Le aziende italiane sono oggi chiamate a rivedere i propri processi per ottimizzare le operazioni e ridurre i costi.
Aruba Certified Platform offre una soluzione innovativa per la digitalizzazione dei processi aziendali, distinguendosi per l'integrazione di servizi fiduciari come Posta Elettronica Certificata (PEC), firma digitale e conservazione digitale a norma. Un approccio innovativo che conferisce ai processi aziendali non solo efficienza, ma anche
conformità normativa,
inoppugnabilità e
validità legale, rispondendo alle crescenti esigenze di sicurezza e compliance.
La piattaforma Aruba si distingue per la sua capacità di unire in un'unica interfaccia i vari
servizi fiduciari, tutti erogati da Aruba nel rispetto delle vigenti disposizioni europee.
Una delle caratteristiche principali della Aruba Certified Platform è la sua versatilità e capacità di adattarsi alle diverse realtà aziendali. Non solo permette di
digitalizzare i documenti, ma anche di
automatizzare i processi aziendali, coinvolgendo i soggetti interessati in flussi di lavoro strutturati.
Aruba Certified Platform: preziose opportunità da cogliere
Aruba Certified Platform aiuta a gestire molteplici esigenze legate alla digitalizzazione dei processi aziendali, proponendosi come una soluzione ideale per i
professionisti (come avvocati e commercialisti), per le
piccole e medie imprese, per le
realtà di classe enterprise.
1.
Centralizzazione dei documenti aziendali rilevanti. La piattaforma di Aruba centralizza e automatizza la gestione dei documenti, riducendo il tempo e le risorse necessarie per archiviare e recuperare informazioni. Un aspetto che riveste un’importanza cruciale per tutti quei professionisti che gestiscono grandi volumi di documenti legali o fiscali.
2.
Validità legale e sicurezza. Chi sceglie Aruba Certified Platform ha la possibilità di utilizzare assieme servizi come la firma digitale, la PEC e la conservazione digitale a norma, assicurandosi che i documenti siano gestiti in modo sicuro e con piena validità legale nel tempo. L'integrazione di questi servizi, acquistabili separatamente, consente di beneficiare di flussi di lavoro solidi dal punto di vista legale e di trarre vantaggio dalle specifiche caratteristiche di ciascun servizio.
3.
Accessibilità e continuità operativa. La piattaforma Aruba è accessibile da qualsiasi dispositivo, consentendo ai professionisti e alle aziende di lavorare in modo flessibile e sicuro, anche da remoto. Un vantaggio non di poco conto in contesti lavorativi sempre più decentralizzati. Il Cloud di Aruba è l’eccellenza tecnologica sul quale la Certified Platform e tutti i servizi fiduciari sono costruiti: lo stack infrastrutturale formato da data center di proprietà (con il concetto di sovranità del dato che funge da stella polare) assicura massima resilienza e continuità.
4.
Automazione dei flussi di lavoro. Con la possibilità di coinvolgere i vari attori che concorrono allo sviluppo di un certo processo lavorativo, Aruba Certified Platform consente di creare flussi di approvazione personalizzati, semplificando la gestione delle firme e dei documenti.
5.
Integrazione con sistemi esistenti. La piattaforma si integra facilmente con altre soluzioni già in uso, facilitando una transizione fluida verso la completa digitalizzazione dell’azienda e dei suoi processi, senza alcuna interruzione operativa.
Per provare tutti i
benefici della Aruba Certified Platform è possibile
attivare una prova gratuita per 3 mesi, senza impegno di acquisto. L’iniziativa è riservata ai clienti Aruba che hanno già attivato dei servizi fiduciari: basta inserire il prodotto nel carrello per attivare
la trial.
Come funziona Aruba Certified Platform
Aruba Certified Platform può essere considerata come una sorta di “direttore d’orchestra” che aiuta a disegnare flussi di lavoro completi e sicuri, semplificando la gestione quotidiana dei documenti e garantendo al contempo la
compliance legale e la
sicurezza dei dati.
