A quasi un anno dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, è il momento di fare un bilancio dell’esperienza digitale.
In molti, per la creazione, trasmissione e ricezione di fatture si sono affidati a software e applicazioni web di intermediari, altri invece utilizzano i servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, altri ancora, stanno continuando ad utilizzare la casella PEC come metodo principale per la ricezione di fatture elettroniche.
D’altronde la PEC è appunto una delle modalità di ricezione ufficiali confermate anche dall’Agenzia delle Entrate e una delle modalità più comode anche per chi, pur non rientrando nell’obbligo, desidera comunque una modalità sicura e comoda per la ricezione di fatture elettroniche.
Naturalmente, più che mai per chi utilizza la PEC a questo scopo, diventa fondamentale la presenza sul proprio servizio di una funzionalità che consenta una lettura semplice dei file XML, che, altrimenti, non risulterebbero facilmente leggibili, trattandosi di un formato tecnico.
Nel corso dell’articolo, spiegheremo qualcosa in più sulla Fatturazione Elettronica e parleremo di “Leggi fatture”, la funzionalità che Aruba offre gratuitamente ai propri clienti PEC per facilitare la ricezione e visualizzazione di fatture elettroniche tramite Posta Elettronica Certificata.
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Da qualche mese si sente parlare tantissimo di fattura elettronica, in relazione agli obblighi di legge che entreranno in vigore a gennaio 2019.
In cosa consiste realmente una fattura elettronica? È un file in formato XML che contiene i dati della fattura. Un file XML (eXtensible Markup Language) memorizza dati e informazioni rendendoli facilmente accessibili ad altri programmi. Per leggere questi file e visualizzare quindi una fattura elettronica in formato XML, è necessario convertirli attraverso software che li rendono leggibili e in alcuni casi basta anche una semplice casella PEC.
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un sistema di creazione, emissione e ricezione di fatture che, a differenza di quanto avvenuto fino ad ora, sono in formato digitale.
Questo sistema ha l’obiettivo di digitalizzare e dematerializzare i processi di fatturazione di aziende, liberi professionisti e pubblica amministrazione, consentendo alle aziende di ottimizzare i propri processi aziendali, recuperando efficienza e riducendo i costi di gestione. In estrema sintesi, le fatture emesse vengono inviate e verificate dal Sistema di Interscambio (SdI), progettato dall’Agenzia delle Entrate.
Ogni fattura sarà ricevuta nel formato XML; inoltre dal 1° gennaio 2019 la Legge di Bilancio 2018 prevede che la fatturazione elettronica diventi obbligatoria per tutti i possessori di Partita IVA, interessando così anche le operazioni effettuate nei confronti dei consumatori privati.
Software per la gestione di fatturazione elettronica
I programmi e le applicazioni per la gestione della fatturazione elettronica permettono di seguire l’intero ciclo di fatturazione: creare, inviare e conservare le fatture e i documenti contabili. Utilizzare un programma dedicato è la soluzione ideale per aziende e professionisti, che potranno gestire con semplicità l'intero processo di fatturazione, ciclo attivo e ciclo passivo. Il processo è completamente automatico: anche la lettura del file XML risulta dunque semplificata.
Se per aziende e professionisti che emettono le fatture si tratta di un automatismo guidato dal software (che si occupa di estrarre i dati dai sistemi gestionali, produrre il file XML con i dati richiesti e inviarli al Sistema di Interscambio), le cose sono un po’ diverse per chi riceve le fatture, che si vedrà recapitare i file XML (ovvero una sequenza di dati e tag) tramite software o a mezzo PEC.
Per i consumatori privati interessati soltanto a ricevere le fatture, esistono modalità di ricezione alternative e altrettanto semplici. Tutti gli utenti sprovvisti di Partita IVA o non interessati dall’obbligo di fatturazione elettronica che si troveranno comunque a ricevere e, di conseguenza, a dover leggere fatture elettroniche potranno utilizzare una casella di posta elettronica certificata che abbia integrata la funzionalità di lettura fatture.
Come visualizzare una fattura elettronica con la PEC
Tra i canali a disposizione per la ricezione delle fatture elettroniche c’è la Posta Elettronica Certificata: l'XML della fattura può contenere l'indirizzo PEC del destinatario e in quel caso il Sistema di Interscambio trasmetterà la fattura all'indirizzo indicato.
Scegliendo la PEC di Aruba non sarà necessario installare sul proprio dispositivo ulteriori software per la lettura del file XML.
Con la PEC di Aruba, infatti, il software è già integrato: basterà aprire la fattura XML allegata per visualizzarla in formato perfettamente leggibile, senza che sia necessaria nessun' altra operazione.
Nella nostra comoda videopillola, è possibile trovare un riassunto di quanto abbiamo spiegato fino a questo momento. Il video renderà certamente più chiari i concetti sopra espressi.
Pannello gestione Aruba PEC: attivazione servizio Leggi Fatture
La Posta Certificata è uno strumento di cui dispongono tutte le aziende e tutti i professionisti e di cui sono note le caratteristiche e la semplicità di gestione: una casella PEC infatti si controlla in modo facile e veloce, anche per verificare la ricezione di nuove fatture.
La PEC rappresenta un utile strumento anche per i privati cittadini, perché sostituisce la raccomandata avendo identico valore legale e ora anche per il tema della fatturazione elettronica: fornendo al professionista il proprio indirizzo certificato, si riceverà la fattura direttamente nella casella PEC e si potrà visualizzare in formato leggibile.
Pannello gestione Aruba PEC: creazione automatica cartella con messaggi contenenti fatture elettroniche
Non bisogna poi dimenticare che la PEC è uno strumento sicuro, immune da virus e spam e in grado di garantire l’integrità e l’inalterabilità di contenuti e allegati.
È quindi lo strumento ideale per inviare in tutta sicurezza comunicazioni con validità legale, senza tuttavia rinunciare alla comodità di inviare e ricevere messaggi con il proprio computer, tablet o smartphone, da casa o dal lavoro.
Pannello gestione Aruba PEC: visualizzazione fatture elettroniche
Potete trovare maggiori informazioni su come funziona il servizio Leggi Fatture di Aruba al seguente link: Leggi Fatture dalla casella PEC