La
posta elettronica certificata è un tipo particolare di posta elettronica che permette di dare a un messaggio lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell'invio e della consegna. Ma com’è nato questo strumento? E come si è arrivati a questo traguardo? Scopriamo chi sono i principali utilizzatori e quali sono i sistemi “concorrenti” in Italia.
In Italia, gli albori della
Posta Elettronica Certificata risalgono al 2003, quando il legislatore, con legge n. 3/2003, introduce il concetto di innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione (art. 27) fissando degli obiettivi tra cui “l’estensione dell’uso della posta elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati”.
È nel 2005, però, che la Posta Elettronica Certificata prende effettivamente forma, dapprima con il D.P.R. n. 68/2005, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”.
In buona sostanza con questo decreto vengono definite le
regole tecnico-operative per la gestione dell’invio e della ricezione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata; nello specifico sono identificati innanzi tutto i
soggetti del processo di invio e ricezione:
- il mittente, cioè l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- il destinatario, cioè l'utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- il gestore del servizio, cioè il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata.
Mittente e destinatario possono essere sia Pubbliche Amministrazioni che privati, mentre i gestori del servizio costituiscono i “
garanti” dell’avvenuta trasmissione/ricezione del messaggio: apponendo, infatti, una firma elettronica automatica su ogni messaggio, ne garantiscono l’integrità e l’autenticità, verificando altresì l’assenza di virus informatici.
Visto il delicato compito dei gestori del servizio, viene istituito un apposito registro tenuto dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), oggi Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ente preposto, tra gli altri compiti, al controllo e alla verifica dei requisiti minimi dei gestori quali capacità tecnico/organizzative adeguate, procedure di sicurezza sufficienti a garantire la gestione dei messaggi e la conservazione nel tempo delle ricevute di consegna, il capitale sociale di almeno un milione di euro, etc..
PEC parificata alla notifica a mezzo posta
Successivamente, con il D.Lgs. n. 82/2005 (
Codice dell’Amministrazione Digitale) viene sancita la
parificazione del messaggio di PEC alla notificazione a mezzo della posta: la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al D.P.R. n. 68/2005 e alle relative regole tecniche.
Infine, con D.M. 2 novembre 2005 (“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”), vengono definite le regole tecniche relative alle modalità di realizzazione e funzionamento della posta elettronica certificata di cui al D.P.R. n. 68/2005.
Obblighi per imprese, professionisti e PA
Ai suoi albori la PEC viene utilizzata prevalentemente nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ma la svolta si ha nel 2008 quando viene emanato il D.L. n. 185/2008: l’art. 16, comma 6 sancisce, infatti, l’
obbligo per le
imprese costituite in forma societaria di comunicare il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, estendendo l’obbligo alle imprese già costituite in forma societaria alla data di entrata in vigore del decreto di comunicare il proprio indirizzo PEC entro i successivi 3 anni.
Il successivo comma 7 prevede, invece, l’
obbligo per i
professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato di comunicare entro un anno dall’entrata in vigore del decreto l’indirizzo di posta elettronica certificata al proprio ente di appartenenza.
Infine, con il comma 8, viene sancito l’
obbligo per le
Pubbliche Amministrazioni di istituire una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo, dandone comunicazione al CNIPA (oggi AgID).
Un’ulteriore svolta si ha a infine nel 2012 quando viene emanato il D.L. n. 179/2012 (“Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”), in vigore dal 20 ottobre 2012: l’art. 5 estende, infatti, l’obbligo di comunicazione dell’indirizzo PEC al Registro delle Imprese anche alle imprese individuali di nuova costituzione, mentre le imprese già costituite sono tenute a comunicarlo entro il 31 dicembre 2013.
Viene, inoltre, istituito il
pubblico elenco degli indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali, denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (
INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico.
L’andamento dell’utilizzo della PEC negli anni
L’Agenzia per l’Italia Digitale pubblica regolarmente i dati relativi al numero di domini di posta elettronica certificata, al numero di caselle create e al numero di messaggi inviati dal 2007 ad oggi.
Analizzando i dati forniti è possibile monitorare l’andamento dell’utilizzo del sistema PEC negli anni.
In particolare, il grafico che segue mette in evidenza due
indicatori significativi:
- il numero di caselle PEC per dominio;
- il numero di messaggi PEC per casella.
È interessante notare come i primi anni la curva del numero di messaggi PEC per casella presenti dei valori molto alti, mentre la curva del numero di caselle PEC per dominio abbia un incremento pressoché costante: ciò è dovuto al fatto che, inizialmente, domini e caselle erano relativamente pochi e i messaggi PEC (seppur anch’essi di entità esigua rispetto a quanto rilevato in tempi più recenti) erano concentrati su pochissime caselle, utilizzate quasi esclusivamente dalla Pubblica Amministrazione.
Dal 2008 la situazione cambia rotta e il numero di caselle PEC create aumenta in modo esponenziale:
in cinque anni si ha un
incremento di quasi il 2.500%, passando da 300K del 2008 agli oltre 7.700K del 2013 fino ad arrivare a
10.800K del 2019.
Non sono solo le Pubbliche Amministrazioni ad usare la PEC ma sono anche le imprese ad usufruirne, grazie non solo alle agevolazioni normative, ma anche a
bassi costi di gestione che rendono questo strumento conveniente anche per l’invio di pochi messaggi l’anno.
I prossimi step
In conclusione, la PEC è uno strumento il cui utilizzo si sta affermando anno dopo anno (si pensi alla comunicazione in ambito B2B).
Nel prossimo futuro, il Legislatore, di concerto con l’Agenzia per l’Italia Digitale, dovrà adeguare la normativa di riferimento vigente al fine di rendere la PEC conforme alle disposizioni dell’art. 44 del
Regolamento eIDAS (requisiti del servizio elettronico di recapito certificato qualificato) rendendo così questo strumento fruibile
oltre i confini nazionali.
A cura di Wolters Kluwer