La PEC: benefici economici ed ambientali quantificati in una ricerca di IDC

Se il successo della PEC era già stato sancito dagli ultimi dati AGID riferiti al 2019, oggi i vantaggi derivanti dalla PEC diventano tangibili e misurabili, grazie ai risultati della ricerca svolta da IDC (International Data Corporation). Per visualizzare i risultati della ricerca IDC, scarica l’infografica .

Il primo gruppo mondiale specializzato in ricerche di mercato, ha infatti analizzato la PEC studiandone in maniera scientifica costi e benefici in relazione alla cosiddetta Posta Descritta (ovvero raccomandate, posta assicurata e atti giudiziari) prendendo come campione e base di studio l’intero Sistema Paese.

La ricerca non si limita solo a studiare ed evidenziare i dati quantitativi relativi al passato e al presente, ma analizza anche il futuro, fornendo stime precise nell’orizzonte dei prossimi 3 anni, fino al 2022.

Prima di passare ai dati, è doverosa una premessa per descrivere l’ambiente di riferimento e quindi i presupposti da cui si origina e su cui poi si basa l’intera ricerca.

La PEC e il suo contesto di riferimento

I dati che sanciscono l’indiscusso successo della PEC sono ormai noti.

Se nel 2008, le caselle certificate attive erano 300.280, nel 2019 queste hanno raggiunto quota 10.835.817, facendo registrare un trend di crescita continuo che farà sfiorare i 16 milioni di caselle attive alla fine del 2022, secondo le stime della ricerca IDC.

Una crescita e numeri assoluti talmente importanti per quanto riguarda la PEC da non poter essere spiegati semplicemente con la sua parziale sostituzione alla posta tradizionale.

Diversi sono i fattori, infatti, che hanno determinato non solo il successo ma l’inarrestabilità nella crescita della PEC che sta diventando uno strumento sempre più pervasivo e più diffuso presso aziende, professionisti e cittadini.

Sono infatti aumentati notevolmente gli ambiti di utilizzo della PEC e continuano ad aggiungersene sempre di nuovi, conseguenza diretta anche dell’istaurarsi di un ecosistema globale bastato sul Digital Trust e su specifici Trust Frameworks.
 

Il Digital Trust, la fiducia nella digitalizzazione, ha a che vedere proprio con la sempre maggior fiducia riposta nei mezzi digitali, soprattutto in un contesto votato alla dematerializzazione dei processi.

In una realtà in cui il digitale avanza ed entra nella vita comune di cittadini, professionisti e aziende, non possiamo prescindere dall’utilizzo di strumenti che garantiscano il “Trust”, la fiducia, nelle azioni che compiamo, come quella di inviare una comunicazione certificata in grado di garantire l’integrità del messaggio, la sua ricezione da parte del destinatario e la piena validità legale dell'invio, quindi la sua opponibilità a terzi.

Secondo IDC, anzi, il Digital Trust deve essere posto alla base dei processi di digital transformation di qualsiasi organizzazione.

Già il 65% dei CEO delle imprese a livello globale ha intuito l’essenzialità dei programmi di Digital Trust, tanto che entro il 2025 si stima che il 25% della spesa in sicurezza informatica sarà indirizzata proprio allo sviluppo, all’implementazione e al mantenimento di cosiddetti “Trust Frameworks”.

Sono proprio i “Trust Frameworks”, ovvero dei modelli tecnologici e organizzativi in grado di garantire la sicurezza delle transazioni digitali, a rappresentare l’asset del futuro dal quale dipenderanno la maggior parte degli sviluppi e dell’evoluzione delle principali organizzazioni.

Nell’ambito italiano è stata la PEC, Posta Elettronica Certificata, ad aver rappresentato uno dei principali pilastri tecnologici alla base della diffusione del Digital Trust .

Gli albori della PEC emergono già nel 2003, ma è con il D.P.R. n. 68/2005 che questo sistema prende ufficialmente vita.

Da quel momento la PEC ha continuato in un trend di crescita continua e inarrestabile che ha portato ai numeri analizzati sopra, ma soprattutto a produrre un volume di scambio di messaggi di Posta Elettronica Certificata in continua crescita, che vanno dai 218 milioni di messaggi scambiati nel 2008, fino agli oltre 2 miliardi e 300 milioni del 2019, con una stima di incremento futuro che porterà nel 2022 a superare la quota dei 3 miliardi di comunicazioni scambiate.
 

