Abbiamo spesso parlato di Posta Elettronica Certificata nei nostri articoli.
Abbiamo già detto più volte come il suo funzionamento sia del tutto simile a quello di una normale casella di posta elettronica e come, allo stesso tempo, l’invio con valore legare la contraddistingua.
Ci siamo addentrati nelle modalità di attivazione di una casella, nel suo funzionamento, abbiamo parlato del suo utilizzo e dei casi d’uso più frequenti.
A questo punto, possiamo già avere una quadro abbastanza definito di come si attiva e come si utilizza; è ora necessario soffermarsi ad analizzare a chi può essere inviato un messaggio certificato e quali sono le poche ma importanti regole da seguire per sfruttare a pieno tutte le funzionalità di questo strumento.
Abbiamo appunto detto come, una volta acquistata e attivata la casella, questa sarà utilizzabile proprio come una normale casella di posta sia da client di posta, sia dalla Webmail, sia da App per mobile.
Questo significa che, una volta aperta la Webmail per l’invio della PEC, questa sarà del tutto simile a un qualsiasi sistema di posta.
Basterà semplicemente inserire l’indirizzo del destinatario, l’oggetto, eventuali allegati e quindi scrivere il testo del nostro messaggio.
I destinatari di un messaggio di Posta Elettronica Certificata
Ma chi possiamo inserire come destinatario del nostro messaggio?
La risposta è sicuramente: chiunque sia dotato di un indirizzo di posta.
Occorre tuttavia precisare che, solo nel caso in cui lo scambio di messaggi avvenga tra due caselle di posta elettronica certificata sarà possibile sfruttare tutti i vantaggi del servizio e quindi inviare messaggi con la stessa valenza di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Nello scambio di messaggi tra due PEC, infatti, saranno due infrastrutture con caratteristiche particolari ad entrare in contatto: quelle del gestore certificato del mittente e quelle del gestore certificato del destinatario, che dialogheranno scambiandosi messaggi e ricevute.
Nel momento in cui, infatti, premiamo il tasto di invio del nostro messaggio, si attiverà il sistema di controlli e verifiche che assicureranno il contenuto e lo stato dell’invio.
Appena inviato, il messaggio verrà analizzato dai sistemi del gestore certificato del mittente, crittografato e protetto con una firma elettronica, che garantirà appunto l’inalterabilità del messaggio.
Questo potrà così iniziare il suo “viaggio digitale” verso la casella PEC del destinatario.
Prima di arrivare, tuttavia, entrerà in gioco anche il sistema del gestore certificato del destinatario che innanzi tutto controllerà la provenienza del messaggio: se il messaggio risulta inviato da un indirizzo certificato e non presenta anomalie, questo verrà recapitato nella casella del destinatario, notificando l’esito di questa operazione al mittente tramite l’invio di una ricevuta di avvenuta consegna.
In questo modo il mittente del messaggio avrà la garanzia che il messaggio è stato recapitato al destinatario, integro nel suo contenuto e in una data e ora certa.
La ricezione della notifica varrà anche come “prova” e potrà essere utilizzata in caso di contenzioso.
Naturalmente, possiamo scegliere anche di inserire un indirizzo di posta ordinaria e non certificato come destinatario della nostra comunicazione.
L’email in questo caso verrà spedita ma non sarà possibile avere la prova dell’avvenuta consegna (o mancata consegna).
In questo caso, infatti, il sistema di notifica si fermerà al controllo eseguito da parte del gestore del mittente ma, nel momento in cui il messaggio inizierà il transito verso il destinatario non sarà possibile ricevere la ricevuta di avvenuta consegna, proprio perché i normali sistemi di posta non hanno strutture adatte a questo tipo di verifica e automatismo.
Naturalmente tutto ciò di cui abbiamo parlato è stato trattato al rallentatore.
Gli automatismi innescati dall’invio di un messaggio PEC verso un altro indirizzo certificato avvengono quasi in tempo reale, la trasmissione delle informazioni è velocissima.
Per riassumere correttamente e in modo più sintetico ciò di cui abbiamo parlato fino a questo momento, abbiamo predisposto un’apposita video pillola che spiega, in modo semplice, a chi può essere inviato un messaggio di posta elettronica certificata.
Le buone norme nello scambio di messaggi tra PEC
Abbiamo parlato tanto di ricevute, valore legale dell’invio, certezza del contenuto.
La PEC è un sistema sicuro ma è sempre necessario porre attenzione a quello che il sistema ci restituisce, soprattutto alle ricevute.
Nel momento infatti in cui inviamo un messaggio di posta elettronica certificata, dobbiamo sempre fare attenzione prima alla ricezione della ricevuta di accettazione e poi a quella che notifica l’avvenuta consegna.
Sono proprio queste due notifiche a confermare che il messaggio è stato recapitato senza alcuna modifica al nostro destinatario.
Per questo, una mancata ricezione di una di queste notifiche, naturalmente parlando di invii a indirizzi certificati, dovrebbe far accendere un campanello di allarme, così come dovrebbe farlo la ricezione di ricevute di anomalia o mancata consegna, che il sistema prontamente segnala in caso siano occorsi problemi.
Altra cosa alla quale dobbiamo prestare attenzione, soprattutto se siamo destinatari di messaggi PEC, è a ciò che la nostra casella di posta elettronica certificata può ricevere.
È possibile, infatti, che per alcuni servizi, come quello di Aruba, sia necessario abilitare la ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria.
In fase di attivazione, infatti, le caselle PEC non sono di default abilitate alla ricezione di messaggi da caselle di posta ordinaria ma solo da PEC.
Si tratta di un sistema di sicurezza maggiore che quindi evita che nelle nostre caselle circolino email non verificate o addirittura SPAM.
Rientra però nelle facoltà dell’utente modificare quest’impostazione, semplicemente agendo sul Pannello di Gestione delle caselle PEC di Aruba, dal quale sarà possibile impostare anche ulteriori personalizzazioni del proprio account.
Per sottolineare l’importanza di questi punti, abbiamo creato una specifica video pillola, che riassume le cose alle quali è necessario fare attenzione se scegliamo di utilizzare la PEC per le nostre comunicazioni ufficiali.