La firma digitale nel Processo Civile Telematico

Se è vero che la sfera della Giustizia in Italia è una tra quelle che con maggior incisività potrebbe beneficiare di virtuosi processi di trasformazione digitale, è vero al tempo stesso che alcuni importanti passi avanti sono già stati compiuti. Un esempio del tutto evidente è l’introduzione del Processo Civile Telematico (PCT), procedura che prevede l’accesso online agli atti e l’utilizzo della firma digitale per una molteplicità di pratiche.

Il Consiglio Superiore della Magistratura lo ha definito come uno “sistema informativo integrato dell'ufficio giudiziario per la gestione del processo civile con l’ausilio delle tecnologie informatiche”: qualcosa che nasce da lontano, che ha richiesto grandi sforzi organizzativi e normativi, ma qualcosa che oggi è al servizio di una miglior giurisprudenza e, di conseguenza, di una miglior giustizia.

Processo Civile Telematico

Il PCT è l’insieme delle pratiche che consente il deposito e l’accesso ad atti processuali attraverso un sistema informatico. Banalmente, significa sostituire il bit alla carta e appositi siti Web ai tradizionali sportelli. Tempi e costi minori sono elementi preziosissimi per consentire alla Giustizia di fare importanti passi avanti.
Tuttavia non si sostituiscono i bit alla carta senza essenziali adattamenti organizzativi a monte. A mutare sono infatti tutti quegli elementi propri del mondo cartaceo, i quali debbono trovare giusta sostituzione nella nuova dimensione. L’accreditamento delle richieste e dei depositi, ad esempio, deve essere legato all’identità di personale autorizzato e questo passaggio può essere portato avanti esclusivamente tramite firma digitale.

Ecco che la firma digitale, quindi, viene ad essere un prerequisito del tutto fondamentale. Gli atti, nello specifico, vanno firmati con firme multiple, cosa che implica l’accettazione personale del contenuto degli atti e permette al tempo stesso di poter firmare indipendentemente gli uni dagli altri. Quel che occorre portare avanti, insomma, è una firma digitale (senza distinzioni tra PAdES e CAdES), la quale per definizione è in grado di garantire tanto l’autenticità, quanto l’integrità, quanto ancora il non ripudio dei documenti informatici correlati e dei loro contenuti.
I due formati citati sono paralleli e alternativi poiché contraddistinti da due differenti modalità di firma:

• PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), ossia un tipo di firma che può essere apposto esclusivamente su file in formato .pdf: ciò che viene generato è un ulteriore file PDF che consiste in una busta elettronica al cui interno sono disponibili sia il PDF originario che la firma apposta;
• CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) è un formato utile per firmare documenti di ogni tipo: la firma viene messa all’interno di una busta contenente il documento da siglare ed il tutto viene confezionato in un file con estensione .P7M.

Se nel caso della firma PAdES l’apertura è possibile con qualsivoglia lettore per PDF, nel caso della firma CAdES occorre possedere un apposito software utile alla verifica della firma digitale. I regolamenti europei prevedono esplicitamente la possibilità di firmare sia con una che con l’altra modalità, indifferentemente.
La firma digitale remota ha consentito alla Giustizia di poter procedere senza ulteriori rallentamenti soprattutto nel periodo della pandemia, quando l’azione in remoto si è trasformata da soluzione alternativa a modalità standard per assicurare il distanziamento, la cautela sanitaria e l’efficienza operativa.

Cosa si può fare

Nella “new normality” il Processo Civile Telematico è uno strumento imprescindibile utilizzato in modo particolare per:

• Consultazione dei registri di cancelleria

“L’accesso è consentito anche senza autenticazione (cd. accesso anonimo) ma in questo caso è esclusa la visibilità dei dati relativi ai nominativi delle parti e degli atti e dei provvedimenti archiviati all’interno del singolo fascicolo. Solo con l’accesso previa autenticazione (login), gli avvocati costituiti e gli ausiliari del giudice nominati in quel giudizio hanno accesso da remoto a queste altri dati”.

• Pagamenti telematici

“Attraverso il Portale dei Servizi Telematici è possibile per gli avvocati, previa autenticazione, accedere al servizio di pagamento telematico dei Contributo Unificato/Diritti di cancelleria o Diritti di Copia”.

• Depositi dei soggetti abilitati esterni

Deposito che deve avvenire seguendo le specifiche tecniche previste tanto per i file, quanto per la firma digitale di accompagnamento.

• Comunicazioni e notificazioni di cancelleria

“nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni.”

Il PCT prevede pertanto la possibilità di accedere a contenziosi civili, consultare le esecuzioni (mobiliari, immobiliari e procedure concorsuali), depositare decreti ingiuntivi e molto altro ancora: un servizio a tutto tondo che può far risparmiare lunghe ore di mera burocrazia attraverso un concetto di “cancelleria telematica” che rappresenta il cuore pulsante di questo nuovo modo di intendere l’accesso e la gestione degli atti processuali.

Specifiche tecniche

I documenti depositati debbono rispondere a rigidi canoni formali che si traducono in essenziali prescrizioni tecniche:

1. I documenti debbono essere in formato PDF.
2. Il documento deve essere privo di qualsivoglia elemento attivo (macro): sono tollerati soltanto link, indici e segnalibri.
3. I documenti devono essere ottenuti da trasformazione di un documento testuale e non è ammessa la scansione di immagini (il documento deve essere pertanto nativo digitale e non semplicemente trasformato in bit dopo essere nato per il cartaceo).
4. La documentazione va corredata da firma digitale.
5. La documentazione stessa deve essere corredata da file XML sottoscritto e contenente le informazioni della nota di iscrizione a ruolo.

I depositi prevedono soltanto due tipologie di documenti: l’atto principale ed eventuali allegati (procura, documenti probatori, attestazioni di conformità e altra documentazione a supporto delle informazioni trasmesse nell’atto, il tutto rigorosamente nei formati .pdf, .rtf, .txt, .jpg, .gif, .tiff o .xml, nonché con compressioni di tipo .zip, .rar o .arj).
Le specifiche tecniche offrono indicazioni precise anche per quanto concernente la firma digitale, per le quali si fa riferimento all’art.24 del Codice dell’Amministrazione Digitale:

1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.
2. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.
4. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare […]la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare di firma digitale e del certificatore e gli eventuali limiti d’uso.

La firma digitale al centro

Il Processo Civile Telematico è soltanto una parte della grande rivoluzione che sta portando la firma digitale ad avere ruolo centrale in questo tipo di pratiche. Servizi come quelli erogati da Polisweb, ad esempio, consentono di avere accesso telematico ai fascicoli in modo ordinato e semplificato, così come una convenzione tra Consiglio di Stato e Consiglio Nazionale Forense permette agli avvocati di accedere gratuitamente a tutte le informazioni che li riguardano sul sito della Giustizia Amministrativa.

Altro ambito di particolare importanza è quello della mediazione in modalità telematica, dove la firma digitale di avvocati e mediatore consente di attribuire validità all’accordo tra le parti (in questo caso il mediatore firma per ultimo, sancendo di fatto il riconoscimento della trattativa e la bontà dell’esito scaturito) facilitando incontro e pacificazione anche a distanza.
Accedere ai servizi digitali per la giustizia, insomma, può essere semplice e immediato, ma tutto ruota attorno alla firma digitale in qualità di strumento che consente identificazione e, conseguentemente, l’attribuzione dei necessari diritti di accesso e di deposito.