SUAP e Firma Digitale per l’impresa: tempo e valore

Sportello Unico Digitale delle Attività Produttive

Il “luogo” ove tutto ciò accade è anzitutto il SUAP, lo Sportello Unico digitale per le Attività Produttive. Si tratta della trasposizione online dello sportello della PA, che in questa dematerializzazione perde però alcuni dei pesi più gravosi che hanno rallentato tanto le aziende quanto la macchina statale negli ultimi decenni: la fila, i ritardi, le code, il documento mancante, la marca da bollo da cercare e tutti gli altri orpelli propri di quella burocrazia da “prima repubblica” che per troppo tempo ha attanagliato il Paese. La Firma Digitale è una fuga da tutto ciò poiché crea un corridoio parallelo nel quale qualunque azienda ha priorità: accedere allo sportello è questione di un click, dopodiché non resta che cercare la pratica da sbrigare e, all’interno della scheda dedicata, identificare tutta la documentazione necessaria.

Lo sportello digitale è opzione accessibile soltanto a partire da un punto fermo: la possibilità, da parte di aziende e professionisti, di firmare digitalmente la documentazione depositata, affinché venga stipulato - tra le maglie della sicurezza del processo - un patto tra le parti: con la Firma Digitale il documento è da considerarsi autentico, integro e non ripudiabile. Le garanzie sono offerte dagli enti certificatori e dagli standard utilizzati per definire file e comunicazioni tra le parti.

Ogni comune ha il proprio SUAP con i relativi servizi attivati. Che si voglia avviare una attività turistica, che si intenda aprire un salone per acconciature, che si voglia fare somministrazione di cibo e bevande o che si voglia creare una rimessa per veicoli, la procedura è sempre la medesima. In alcuni casi sarà l’Amministratore Delegato a dover firmare digitalmente le richieste, in altri casi dovranno essere appositi tecnici delegati a dover firmare le proprie pratiche al fine di autenticarne la validità. Il vantaggio del SUAP sta nel fatto che per ogni necessità ci sono risposte affidabili e preordinate, per le quali v’è un solo requisito fondamentale a monte del deposito dei documenti: una firma digitale.

Fattura Elettronica e altre operazioni

Quando una azienda emette una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, ha un obbligo ulteriore rispetto alle fatture emesse nei confronti di privati: è necessario supportarla con una firma digitale.

Ogni azienda che intenda interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione, quindi, non può fare a meno di passare attraverso la firma digitale poiché parte integrante del codice dialogico fondamentale per l’interscambio di documentazione con la PA. Ne sono esempio l’iscrizione al MEPA o la partecipazione a bandi di gara pubblici, ulteriori ambiti nei quali la PA prevede l’obbligo di firma digitale.

Ulteriore operazione che può essere sbrigata rapidamente è la modifica o cessione di quote societarie: senza passare per un notaio, ma con il mero supporto di un Commercialista e della Firma Digitale, un nuovo assetto societario può essere certificato in modo permanente ed in piena legalità.

Questione di processi

Una volta compresa la vastità di ambiti entro i quali è possibile (se non obbligatorio) utilizzare la Firma Digitale, diventa automatico comprenderne le ricadute a seguito di una strutturale adozione all’interno dei processi aziendali. La dematerializzazione delle pratiche, infatti, consente anzitutto una più semplice gestione documentale, con risparmi importanti in termini di velocità e di spazi d’archivio.
La gestione documentale basata su cartaceo, con tutti gli oneri annessi alla gestione di un archivio fisico, può arrivare in una azienda media ad alcune migliaia di euro annue. Il costo di una Firma Digitale è minimo, ma consente di aprire una dimensione totalmente differente, fatta di risparmi in termini di tempo, spazio e denaro. Una scelta obbligata? Non solo: una scelta virtuosa, anzitutto. Una scelta intrisa di cultura aziendale e pulsione all’efficientamento dei processi.