Dal punto di vista pratico, una volta
acquistato il servizio Aruba Certified Platform, l’amministratore può
creare utenti e
gruppi, allestire cartelle condivise quindi configurare servizi e notifiche.
Qualche esempio di utilizzo
Attraverso il sistema di configurazione dei flussi automatizzati e delle notifiche, i processi aziendali rilevanti procedono praticamente da soli, senza bisogno dell’intervento “umano”. Gli utenti possono così concentrarsi sulle attività alla base del business dell’impresa.
Non è infatti necessaria la presenza fisica di tutti gli attori coinvolti in ciascun processo aziendale e l’attività non subisce interruzioni o ritardi dovuti alla dislocazione dei vari soggetti. Un bel
boost sul piano della
continuità operativa.
L'adozione della Aruba Certified Platform non solo semplifica quindi le operazioni quotidiane, ma contribuisce anche a migliorare la
trasparenza, la
tracciabilità e la
sicurezza delle informazioni. Di seguito alcuni
esempi concreti:
- Gestione diretta della richiesta di firma da parte di un cliente del libero professionista, con invio in conservazione del documento firmato.
- Condivisione, approvazione, firma e archiviazione dei contratti di vendita.
- Invio tramite PEC di documenti firmati digitalmente, direttamente in conservazione a norma.
- Archiviazione di documenti di progetto firmati in conservazione.
- Nell’industria vi è la possibilità di integrare i flussi documentali con sistemi esterni come i software di gestione della produzione. Automatizzazione dei processi di approvazione e di archiviazione dei documenti, migliorando la tracciabilità e la sicurezza delle informazioni.
- Gestione di flussi di lavoro complessi, come l'approvazione di prestiti o la gestione di documenti di compliance.
Integrazione dei servizi di PEC, Firma Digitale e Marca Temporale di Aruba
Sia l’amministratore che i singoli utenti possono connettere e configurare account di Marca Temporale, PEC e Firma Digitale.
Grazie all’integrazione con Aruba Certified Platform dei propri servizi di PEC, Firma digitale e Marca Temporale, è possibile
trasporre in digitale i processi basati sui documenti senza dover accedere ai singoli pannelli. Il tutto attraverso un'unica interfaccia.
Dopo l’apposizione della
firma digitale su un documento, Aruba Certified Platform permette ad esempio di inviarlo automaticamente per la marcatura temporale e la conservazione, riducendo il tempo necessario per completare le operazioni e minimizzando il rischio di errori.
Grazie alla
registrazione automatica delle
operazioni effettuate, gli utenti possono facilmente tracciare le modifiche e le approvazioni dei documenti. Questo aumenta la trasparenza all'interno dell’azienda e facilita la gestione delle pratiche legali e fiscali.
In definitiva, Aruba Certified Platform rende l’interconnessione tra i vari servizi fiduciari una procedura assolutamente semplice e immediata.
Integrazione dell’account di Conservazione digitale a norma Docfly
Una volta connesso il proprio
account di Conservazione digitale a norma Docfly, il sistema consente di inviare documenti in conservazione in modo automatico, ad esempio dopo che sono stati firmati digitalmente o ricevuti tramite PEC. Questo approccio elimina la necessità di accedere manualmente al sistema di Conservazione, rendendo il processo documentale molto più fluido e veloce.
Gli utenti possono gestire tutti i documenti e i flussi di lavoro in un'unica interfaccia, semplificando l'accesso e la ricerca delle informazioni.
La connessione con l’account di Conservazione digitale Docfly permette inoltre di mantenere elevati standard di sicurezza e di
proteggere i dati sensibili, assicurando che i documenti conservino il loro valore legale nel tempo e non possano essere in alcun modo alterati.
Gestione dei documenti attraverso i servizi fiduciari di Aruba
La transizione digitale ha cambiato completamente il modo di archiviare i documenti e oggi il concetto di “gestione documentale” è del tutto centrale per l’organizzazione di un’impresa: tale aspetto necessita di un insieme di processi essenziali per garantire che le informazioni siano facilmente accessibili, organizzate in modo logico e conservate in sicurezza (oltre che nel rispetto delle normative sulla conservazione documentale).
