Collaborazione tra team a distanza, snellimento e innovazione nei processi aziendali, costi più contenuti e maggiore sicurezza, grazie agli strumenti tecnologici che aiutano il business.
Secondo l’
Osservatorio Italia MECSPE, l’80% delle imprese crede nella trasformazione digitale. Il 43% del campione intervistato ritiene si stiano aprendo nuovi scenari, destinati a cambiare il modo di lavorare, fino a prospettare la nascita di team di lavoro misti, composti da uomini e tecnologie intelligenti.
Continua a essere preponderante il fattore umano: da qui gli investimenti in formazione, che rappresentano per gli imprenditori la migliore strategia per il futuro (secondo il 49% degli intervistati). Ma nel 2019 si punterà sulle nuove tecnologie abilitanti, continuando nella direzione che vede perlopiù già introdotte la sicurezza informatica (74%), la connettività (60%), il cloud computing (33%) e la robotica collaborativa (28%).
Se le persone e le giuste competenze rappresentano un punto chiave per la digitalizzazione delle imprese, delle PA e del mondo professionale, lo sono altrettanto le tecnologie. Che si parli di architetture emergenti o di sistemi già maturi, la vera trasformazione digitale passa necessariamente dalla tecnologia, vero abilitatore per il futuro.
Secondo Gartner, entro il 2020, il 90% delle organizzazioni adotterà servizi di infrastruttura basati sul cloud ibrido. Non solo, stando agli esperti di Forrester il mercato globale del public cloud crescerà dagli attuali 146 miliardi di dollari a 236 mld USD nello stesso periodo.
La sempre più rapida adozione di ambienti multi-cloud ha accelerato e amplificato il processo stesso di trasformazione digitale. Il cloud può dunque costituire il “collante” fra infrastrutture IT e core business, uno strumento che abilita e accelera la digitalizzazione. Ma protagonista non sarà solo il cloud.
Strumenti per la produttività quotidiana
Con i presupposti per la piena equiparazione del documento informatico a quello cartaceo, introdotti dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), si è dato il via a una (lenta) rivoluzione dei processi. Le successive regole DPCM in materia di conservazione del dato e “protocollo informatico” hanno fornito un importante impulso al processo di digitalizzazione.
I documenti digitali creati su PC e sistemi informatici, e trasmessi attraverso il Web, costituiscono i sostituti naturali dei documenti cartacei. L’uso di file e materiale digitale incrementa l’efficienza, l’integrazione e la produttività dei singoli e dei team di lavoro. Anche se l’era “paperless” è ancora lontana, l’adozione di strumenti hardware e software permette di avviare processi virtuosi di digitalizzazione.
In termini pratici è già possibile snellire le pratiche di tutti i giorni, agevolando l’uso di device mobile e facilitando l’uso di documenti digitali, in luogo di quelli cartacei. Come? Per esempio, scegliendo di dotare l’ufficio di dispositivi smart.
Oggigiorno non si tratta più “solamente” di prodotti per la stampa, la scansione o l’invio di fax.
La PEC
è in uso dal febbraio 2005 e costituisce un sistema di "trasporto" di documenti informatici con forti analogie rispetto alle e-mail tradizionali, aggiungendo però la certezza e il valore legale, sia dell’invio che della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.
Questo strumento è già in uso per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico e permette di certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra i Gestori PEC.
In rapporto al
“documento informatico” esistono specifiche normative per la gestione e l’archiviazione. Il documento informatico è un oggetto digitale che viene prodotto, archiviato e conservato con modalità tali da conferirgli le caratteristiche e la forza probatoria di un documento cartaceo.
In dettaglio, il Codice dell’Amministrazione Digitale definisce il documento informatico “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Tale definizione sottolinea l’importanza del documento quale elemento fondamentale per il processo di dematerializzazione costituisce la base per poter parlare di firma elettronica, grafometrica e molto altro.
Un passaggio fondamentale del Documento Informatico è proprio la firma elettronica. In questo senso, il legislatore ha previsto l’esistenza di differenti tipologie di firma elettronica, ciascuna caratterizzata da diversi effetti, validità e modalità di apposizione. Tra queste, le “firme deboli” (firma elettronica) e le “firme forti” (firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata e firma digitale).
