Fatturazione Elettronica di Aruba: come funziona e consigli per l’uso

Chiarimenti, suggerimenti e dettagli per non farsi trovare impreparati per la fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019

È ufficiale, dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria: le vecchie fatture cartacee non saranno più valide.

Prima della fatidica data, cerchiamo di fare un po’ di chiarezza su questa nuova modalità che, date le sue potenzialità, per molti potrebbe trasformarsi in un’opportunità di innovazione e miglioramento.

Che cosa è la fatturazione elettronica e come funziona?

La fatturazione elettronica è una modalità di invio e ricezione fatture che prevede i seguenti passaggi:

• Creazione di file digitali in formato XML,
• Trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate,
• Recapito di fatture in formato digitale secondo una delle modalità di ricezione previste dalla normativa,
• Conservazione digitale delle fatture inviate e ricevute.

Cerchiamo quindi di entrare nel dettaglio di ciascuno di questi passaggi per capire meglio come utilizzare la fatturazione elettronica.

Come creare e inviare una fattura elettronica

Creazione di file digitali in formato XML

La fattura elettronica è molto di più di un semplice documento digitale, inviando una fattura in formato .doc o .pdf non stiamo fatturando elettronicamente.

Il file fattura deve essere in formato XML e rispettare uno specifico tracciato stabilito dell’Agenzia delle Entrate. Trattandosi di un formato tecnico, il formato XML può essere creato o attraverso appositi software oppure con i

servizi di fatturazione elettronica che integrano questa funzionalità.

La Fatturazione Elettronica di Aruba, attraverso una semplice interfaccia utente, consente sia di creare fatture direttamente in formato XML sia di caricare, anche in modo massivo, fatture XML già pronte per l’invio.

Primi passi per creare una fattura

Affidarsi a partner tecnologici e servizi specifici per la fatturazione spesso consente di usufruire di soluzioni pronte all’uso, in cui non sono necessarie installazioni o conoscenze specifiche per creare, inviare e ricevere fatture. Una volta attivo, il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba è già pronto per poter essere utilizzato. Al primo accesso verrà richiesta solamente una configurazione generale del servizio, utile per definire le principali informazioni necessarie per il suo utilizzo.

 

Di seguito puoi vedere un esempio di quello che verrà richiesto in fase di configurazione iniziale.
 

Il regime fiscale

Prima di iniziare a lavorare con il servizio di Fatturazione Elettronica, è bene porre attenzione ai parametri indicati all’interno del regime fiscale.
Le impostazioni del regime, infatti, verranno applicate e calcolate automaticamente su tutte le fatture che le prevedono. In particolare, le impostazioni delle casse previdenziali e della ritenuta d’acconto applicabile sulle fatture sono caratterizzate da un elevato livello di personalizzazione e possono essere gestite in maniera totalmente autonoma.

Di seguito proponiamo dei video di esempio che saranno di aiuto per capire come impostare correttamente questi due parametri.
 

 

 

 

 
Creazione di una fattura elettronica mediante software

Una volta eseguita la configurazione dei principali parametri, che possono essere cambiati in ogni momento, il servizio è pronto per inviare e ricevere fatture elettroniche.

Generalmente, i servizi per la fatturazione elettronica offrono delle interfacce semplificate, in grado di guidare il cliente verso una corretta compilazione dei dati necessari.
La compilazione di una fattura elettronica, finisce così per avere forti analogie con la compilazione manuale di una fattura cartacea. In questi casi, inoltre, viene in aiuto la digitalizzazione che consente una maggiore rapidità nell’inserimento delle informazioni.

Teniamo conto, infatti, che tutti i dati che verranno inseriti nella fattura potranno essere salvati come “anagrafiche” andando così a creare degli archivi di informazioni (ad esempio: clienti, metodi di pagamento, prodotti e servizi) che potranno essere richiamati in fattura tramite un semplice click.

Altro vantaggio nella compilazione di una fattura elettronica, inoltre, è la presenza di calcolatori automatici che si occupano di modificare il totale della fatture e di conteggiare tutto quello che serve in maniera dinamica, così da avere sempre la situazione aggiornata sul netto a pagare.

