Firma Digitale, quali vantaggi? Velocizzazione e dematerializzazione dei processi

Praticità, versatilità, economicità e dematerializzazione: sono alcuni dei vantaggi connessi all’utilizzo della Firma Digitale. Grazie alla Firma Digitale professionisti, cittadini e imprese possono rapidamente interfacciarsi tra loro e con la pubblica amministrazione, condividendo documenti tramite email o altri sistemi di comunicazione digitale, senza doversi spostare e senza lunghe code agli sportelli degli uffici. La Firma Digitale, su qualsiasi documento che richieda l’apposizione di una firma  (dai contratti agli atti pubblici, dalle fatture ai bilanci) consente di ovviare i costi di stampa e di invio della documentazione e quelli correlati agli spostamenti fisici degli operatori.

Quando parliamo di Firma Digitale ci riferiamo a un particolare tipo di firma elettronica che rappresenta l’equivalente, a livello informatico, della tradizionale firma autografa su carta.
Strumento sempre più versatile e ormai imprescindibile per professionisti e aziende, la Firma Digitale nasce con lo scopo di attribuire validità legale ai documenti informatici, certificandone la provenienza e attestando l’assunzione di responsabilità del sottoscrittore in ordine al loro contenuto.
Bisogna infatti considerare che il documento di carta firmato autografo, se venisse modificato dopo la firma, nessuno ne avrebbe traccia, dando luogo a una possibile alterazione del contenuto del documento; con la firma digitale è impossibile che ciò avvenga.
L’utilizzo della Firma Digitale consente di evitare  tali inconvenienti, assicurando anche vantaggi ulteriori rispetto a quelli connessi all’impiego della firma autografa o di altre tipologie di firma elettronica.
Scopriamo quindi le caratteristiche e le potenzialità di questo fondamentale strumento di business, sempre più diffuso anche tra i privati.

Come funziona la Firma Digitale?

La Firma Digitale si basa su un sistema di crittografia a chiavi asimmetriche, che consente al titolare di associare indissolubilmente la propria firma a un documento informatico e al destinatario di verificare l’integrità e la provenienza di quanto ricevuto.

Tutto ciò è possibile proprio grazie all’assegnazione di due chiavi crittografiche: una privata, consegnata direttamente al titolare su un dispositivo sicuro, che gli consente l’esclusività nell’apposizione della firma e una pubblica, resa disponibile su determinati registri pubblici, che permette ai destinatari del documento firmato di verificare l’autenticità della firma, accertando che l’apposizione sia stata effettuata dal titolare che è l’unico a detenere la chiave privata.
 
Per apporre la Firma Digitale è necessario un apposito software o applicazione mobile che dialoga con il dispositivo su cui è presente la chiave privata del titolare. Esistono diversi formati di firma per soddisfare tutte le esigenze, ad esempio il formato pades permette di apporre firme grafiche ai documenti PDF che possono essere così visionati senza l’ausilio di un apposito software di verifica della Firma Digitale.

I vantaggi nell’utilizzo della Firma Digitale

Il complesso meccanismo di cifratura che caratterizza il servizio viene “tradotto” in un processo di eccezionale semplicità per l’utente, e contribuisce ai molteplici vantaggi connessi all’utilizzo della firma digitale di seguito riepilogati.

Praticità

Grazie alla Firma Digitale professionisti, cittadini e imprese possono rapidamente interfacciarsi tra loro e con la pubblica amministrazione, condividendo documenti tramite email o altri sistemi di comunicazione digitale, senza doversi spostare e senza l’inconveniente di lunghe code agli sportelli degli uffici.

Versatilità

Altro aspetto particolarmente apprezzato è che la Firma Digitale può essere apposta su qualsiasi documento che richieda l’apposizione di una firma: dai contratti agli atti pubblici o ai certificati rilasciati dalla pubblica amministrazione, dalle fatture ai bilanci.

Celerità

Attraverso la Firma Digitale è possibile concludere rapporti giuridicamente vincolanti anche a notevole distanza, azzerando i tempi di invio e ricezione della documentazione, tipici dei canali di spedizione ordinari.

Economicità

L’uso della Firma Digitale consente inoltre di ovviare i costi di stampa,  di invio della documentazione, quelli correlati agli spostamenti fisici degli operatori e, considerando la possibilità di digitalizzare i documenti, anche i costi di archiviazione sono notevolmente ridotti se non addirittura azzerati.

Validità legale

la Firma Digitale ha lo stesso valore della firma autografa.
La legge italiana riconosce infatti al documento sottoscritto con Firma Digitale piena validità legale, equiparandolo alla scrittura privata. Inoltre è anche riconosciuta nell’ambito dell’Unione Europea.

Autenticità, integrità e non ripudio

Grazie al complesso meccanismo di chiavi crittografiche su cui è basata, la Firma Digitale soddisfa i tre fondamentali principi di autenticità, integrità e non ripudio.
Consente infatti di attestare la provenienza del documento, identificandone il sottoscrittore ed impedendo l’alterazione della firma una volta apposta.
Assicura l’integrità del documento firmato, consentendo al destinatario di verificare che non sia stato alterato dopo la sottoscrizione ed è anche garanzia di “non ripudio” del documento, evitando cioè che il soggetto che lo ha siglato digitalmente possa disconoscerlo in un secondo momento. Non solo il documento è “protetto” da eventuali ripensamenti successivi del firmatario ma è anche inequivocabilmente riferibile al mittente, certificandone la volontà di produrlo unitamente ad eventuali contenuti aggiuntivi.

Dematerializzazione

La Firma Digitale rappresenta infine uno strumento indispensabile anche nell’ottica di dematerializzazione sia per quanto riguarda l’attività del privato che della pubblica amministrazione, contribuendo al progressivo incremento e alla graduale sostituzione dei tradizionali supporti cartacei con i documenti informatici.
La sottoscrizione digitale dei documenti consente infatti di ovviare agli inconvenienti tipici della gestione tradizionale, quali il forte impatto ambientale, le tempistiche di ricerca, i costi di stampa e di archiviazione e le difficoltà nel condividere le informazioni, preservando al contempo l’autenticità e integrità dei documenti condivisi.

A cura di Wolters Kluwer