Fattura elettronica: la nota di credito

Fatture contestate ed errori nella fattura elettronica inviata allo SdI: come rimediare emettendo una nota di credito.

Una nota di credito è un documento emesso da un soggetto passivo IVA per rettificare, ovvero per stornare totalmente o parzialmente, importi per i quali è già stata emessa fattura ad un cliente. Si tratta dunque di una nota di variazione in diminuzione che serve a correggere eventuali errori rinvenuti in una fattura.

Tra le principali applicazioni della nota di credito ci sono la possibilità di effettuare lo storno di resi da parte dei clienti, la gestione delle fatture contestate e già emesse, ad esempio per non conformità del prodotto o della fornitura, o il rilevamento di errori come la presenza di fatture doppie.

La fattispecie della nota di credito è disciplinata dall'articolo 26, comma 1, del Dpr 633 del 1972, secondo cui le note di variazione dell'imponibile e dell'imposta si rendono necessarie  tutte le volte che, successivamente all'emissione della fattura, l’ammontare dell’importo indicato o quello della relativa imposta devono essere modificati.

Questo meccanismo vale anche in caso di fatturazione elettronica, divenuta dal 1° gennaio 2019 obbligatoria per tutte le partite IVA non solo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (B2G), ma anche in quelli tra privati (B2B) e con i consumatori finali (B2C), ad esclusione degli operatori sanitari, dei piccoli produttori agricoli e di chi applica il regime di vantaggio e il regime forfettario.

Fattura elettronica: quando viene considerata emessa

Dal momento in cui viene emessa, la fattura elettronica non può più essere modificata, ma può solo essere stornata. Vediamo dunque di capire quando la fattura elettronica deve essere considerata emessa, rendendo necessario, in caso di errori o di contestazioni da parte del cliente, l’emissione di una nota di credito.

In generale, stando alle disposizioni contenute all’interno del decreto IVA, la fattura deve essere considerata emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente, anche se questo non l’ha contabilizzata.

Il provvedimento n. 89757/2018 del Direttore dell’Agenzia delle Entrate, recante le “regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio” stabilisce tuttavia che, per quanto riguarda la fattura elettronica, questa si considera emessa in base alla data che viene indicata all’interno del campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file della fattura elettronica. Si tratta di un campo fondamentale ai fini fiscali, che deve essere compilato obbligatoriamente nel momento in cui viene generato il file XML (eXtensible Markup Language) della fattura elettronica.

Questo comporta una differenza importante tra la fattura cartacea - che può ancora essere emessa dai soggetti esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica per la certificazione dei corrispettivi - e quella elettronica: mentre per la prima va considerata emessa nel momento in cui viene consegnata al committente/cliente per la seconda, come data di emissione, fa fede quella riportata sul documento digitale.

Facciamo un esempio pratico. Se sulla fattura viene indicato il 27 novembre come data di costituzione della stessa, ma la consegna/trasmissione avviene il 4 dicembre:

• in caso di fattura cartacea, il giorno 4 dicembre deve essere considerato come il giorno di emissione della fattura;
• in caso di fattura elettronica, se nel campo “Data” viene indicato il giorno 27 novembre, ai fini fiscali verrà considerata come data emessa in questo giorno, anche se è stata trasmessa il mese successivo, con la conseguenza che, per quanto concerne l’IVA, la fattura rientrerà nella liquidazione di novembre.

Va sottolineato tuttavia che la fattura elettronica viene considerata valida ai fini fiscali solo quando è stata accettata dallo SdI e che il termine per inviare le e-fatture allo SdI previsto dalla normativa vigente è pari a 12 giorni a partire dalla data di emissione della fattura elettronica.

In caso di mancata consegna non per errori commessi dal trasmittente, per Codice Destinatario 0000000/non specificato oppure problemi di consegna telematica, la fattura si considera ugualmente emessa se accettata dal SdI, pur non essendo stata consegnata al cliente che può comunque accedervi dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Nota di credito: quando non è necessaria

Come abbiamo visto, una fattura è considerata emessa anche se non viene contabilizzata dal committente.

Questo vale anche per la fattura elettronica, a meno che il ricevente non invii allo SdI una notifica di cessionario/committente di rifiuto della fattura, respingendo il documento. In questo caso e come se la fattura non fosse mai stata emessa. Il consiglio è di contattare il cliente per capire i motivi del rifiuto per poterli eventualmente correggere e riemettere la stessa fattura elettronica, senza emettere alcuna nota di credito.

Nel caso in cui il destinatario invii una ricevuta di rifiuto relativa alla fattura elettronica emessa,  il Sistema di Interscambio contempla la possibilità di emettere nuovamente la fattura, con lo stesso numero, opportunamente corretta. Dunque non occorre emettere alcuna nota di credito elettronica a storno della fattura ma è sufficiente modificare e riemettere la stessa fattura elettronica.

