaborazione e della fatturazione.