In più, tra i servizi a supporto delle imprese, la validazione temporale costituisce l’apposizione sul documento informatico della data e dell'ora apponibili a terzi, ossia una data certa. Per ottenere ciò ci si appoggia ai Certificatori (chiamati Time Stamping Authority), accreditati, in Italia, presso AgID, in grado di rilasciare apposite marche temporali.
Tutti i servizi certificati sono erogati da provider autorizzati e specializzati. Tra questi, Aruba è in grado di offrire soluzioni e tecnologie per digitalizzare in tutto o in parte, interi processi lavorativi. Tra i servizi proposti, la conservazione digitale a norma, oppure PEC Flow, un sistema agile ma strutturato per controllare i processi che fanno uso della PEC. A questo si affiancano i servizi di firma Aruba, piattaforme in grado di apporre oltre un milione di firme l’ora.
La
Firma Automatica è una modalità di firma remota qualificata che consente di firmare automaticamente, e in grandi quantità, ogni tipo di documento, il tutto senza la necessità di inserire manualmente codici OTP e grazie al processo di delega.
Un possibile scenario d’uso riguarda il mondo bancario e finance, ma anche quelle realtà che adottano processi che non richiedono un presidio puntuale e continuo da parte del firmatario.
Il portfolio Aruba include inoltre la
Firma Elettronica Avanzata, o FEA. Si tratta dell’equivalente digitale di una tradizionale firma autografa e si caratterizza per il medesimo valore legale.
Il sistema consente, per esempio, di sottoscrivere contratti di fornitura riducendo i tempi di attivazione, eliminando l’obbligo di stampare, firmare e inviare tramite e-mail il documento.
In questo senso la soluzione Aruba OSS (OTP Signing System) costituisce una tecnologia altamente flessibile e dall’utilizzo immediato per l’utente, ideale per l’impiego diretto nei rapporti con soggetti terzi.
Questa tecnologia consente inoltre di gestire l’apertura dei contratti (anche online), velocizzando i tempi dell’intera procedura e garantendo l’identità e la volontà del cliente.
Tra i servizi di firma evoluti,
la Firma Grafometrica consente di firmare e scambiare in rete documenti a piena validità legale, ottimizzando il trattamento e l'archiviazione dei documenti firmati.
Si basa sull’utilizzo di un display / tavoletta, uno strumento capace di registrare i tratti caratteristici della firma, dalla pressione esercitata, sino al tipo di movimento, alla velocità e all’accelerazione impressa durante la scrittura.
I dati unici raccolti sono successivamente allegati a un documento elettronico garantendo l’identificazione del firmatario, la connessione univoca della firma al documento sottoscritto e la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.
Per semplificare tutti i passaggi di firma dei documenti, Aruba ha sviluppato il portale Cloud Signing Book, espressamente progettato per apporre facilmente la firma digitale su ogni tipo di documento.
L’accesso al portale consente di leggere le pratiche e i documenti, avviando procedure di approvazione o rifiuto degli stessi. I documenti possono essere sottoscritti tramite firma elettronica, firma digitale qualificata o con ogni tipologia di firma.
Il sistema offre un evidente vantaggio competitivo, dato che permette l’interazione diretta tra firmatario e il proprio ufficio, il tutto in tempo reale, senza bisogno di trovarsi materialmente in ufficio.
Tra le applicazioni pratiche: la gestione degli ordini tra un’impresa e i propri fornitori. Il settore automotive, per fare un esempio, può trarre grande vantaggio da simili soluzioni, accelerando il business ordinario, snellendo le pratiche giornaliere e lasciando più tempo agli operatori per le vere attività a valore aggiunto.
La conversione dei documenti cartacei in file e la gestione digitale delle firme rappresenta un primo passo per la trasformazione dei processi aziendali.
La “
digital transformation” è realmente in atto e sta diventando il modo principale per mantenere il proprio business attivo e vitale. Gli obiettivi di crescita non riguardano più solamente i volumi di vendita o il fatturato ma anche la capacità di innovare i processi di business e di migliorare il rapporto con clienti, fornitori ed istituzioni. Tutto questo è possibile solamente attuando una radicale trasformazione, anzitutto tecnologica.