Come è stato messo in evidenza, il successo della PEC è ormai da attribuire solo in parte ai primi obblighi di legge che ne hanno imposto l’utilizzo ad alcune tipologie di soggetti così come il suo vastissimo uso, in continuo incremento, è attribuibile in minima parte alla progressiva sostituzione della posta cartacea con quella digitale.

Piuttosto è l’individuazione dei benefici e dei vantaggi nel suo utilizzo che ha portato all’incremento dei casi d’uso della PEC, se non addirittura all’implementazione di interi processi organizzativi basati su questo strumento, come nel caso del processo civile telematico , ad esempio. Ma pensiamo anche a tutti i benefici in termini di riduzione di documenti cartacei e dei relativi archivi in tutti quei processi che riguardano centinaia di migliaia di professionisti: dai geometri agli ingegneri, agli architetti, dalla sanità, al catasto, alla scuola ed università.

Ma gli ambiti nei quali la PEC gioca un ruolo fondamentale sono ormai innumerevoli, a testimonianza di quanto questo moderno strumento tecnologico stia penetrando nelle pieghe sia delle attività dei liberi professionisti sia in quelle dei privati cittadini. Se la PEC trova un largo utilizzo, ad esempio, in attività semplici e ormai quotidiane come la partecipazione a bandi e concorsi , nella stipula o disdetta di contratti, nella comunicazione con la pubblica amministrazione, è anche indubbia e dimostrata la necessità di questo strumento per i liberi professionisti.

Basti pensare all’utilizzo della PEC da parte di consulenti, nel settore finanziario  e assicurativo  ma soprattutto in quei settori in cui la PEC fornisce una velocizzazione evidente in processi altrimenti lunghi. Ne sono una testimonianza i depositi degli atti al genio civile oppure quelli degli atti catastali da parte dei geometri  e, più in generale, le adempienze di legge che la PEC permette di espletare in modo rapido ed efficiente dalla propria postazione di lavoro.

L’elenco degli ambiti in cui l’uso della PEC è in grado di apportare beneficio non si esaurisce di certo con questi esempi. È sufficiente infatti riflettere anche sui vantaggi prodotti in termini di riduzione di documenti cartacei e dei relativi archivi in tutti quei processi che riguardano centinaia di migliaia di professionisti: dai geometri agli ingegneri, agli architetti, ma anche all’ottimizzazione nella gestione dei rapporti con la sanità, il catasto, la scuola e l’università.

Oppure, più semplicemente, a quanto la PEC si riveli uno strumento indispensabile in determinate situazioni, come quella di emergenza che ci toccato da vicino, in cui il suo utilizzo è bastato a garantire continuità  a moltissime attività, nonostante le forti limitazioni imposte alla libertà di movimento dei cittadini.

I vantaggi della PEC in numeri

Abbiamo già detto che l’enorme diffusione della PEC negli ultimi anni non è spiegabile solamente con gli obblighi di legge né con la sua progressiva sostituzione alla posta cartacea.
Sono infatti le qualità specifiche della PEC ad averne caratterizzato l’ascesa, i cosiddetti vantaggi nell’uso della PEC  dei quali ci siamo spesso occupati.

La ricerca IDC ha avuto il merito di riuscire a quantificare tali vantaggi, seppur limitatamente ai casi d’uso che riguardano la sostituzione con la posta descritta, rendendo evidente e perfettamente misurabile il beneficio apportato dal suo utilizzo.

L’analisi di IDC si è infatti basata proprio sugli aspetti quantitativi direttamente misurabili dello strumento e quindi oggettivamente validi, escludendo i, seppur fondamentali, valori intangibili di questo strumento, in quanto difficilmente misurabili e comunque dipendenti da molteplici fattori.

Abbiamo sempre detto, ad esempio, che l’utilizzo della PEC garantisce un notevole risparmio sia economico che in termini di tempo e che soprattutto il suo utilizzo è green, in quanto strumento ecosostenibile.
Ma quanto ci permette di risparmiare e quanto regala all’ambiente l’utilizzo della PEC?
È proprio a queste domande che risponde la ricerca IDC che si è concentrata sull’analisi e misurazione oggettiva dei benefici derivanti da:
 

• Riduzione degli spostamenti;
• Riduzione nell’emissione di Co2;
• Eliminazione dei tempi di attesa;
• Liberazione degli spazi d’archivio,

per un risparmio globale, fino a oggi di oltre 2 miliardi di euro, cifra destinata a crescere e a sfiorare i 4 miliardi di euro nel 2022.

