Come correggere una fattura elettronica?

Si può modificare la fattura elettronica in caso ci si accorga di aver commesso un errore? Non sempre, ma in ogni caso è possibile la fattura elettronica errata: guida alle procedure da seguire caso per caso.

La fattura elettronica inviata al Sistema di Interscambio (SdI) con degli errori può essere corretta, con modalità differenti a seconda della problematica emersa dopo l’invio del documento, ovvero se l’e-fattura è stata rifiutata o meno dal Sistema.

Qualora la fattura elettronica sia formalmente corretta e quindi sia stata consegnata dal Sistema di Interscambio, ma dopo l’invio siano stati riscontrati degli errori, dal cedente/prestatore o dal cliente, è possibile porre rimedio emettendo una nota di variazione (nota di credito, o nota di debito), indicando la causale dell'errore commesso e l'intenzione di stornare la fattura.

Diverso è invece il caso di fattura elettronica scartata da SdI. In questo caso il Sistema invia un codice numerico che corrisponde univocamente all’errore commesso. In tale ipotesi l’errore deve essere corretto e la fattura elettronica inviata nuovamente.

Vediamo caso per caso gli errori più comuni che vengono commessi in fase di emissione e invio della fattura elettronica e come porvi rimedio.

Fattura errata scartata da SdI

Se la fattura elettronica è stata inviata al Sistema di Interscambio e questo scarta il documento (perché contiene errori formali) si riceve una notifica di scarto, o ricevuta di scarto, entro 5 giorni dall’invio del documento a SdI. In questo caso la fattura viene considerata come “non emessa”, ma è necessario verificare dove risiede il problema (es. nel contenuto, nella dimensione o il formato del file, nell’autenticità della firma).

Questo si evince dal codice di errore inviato da SdI, che però non fornisce informazioni dettagliate sulla natura dell’errore commesso, né su cosa fare per correggere la fattura elettronica errata. In queste situazioni tornano utili i software di fatturazione oggi a disposizione di professionisti e imprese che consentono di gestire più agevolmente la fattura elettronica e le notifiche del Sistema di Interscambio, fornendo indicazioni su come procedere per rimediare ad eventuali errori.

Re-invio della fattura

Una volta corretto l’errore, è possibile inviare nuovamente l’e-fattura a SdI entro 5 giorni dalla data della notifica, preferibilmente con data e numero del documento originario. È anche possibile correggere ed emettere la fattura con numero e data nuova, seguendo le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 13/E/2018, rispettando però sempre il termine dei 5 giorni dalla data della notifica di scarto, per non rischiare sanzioni per tardiva emissione della fattura.

In particolare, l’Agenzia delle Entrate spiega che, se non è possibile inviare una fattura con lo stesso numero e data di quella scartata, si può alternativamente:

• emettere una fattura con nuovo numero e data, nella quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da SdI;
• emettere una fattura ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente scartato dal SdI (es. “1/R” o “1/S”).

Se il cedente/prestatore ha effettuato la registrazione contabile del documento errato è possibile apportare una variazione contabile valida ai soli fini interni, senza necessità di trasmettere alcuna nota di variazione al SdI.

Codici di errore più frequenti

Vediamo quali sono i codici di errore più comuni che portano il documento ad essere scartato dal Sistema di Interscambio e alla necessità di correggere la fattura elettronica:

• Codici di errori formali:

o    Errore 00001 - Nome file non valido, che non rispetta le regole per quanto riguarda la nomenclatura;
o    Errore 00002 - Nome file duplicato, se esiste già un file XML con lo stesso nome;
o    Errore 00100 - Certificato di firma scaduto;
o    Errore 00101 - Certificato di firma revocato;
o    Errore 00107 – Certificato di firma non valido;
o    Errore 00106 - File vuoto o corrotto;
o    Errore 00200 - Formato non conforme;
o    Errore 00103 - Riferimento temporale della firma digitale mancante;
o    Errore 00105 - Riferimento temporale della firma digitale incoerente;
o    Errore 00404 - Fattura duplicata;

• Codici di errori nel contenuto del file:

o    Errore 00324 - IdFiscaleIVA e CodiceFiscale non coerenti (cliente). In questo caso sono stati indicati in modo errato i dati P.IVA e Codice Fiscale del cliente. Una volta verificati i dati con il cliente è possibile correggerli e inviare nuovamente l’e-fattura;
o    Errore 00311 - CodiceDestinatario non valido o inesistente. Anche in questo caso la soluzione migliore è quella di contattare il cliente per una verifica;
o    Errore 00400 - Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura. Questo tipo di errore indica un’impostazione IVA non corretta, nella maggioranza dei casi con riferimento all’applicazione del Reverse Charge. Prima di inoltrare nuovamente il documento  è necessario correggere le impostazioni dell’IVA;
o    Errore 00401 - A fronte di un’aliquota diversa da zero, è stata indicata una Natura non compatibile con l'operazione;
o    Errore 00417 – Fattura senza codice fiscale o partita IVA;
o    Errore 00423 - Valore del campo PrezzoTotale non calcolato correttamente. Questo può capitare ad esempio quando si inserisce una percentuale di sconto con più di due valori decimali.