Sui documenti non ancora inviati in conservazione, Aruba Certified Platform permette di svolgere una serie di azioni agendo sul menu
Documenti nell’interfaccia.
I documenti possono essere
firmati digitalmente, si può applicare una
marca temporale nonché verificare la validità della firma eventualmente presente. Si può procedere con l’invio tramite email, scaricare i file in locale, condividerli, rinominarli, spostarli, copiarli ed eliminarli.
La
cronologia versioni permette di controllare tutte le versioni disponibili per uno stesso documento e ripristinarne una precedente, ove necessario.
Da ultimo, si può inviare un documento in Conservazione, ossia archiviarlo nel sistema di conservazione digitale a norma di Aruba, garantendone la validità legale e l'integrità nel tempo.
Flussi di attività
Un
Flusso di attività è un insieme di processi automatizzati e strutturati che gestiscono il ciclo di vita di un documento o di un'attività aziendale. Nell’ambito della Aruba Certified Platform, questa automatizzazione trae a sua volta massimo beneficio dall’integrazione con Firma Digitale, Marca Temporale, PEC e Conservazione digitale a norma.
I Flussi di attività aiutano ad
automatizzare operazioni che altrimenti richiederebbero interventi manuali. Ad esempio, un documento può essere trasmesso per l’apposizione della firma digitale, marcato temporalmente e infine archiviato in modo sicuro.
A seconda delle specifiche esigenze dell’azienda, si possono liberamente personalizzare i Flussi di attività nella Certified Platform: è possibile definire i processi, stabilire ruoli e responsabilità per ciascun membro del team coinvolto, adattando i flussi di lavoro a diversi settori e contesti aziendali.
Ecco perché Aruba Certified Platform si rivolge non soltanto ai professionisti ma anche a qualunque
decisore aziendale.
Ogni passaggio all'interno di un flusso di attività è tracciato, offrendo chiara visibilità su chi ha effettuato quali operazioni e quando. Questa
tracciabilità è fondamentale per garantire la compliance legale e per eventuali
audit, fornendo un registro dettagliato delle attività svolte.
Creare un flusso di attività
Dall’interfaccia Web è possibile creare un nuovo flusso di attività all’interno della Certified Platform. Seguendo alcuni semplici passaggi, leggermente diversi a seconda che i documenti provengano da una cartella condivisa oppure da una casella PEC, si possono definire tutti gli elementi che devono far parte del flusso.
Semplici schermate consentono di impostare le
regole per l’invio dei documenti tramite
PEC, per la firma digitale, per la trasmissione del materiale in Conservazione.
Una solida funzionalità di ricerca permette infine di avviare ricerche sui flussi di attività via via creati e impostati nella piattaforma.
Conclusioni
Aruba Certified Platform si presenta come una concreta opportunità per
ottimizzare i processi aziendali, ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza.
La capacità di automatizzare i flussi di lavoro in modo centralizzato consente una gestione più agile e reattiva, sulla base delle esigenze di mercato.
La piattaforma Aruba offre anche un valore aggiunto significativo per professionisti e aziende che hanno la necessità di modernizzare e semplificare i rispettivi processi operativi. Si occupa infatti di gestire l’intero
ciclo di vita dei documenti aziendali, attraverso i servizi fiduciari Aruba, permettendone la digitalizzazione e automatizzando le procedure operative.
Un aspetto chiave della piattaforma è la sicurezza. Aruba garantisce il pieno controllo di tutte le componenti della Certified Platform, assicurando elevati
standard di protezione dei dati e conformità alle normative europee come il
GDPR. Questo aspetto, unito alla possibilità di tracciare ogni operazione effettuata sui documenti, rende la piattaforma un'opzione affidabile e trasparente per la gestione documentale.
In un contesto di crescente digitalizzazione, la Certified Platform si propone quindi come un
alleato strategico per le organizzazioni che desiderano rimanere competitive e innovative.