Proprio come un’e-mail ordinaria anche la Posta Elettronica Certificata ha un limite di spazio consentito e se abbiamo l’abitudine di conservare i messaggi di posta in arrivo, in uscita e le ricevute, sicuramente arriverà il momento in cui la nostra casella PEC risulterà troppo piena per ricevere e inviare nuove comunicazioni.
Una PEC con poco spazio a disposizione o con spazio del tutto esaurito non è infatti in grado di ricevere e inviare ulteriori messaggi.
Accumulare messaggi, in particolare quelli con allegati pesanti, porterà dunque a un veloce esaurimento della capienza a disposizione, provocando disagi non solo al mittente, ma anche al destinatario.
Un’attenzione ancora maggiore allo stato della casella è da porre nei casi in cui l’utente sia tenuto per legge a dotarsi di una PEC o quando vige l’obbligo di scambiare o gestire comunicazioni e documenti esclusivamente con questo strumento.
Aziende, Ditte individuali e società, sono infatti tenute a registrare una propria casella PEC al Registro delle Imprese. Questo fa sì che tali caselle PEC risultino facilmente ricercabili attraverso elenchi pubblici e quindi utilizzabili per eventuali comunicazioni.
Un esempio ancora più calzante, invece, è quello del Processo Civile Telematico (PCT) che prevede il deposito telematico a mezzo PEC degli atti di causa nei processi civili.
È proprio in questo contesto che, con l’art. 16, comma 6, d.l. n. 179 del 2012 è stata istituita anche la correlata sanzione del “deposito in cancellaria” qualora il destinatario delle comunicazioni non si sia dotato di un indirizzo PEC (nei casi in cui questo è obbligatorio) oppure nel caso in cui l’indirizzo PEC non sia raggiungibile per cause imputabili al destinatario, tra cui, l’esaurimento dello spazio nella casella.
Il destinatario titolare della casella PEC ha quindi il dovere di controllare periodicamente lo stato del proprio account verificandone la capienza per poter ricevere nuove comunicazioni.
La responsabilità del destinatario di controllare lo stato del proprio account verificandone la capienza, è stata confermata anche da un sentenza della Corte di Cassazione di marzo 2018 (Cassazione, sentenza n. 7029/2018), in cui questa si è espressa in maniera esplicita e dettagliata proprio sul tema della validità delle notifiche nel caso in cui il destinatario abbia la casella troppo piena per ricevere un nuovo messaggio.
La Corte ha stabilito che se la mancata consegna del messaggio è da attribuirsi alla negligenza del destinatario, la notifica a mezzo PEC è da ritenersi valida.
Casella PEC piena: cosa fare?
La Posta Elettronica Certificata è uno strumento di comunicazione avente uno specifico valore di prova legale. Proprio come controlliamo regolarmente la casella della posta, o ci rechiamo in posta in caso di avviso di una raccomandata, è determinante tenere sotto controllo il proprio account PEC.
Come accorgersi se la propria casella PEC è piena e cosa fare a riguardo?
L’imminente esaurimento dei gigabyte a disposizione è solitamente anticipato da un messaggio da parte del proprio gestore che avverte l’utente della necessità di liberare al più presto lo spazio per ricevere i nuovi messaggi.
Una volta terminato lo spazio, o in caso di spazio insufficiente per inviare un nuovo messaggio, il gestore di posta rifiuta il messaggio in uscita e invia all’utente una notifica di casella di posta piena.
Se il mittente, quindi, sta tentando di inviare una comunicazione, ma il destinatario ha l’account PEC troppo pieno, il mittente riceverà un’email di notifica per mancato recapito del messaggio perché la casella di destinazione non ha spazio sufficiente per contenere nuovi messaggi.
Per ricevere e inviare i nuovi messaggi basterà liberare spazio sulla propria casella (eliminando soprattutto i messaggi con allegati pesanti), o in alternativa richiedere al gestore una casella con maggior spazio di archivio per i propri messaggi certificati.
La PEC di Aruba
Proprio per aiutare i titolari nella gestione del proprio account di Posta Elettronica Certificata,
Aruba ha messo a disposizione dei proprio clienti diverse tipi di casella, con caratteristiche e dimensioni diverse ma anche un comodo servizio di “aumento spazio” che, tramite un semplice ordine online, consente di aumentare molto rapidamente lo spazio delle caselle.
Per quanto riguarda l’offerta, questa si distingue in 3 tipi di caselle:
- PEC Standard: è la soluzione più semplice ed economica. Comprende 1 GB di spazio espandibile in ogni momento con un ulteriore GB.
- PEC Pro: la soluzione intermedia che comprende 2 GB di spazio e 3 GB di archivio. L’archivio di sicurezza è particolarmente utile nei casi in cui si vogliano salvare e archiviare in uno spazio separato alcuni tipi di comunicazioni, lasciando così spazio libero sulla casella. Naturalmente sia lo spazio archivio che quello della casella possono essere aumentati in base alle proprie necessità.
- PEC Premium: è la soluzione più completa per chi ha necessità di inviare e ricevere un numero rilevante di email certificate. Comprende infatti un archivio di sicurezza da 8GB e 2 GB di spazio sulla casella, entrambi ampliabili al bisogno.
Oltre a tutto questo, in tutte le tipologie di casella PEC è incluso il servizio di lettura delle fatture e Aruba PEC Mobile App. Inoltre, sulle caselle di tipo Pro e Premium è attiva la funzionalità di notifica SMS, particolarmente utile per segnalare la presenza di eventuali messaggi PEC non letti.
È evidente quindi come la PEC di Aruba disponga di tutti gli strumenti necessari per garantire costantemente la funzionalità della casella e per garantire un controllo rapido e comodo dei messaggi in entrata.