Ma entriamo più nel dettaglio delle singole valutazioni.

La riduzione della mobilità frizionale e l’abbattimento dell’impronta carbonica con la PEC

Sul risparmio economico diretto apportato dall’utilizzo della PEC  rispetto ad altri sistemi tradizionali non ci sono dubbi: mentre l’invio di una raccomandata, ad esempio, prevede sempre un costo fisso legato all’invio e determinato dal numero di fogli o dal peso fisico della comunicazione da consegnare, la Posta Elettronica Certificata prevede un unico canone, mensile o annuale in base alle decisioni dell’azienda che lo eroga, grazie al quale è possibile inviare, nella maggior parte dei casi, un numero illimitato di comunicazioni e allegati.

La ricerca di IDC però si è spinta oltre, calcolando il risparmio in termini di riduzione della mobilità per spostarsi verso i luoghi fisici deputati proprio all’invio e alla ricezione della Posta tradizionale e in particolar modo di quella Descritta.

Il calcolo e la successiva stima si basano sulle distanze relative alla copertura degli uffici postali in Italia in base alle statistiche UPU (Unione Postale Universale). Per tali spostamenti, molto spesso, cittadini, Enti ma anche aziende e professionisti, ricorrono all’utilizzo di mezzi di trasporto.

Da qui, è semplice capire come la mobilità frizionale, così è stato definito l’impatto degli spostamenti per la fruizione del servizio, comporti anche una conseguente emissione di Co2.

La mobilità frizionale è stata quindi tradotta in un quantitativo determinato di Co2 emessa, la quale è stata a sua volta trasformata in un prezzo di valorizzazione dell’impronta carbonica basata sulla serie storica di prezzi della CO2.

Dall’analisi delle oltre 40 variabili prodotte grazie alla ricerca, si stima che nel 2019 sono stati ben 253 milioni i chilometri risparmiati grazie all’utilizzo della posta elettronica Certificata, che, in termini più paragonabili (si fa per dire) equivalgono a 1,7 volte la distanza tra la Terra e il sole.

Il risparmio della mobilità frizionale, ha prodotto un risparmio conseguente nell’emissione di CO2 che si attesta sulle quasi 78.000 tonnellate di CO2 risparmiate solo fino al 2019.

Ma l’analisi dei dati non si ferma qui. IDC infatti propone una stima negli anni futuri, basata sui trend storici che hanno seguito questi indici legati alla Posta Elettronica Certificata che porteranno, nel 2022, a risparmiare quasi 400 milioni di chilometri con un abbattimento dell’impronta carbonica per oltre 120.000 tonnellate.
In altri termini, entro il 2022, con il risparmio in CO2 prodotto dall’utilizzo della PEC sarebbe possibile riscaldare per 145 settimane tutte le scuole di Milano. Numeri e stime che non possono essere trascurate in questo preciso frangente storico in cui l’ecosostenibilità delle risorse diventa un fattore determinante per il successo di processi e servizi.
 

L’eliminazione dei tempi di attesa e la liberazione degli spazi dedicati ad archivio

Se è ormai assodato che l’utilizzo della PEC porti ad un cospicuo risparmio in termini di spostamenti ed emissioni di CO2, per altro quantitativamente misurabili e comparabili grazie alla ricerca, è anche indubbio che siano anche altri i campi in cui questo moderno sistema di comunicazione può generare benefici e vantaggi.

Pensiamo ad esempio al risparmio di tempo e a quello di spazio che una trasmissione elettronica e digitale delle informazioni produce rispetto ad una gestione manuale della stessa.
Naturalmente anche queste dimensioni possono essere tradotte in cifre, il che ci riporta inevitabilmente ad un risparmio economico derivante dall’utilizzo della PEC in luogo di altre tipologie di trasmissione delle informazioni.

IDC ha quindi analizzato il risparmio in termini di accesso agli uffici postali e quello relativo alla sostituzione della conservazione in archivio della documentazione in conservazione digitale dei file.
Per quanto riguarda il risparmio di tempo, sono stati calcolati i tempi medi di attesa per accedere ai servizi postali utilizzando come fonte l’ISTAT.