Anche nei seguenti casi non è necessario emettere una nota di credito:

• il cliente segnali un problema o si individui un errore nella fattura elettronica prima di aver proceduto all’invio al Sistema di Interscambio. In questa ipotesi infatti la fattura elettronica può ancora essere opportunamente modificata ed inviata al SdI con il medesimo numero;
• lo SdI invii una notifica di scarto il che rende, di fatto, la fattura non fiscalmente emessa. Dopo aver ricevuto la notifica di scarto si hanno 5 giorni per effettuare un nuovo invio del documento corretto, utilizzando preferibilmente la stessa data e lo stesso numero della fattura errata (circolare n. 13/E/2018).

Tra i principali motivi di scarto dell’e-fattura da parte del Sistema SdI, che consentono di rimediare semplicemente modificando la fattura e inviandola nuovamente con la stessa numerazione, ricordiamo:

• la P.IVA o il codice fiscale del cliente non sono corretti;
• il Codice Destinatario non valido;
• l’impostazione IVA non corretta.;
• fatture o file duplicati, errore che si verifica quando sta tentando di trasmettere una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata e accettata.

Riportiamo di seguito altre tipologie di errore in fattura per i quali è preferibile non emettere note di credito, ma semplicemente informare il cliente dell’errore via email, PEC, o posta raccomandata A/R, conservando la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata:

• IBAN diverso o errato da quello del conto sul quale si vuole ricevere il pagamento;
• errori nei campi facoltativi (numero d’ordine, dati consegna, etc.) richiesti dal cliente per la registrazione del documento sui propri sistemi gestionali;
• indirizzo PEC o codice destinatario errato. Questo accade ad esempio in caso di clienti consumatori che non hanno né codice destinatario né PEC, ma che possono comunque prendere visione della fattura elettronica ricevuta e scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Il fornitore è tenuto ad informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel cassetto fiscale.

Nota di credito: quando deve essere emessa

Diverso il caso del cliente che abbia accettato la fattura elettronica recapitata dal Sistema SdI, ma poi l’abbia contestata, ad esempio per via di articoli venduti, consegnati e fatturati risultino non conformi, o del fornitore che si accorge di aver commesso degli errori.

In questi casi, trattandosi di “operazioni irreversibili” che una volta trasmesse dallo SdI non possono essere modificate, sarà necessario emettere una nota di credito elettronica a storno totale della fattura elettronica errata.

Qui va fatta una distinzione tra le fatture inviate clienti privati o PA:

• la PA che riceve una fattura elettronica che ritiene errata ha la possibilità di rifiutarla e di inviare una ricevuta di scarto segnalando gli errori al mittente, ransitando l’intero processo per il sistema di interscambio. Il fornitore a questo punto può inviare nuovamente allo SdI la fattura con le correzioni richieste;
• il privato non può invece rifiutare la fattura che ha ricevuto dallo Sistema di Interscambio, ma può comunque contestarla al di fuori di SdI, chiedendo al mittente l'emissione di un nuovo documento corretto.

La nota di credito va dunque emessa necessariamente per stornare la fattura:

• nel caso in cui il cliente accetti la fattura (inviando ricevuta di accettazione) e successivamente contatti il fornitore segnalando che la fattura, seppur accettata, necessita di correzioni;
• se il fornitore stesso si accorge di aver commesso un errore nell’invio della fattura elettronica;
• se si riceve dallo SdI una ricevuta per decorrenza dei termini, ovvero se passati 15 giorni dalla consegna della fattura al cliente il ricevente non invia alcun tipo di risposta. In questi casi la fattura si considera emessa dal punto di vista fiscale, ma può ancora essere contestata e non pagata. Se contattando il cliente questo informa che la fattura non va bene la stessa deve essere stornata, se invece il cliente non ha inviato la notifica di accettazione ma non ha riscontrato errori nella fattura si potrà procedere direttamente al pagamento senza azioni ulteriori.

Nei casi in cui si rendano necessarie correzioni e l’emissione della nota di credito, l’eventuale nuova fattura elettronica dovrà avere un numero differente da quella originaria, per non essere scartata dallo SdI.

Da segnalare che la nota di credito deve essere emessa anche nel caso in cui sia stata inviata due volte la stessa fattura per errore al Sistema di Interscambio. Lo SdI solitamente scarta le fatture duplicate, ma potrebbe non accorgersi dell’errore se uno dei dati della fattura (numero identificativo, anno di emissione, numero di protocollo) è differente ma si tratta comunque di una doppia fattura.

Nota di credito: come si emette

Dal punto di vista pratico la nota di credito è del tutto analoga ad una fattura denominata però in testata "nota di accredito".  In pratica quando si vanno a compilare le informazioni che identificano la fattura, quali il suo numero e la sua data, si può anche selezionare la “tipologia di documento” scegliendo se compilare una nota di variazione (a credito o a debito). Nel caso specifico il tipo documento da utilizzare è il “TD04 Nota di Credito”.

Nel corpo della nota di variazione in diminuzione andranno indicati:

• nella causale i motivi della sua emissione: fattura stornata, bolla di reso, eventuale documento di reclamo o non conformità e così via;
• l’importo da stornare (non è necessario indicarlo con il segno negativo).

Una notifica dell’emissione della nota di credito verrà inviata anche all’indirizzo PEC del cliente. In ogni caso il destinatario potrà prendere visione della nota di credito emessa anche accedendo all’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.