La riconciliazione bancaria consiste nel verificare la corrispondenza tra conti bancari e contabilità, controllando che tutti i movimenti bancari siano presenti anche nella prima nota. L’utilizzo di un software gestionale per realizzare l’attività di riconciliazione bancaria permette di velocizzare l’attività di quadratura tra i movimenti bancari e quanto emerge dalle registrazioni contabili. Attività che, laddove fosse realizzata manualmente o mediante l’ausilio di un file excel, richiederebbe molto tempo, con un margine maggiore di errore.
La
riconciliazione bancaria è un’attività caratteristica della gestione aziendale e consiste nella verifica della corrispondenza tra i conti bancari e quanto riportato in contabilità. Nello specifico, l’attività di riconciliazione si sostanzia nella verifica della corrispondenza tra i
movimenti effettivamente presenti sull’estratto conto bancario e quelli che, dalla contabilità aziendale, risultano registrati per la stessa banca.
La riconciliazione bancaria è, quindi, finalizzata ad avere la contabilità aziendale allineata con tutte le operazioni registrate sul conto corrente della banca. Infatti, nella quotidianità, l’azienda annota nella propria contabilità generale tutte le operazioni effettuate con modi e tempi diversi rispetto a quelli in cui la banca registra le stesse operazioni sul conto corrente dell’azienda. Si pensi a
incassi e
pagamenti di fatture,
interessi,
commissioni, spese,
F24, addebiti Sepa,
Riba, che possono essere registrati in modo diverso sull’estratto conto bancario, ad esempio accorparti in distinte e con date valute differenti rispetto a quanto registrato in contabilità. L’attività di riconciliazione bancaria consiste nell’effettuare una quadratura dei movimenti presenti negli estratti conto bancari con quelli già registrati in contabilità, al fine di controllare che tutti i movimenti bancari siano stati registrati anche in
prima nota e viceversa.
Dal momento che la riconciliazione bancaria è un’attività necessaria per garantire la
correttezza dei dati contabili è opportuno che sia effettuata con la stessa cadenza con la quale si redigono le scritture contabili (mensile, trimestrale).
Quali sono i vantaggi della riconciliazione bancaria?
I vantaggi collegati all’effettuazione della riconciliazione bancaria sono:
- avere un controllo migliore sulle risorse economiche dell’azienda;
- gestire con maggiore efficacia la registrazione contabile e la prima nota;
- disporre di dati aggiornati sui movimenti bancari aziendali in caso di un controllo o ispezione delle autorità competenti;
- avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.
Come si esegue la riconciliazione bancaria?
L’attività di riconciliazione bancaria può essere effettuata:
- manualmente: spuntare di volta in volta le varie voci, dal confronto tra l’estratto conto e la prima nota;
- mediante il ricorso a un file Excel: inserire in un file Excel i dati dell’estratto conto e i movimenti risultanti dalla contabilità in modo da poterli confrontare;
- con l’ausilio di un software gestionale: utilizzare un software in grado di importare i file degli estratti conto con i movimenti bancari e di confrontarli con quelli contabili, proponendo delle corrispondenze. Per ogni singola voce dell’estratto conto diventa possibile: effettuare la riconciliazione bancaria in modo automatico, indicare corrispondenze diverse da quelle proposte dal sistema, scegliere di non riconciliare un particolare movimento bancario.
Questo strumento in particolare rappresenta un aiuto prezioso per la corretta e tempestiva gestione della riconciliazione bancaria.
Riconciliazione bancaria con un software gestionale
L’utilizzo di un software per realizzare l’attività di riconciliazione bancaria permette di
velocizzare l’attività di confronto tra i movimenti bancari e quanto emerge dalle registrazioni contabili.
Volendo sintetizzare, i vantaggi che derivano dalla
riconciliazione bancaria automatizzata possono essere così individuati:
- minor dispendio di tempo e risorse da dedicare all’implementazione del processo e, di conseguenza, aumento dell’efficienza e risparmio finale dell’azienda;
- disponibilità di un processo molto più agile che permette di trovare più facilmente gli errori e di individuare causa e soluzione in modo più semplice;
- minor rischio di errore: come ogni processo, anche la riconciliazione bancaria (se fatta manualmente) aumenta la probabilità di generare errori o imprecisioni. Il ricorso a un processo automatizzato può eliminare del tutto l’errore umano.
A cura di Wolters Kluwer