Analizzando i dati relativi al biennio 2017/2018, è stato rilevato che i tempi medi di attesa per l’accesso ai servizi postali si aggirano generalmente sui 15 minuti. Nel calcolo, sono addirittura stati considerati tempi di attesa inferiori, dimostrando la massima fiducia nel servizio postale.
Ma nonostante questo, nel 2019 è stato calcolato un risparmio di ben 2150 anni nei tempi di attesa rispetto all’utilizzo della Posta Descritta, stima che potrebbe facilmente superare i 3000 anni di tempi di attesa virtualmente eliminati entro il 2022.
Basta una semplice operazione matematica per calcolare il risparmio economico generato dall’eliminazione dei tempi di attesa. Tempi che invece possono essere dedicati al lavoro e alla produzione.

Per non parlare chiaramente delle necessità di archiviazione: grazie alla tecnologia e alla digitalizzazione e dematerializzazione dei processi, non sono più necessari i grandi spazi in magazzino occupati da faldoni, ma bastano pochi GB di memoria su un disco per contenere, in modo molto più sicuro, quantità ingenti di dati e informazioni facilmente ricercabili e immediatamente accessibili con il semplice ausilio di un dispositivo connesso alla rete.
Si stima infatti che fino al 2019 siano stati oltre 1.300.000 i m2 di spazio risparmiati che nel 2022 arriveranno a toccare 1.676.801 m2, l’equivalente di 235 campi da calcio.
 

PEC: un successo destinato a durare nel futuro

I numeri elencati fino a questo momento, oltre a confermare in modo inequivocabile l’ingente risparmio economico ma anche di tempo, spazio ed emissioni derivanti dall’utilizzo di questo sistema digitale, descrivono in modo accurato le ragioni del successo della PEC.

È evidente che una presa di coscienza dei benefici oggettivi della Posta Elettronica Certificata non possano che portare ad una diffusione sempre più estesa dello strumento, che vanta inoppugnabili buoni motivi per il suo utilizzo.

Tutte le misurazioni e le corrispondenti stime eseguite da IDC fanno infatti riferimento a dati rilevabili provenienti da fonti certe e quindi, come ribadito anche a inizio articolo, quasi totalmente prive di qualsiasi tipo di valutazione soggettiva.
Inoltre, i dati provenienti da fonti ufficiali sono sempre stati utilizzati in maniera prudenziale, preferendo un approccio conservativo nell’elaborazione dei dati, lasciando spazio ad una visione ancora più ottimistica e al rialzo dei dati emersi dalla ricerca.

Lo studio dell’evoluzione e la misurazione del successo della Posta Elettronica Certificata portano però anche a una serie di considerazioni sugli ulteriori aspetti, oltre a quello del risparmio, che sicuramente contribuiranno al prolungamento del suo successo anche nel futuro.

Prima di tutto la sua semplicità d’uso nonostante la complessità delle sue logiche e la rapida adattabilità a situazioni eterogenee.
La PEC è uno strumento flessibile e particolarmente integrabile con nuove esigenze e nuovi ambiti, come dimostrato dall’espansione dei casi d’uso negli ultimi anni. La sua intuitiva semplicità di utilizzo, inoltre, la rende adatta a qualsiasi utilizzatore, favorendo così la sua espansione che non sembra, almeno al momento, destinata a rallentare.

Si tratta inoltre di uno strumento moderno, che ben si inserisce nel contesto attuale in cui uno dei pilastri fondamentali è rappresentato proprio da quel Digital Trust di cui anche IDC ha parlato all’interno della sua ricerca e in cui quindi i Trust Service, e la PEC in primis, sono protagonisti della progressiva digitalizzazione, ammodernamento ed evoluzione dei sistemi organizzativi.

Evoluzione che sicuramente è destinata ad oltrepassare il confine italiano per sbarcare anche in Europa.

Ne sono una testimonianza gli sviluppi già in cantiere per la PEC, come la nascita della “PEC Qualificata”, il servizio di recapito qualificato a norma EIDAS, che nel 2021 rappresenterà le fondamenta delle soluzioni di e-delivery qualificate per i cittadini e in generale per qualsiasi realtà economica.

* Fonte ricerca IDC - Per visualizzare tutti i risultati della ricerca, scarica l’infografica .