Fattura errata consegnata da SdI

Se la fattura supera i controlli di SdI (perché non contiene errori formali) e quindi viene recapita al destinatario ma successivamente ci si accorge che il documento è errato, non è possibile correggere il documento agendo direttamente sul file: una fattura inviata e non scartata viene considerata emessa e non più modificabile.

Occorre sottolineare che anche una fattura elettronica “non consegnata” – perché riportante Codice Destinatario 0000000/non specificato oppure per problemi di consegna telematica - è comunque valida e considerata emessa, ovvero non modificabile (il destinatario la può sempre scaricare e consultare accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate).

Una soluzione per correggere le fatture elettroniche consegnate è comunque possibile e nella maggior parte dei casi consiste nell’emettere un documento di rettifica della fattura già emessa o registrata, ovvero una nota di variazione (di credito o di debito) che, come la fattura, viene inviata dallo SdI al destinario e messa a disposizione di quest’ultimo nell’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

La soluzione più semplice e veloce consiste infatti nell’avvisare il cliente ed emettere una nota di credito riferita al totale della fattura errata, stornandola completamente, per poi emettere una nuova fattura corretta.

Nota di variazione: quando non serve

Vi sono tuttavia delle situazioni in cui anche se la fattura errata è stata inviata e accettata da SdI non è necessario emettere una nota di variazione. È questo il caso di errori ai quali è possibile porre rimedio semplicemente contattando e informando il cliente, come:

• l’indicazione errata dell’indirizzo PEC del destinatario. In questo caso basta avvisarlo dell’errore: il cliente potrà comunque recuperare la fattura elettronica accedendo all’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate;
• l’indicazione errata del proprio IBAN su cui ricevere il pagamento: anche in questo caso basta darne informazione al cliente, fornendogli l’IBAN corretto;
• errori nei campi facoltativi della fattura elettronica (numero d’ordine di riferimento, dati sulla consegna e così via) che possono essere trasmessi al cliente in forma corretta senza stornare e inviare nuovamente la fattura elettronica.

In tutti questi casi è comunque consigliabile tenere traccia di tutta la documentazione inviata e ricevuta in merito alla fattura elettronica errata e alle sue correzioni.

La nota di credito non è necessaria anche qualora l’e-fattura sia stata rifiutata dalla PA. Quando ad essere destinataria della fattura elettronica è un’Amministrazione Pubblica, questa, a differenza dei privati, può infatti rifiutare la fattura che ha ricevuto dallo Sistema di Interscambio. Se la PA ritiene errata la fattura, invia una ricevuta di rifiuto segnalando gli errori al mittente. L’intero processo transita per il Sistema di Interscambio e questo dà modo al fornitore di correggere gli errori e inviare nuovamente l’e-fattura alla PA mediante SdI.

Nota di variazione: quando è necessaria

Diverso è il caso in cui il cliente destinatario dell’e-fattura sia un privato, che non ha la facoltà di rifiutare la fattura consegnata dal Sistema di Interscambio. Se però nota degli errori, il cliente può contestare la fattura al di fuori di SdI. In questo caso il mittente deve emettere un nuovo documento corretto, stornando la fattura precedente errata.

L’emissione della nota di credito si rende necessaria anche in caso di fattura doppia, ovvero se la medesima e-fattura è stata inviata due volte per errore al Sistema di Interscambio. SdI effettua una verifica di unicità del documento e scarta in automatico le fatture duplicate, ma potrebbe non rilevare l’errore in caso di dati differenti nei due documenti che, pur rappresentando una fattura doppia, presentano ad esempio un numero identificativo o un numero di protocollo differente. Se si stratta comunque di una doppia fattura, questo errore va corretto emettendo una nota di credito per stornare il secondo documento, indicando nella causale la duplicazione del documento.

Potrebbe essere richiesta una nota di credito e una nuova fattura elettronica anche qualora si riceva da SdI una ricevuta per decorrenza dei termini a seguito di un invio ad un cliente Pubblica Amministrazione. Questo avviene quando, trascorsi 15 giorni dalla consegna della fattura al cliente, il ricevente non invia alcun tipo di risposta. La fattura, essendo stata accettata da SdI, si considera emessa dal punto di vista fiscale, ma può ancora essere contestata, non pagata e non contabilizzata da parte del cliente. In questo caso è consigliabile contattare il cliente per capire se semplicemente non è stata inviata la notifica di accettazione, oppure se sono stati riscontrati errori nella fattura da correggere.

Se le correzioni da apportare alla fattura elettronica errata richiedono l’emissione della nota di credito, la nuova fattura elettronica deve essere inviata a SdI con un numero differente da quella originaria (altrimenti verrebbe scartata dal Sistema).