Infine, l’utilizzo dei software specifici consente la creazione automatica di file XML. Mentre va avanti la compilazione della fattura attraverso l’editor, il sistema converte automaticamente i dati in formato XML, così, al momento dell’invio, quello che verrà trasmesso al Sistema di Interscambio è il file fattura nel formato standard stabilito dalla normativa.

Per dare l’idea della semplicità di compilazione e delle numerose opzioni di personalizzazione che consente il servizio di Aruba, proponiamo di seguito due esempi di compilazione, con le diverse modalità di creazione disponibili sul software.

 

 

Come caricare fatture XML

Non tutti i clienti, tuttavia, hanno la necessità di un sistema che generi file in formato XML.
È infatti possibile che aziende e partite IVA siano già dotate di un software specifico per la creazione di file in formato XML e che quindi abbiano bisogno solamente di affidare questi file ad un intermediario accreditato che si occupi della trasmissione al Sistema di Interscambio.
Per questo, il servizio di Aruba offre anche la possibilità di caricare sul sistema file XML già pronti per l’invio. Sul nostro software la procedura di caricamento, sia di singoli file sia di più file contemporaneamente, è comoda e rapida e può essere eseguita con un semplice drag&drop.

Nel video viene illustrato un esempio di caricamento e invio di file in formato XML

 

La trasmissione al Sistema di Interscambio e la ricezione delle notifiche

Trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate

Una volta creata la fattura o caricati i file XML sul sistema, si potrà inviare la fattura.

La vera innovazione della fatturazione elettronica è l’integrazione con il Sistema di Interscambio, il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che ha il ruolo di:

• Ricevere le fatture in formato XML,
• Effettuare controlli sui file ricevuti,
• Inoltrare le fatture ai destinatari.

Il Sistema di Interscambio è una sorta di “postino” che ha il compito di ricevere fatture da soggetti o intermediari accreditati, verificare i dati delle fatture e inoltrarle ai destinatari.
Quello che per l’utente è una semplice operazione di invio della fattura, innesca una serie di procedure automatiche che fanno sì che il documento elettronico transiti attraverso il Sistema di Interscambio, venga controllato e quindi recapitato al destinatario, aggiungendo l’eventuale apposizione di firma qualificate dove necessario, come in caso di invio di fatture alla PA.
Con il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba, gli utenti potranno avere piena visibilità dello stato delle fatture, sia nella home page del Pannello di gestione del servizio, sia tramite notifiche su casella PEC.
Tutto quello che riguarda lo stato delle fatture e del servizio verrà comunicato all’indirizzo PEC indicato dal titolare del servizio: ecco perché, in fase di acquisto e configurazione della Fatturazione Elettronica è opportuno avere a disposizione un indirizzo PEC attivo e funzionante.




In caso di esito negativo e di mancata consegna al destinatario della fattura, sia nello stato dell’invio sia nelle notifiche verrà segnalato l’errore riscontrato.

Grazie alle funzionalità del servizio di Fatturazione Elettronica, inoltre, le fatture scartate potranno essere corrette ed inviate nuovamente al destinatario, rispettando precise tempistiche previste dalla normativa, che di solito sono di 5 giorni.

Una volta che le fatture risulteranno corrette e prive di errori, queste verranno recapitate al destinatario, in base alla modalità specificata sul file XML o all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

 

Il ciclo passivo di fatturazione: la ricezione di fatture sull’applicazione web

Recapito di fatture in formato digitale secondo una delle modalità di ricezione previste dalla normativa

Abbiamo già avuto modo di approfondire l’argomento sulla ricezione delle fatture elettroniche all’interno di un precedente articolo.

In questo caso ci concentreremo invece sulla modalità di ricezione fatture direttamente sull’applicazione web. Per rendere possibile questo sarà necessario che il mittente della fattura compili in modo corretto la voce “identificativo” inserendo il codice destinatario tra i dati del cliente.

Il codice destinatario è un codice alfanumerico che viene fornito dall’Agenzia delle Entrate agli intermediari accreditati per l’invio e la ricezione di fatture elettroniche.
Naturalmente è importante ricordare che il recapito indicato all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate verrà utilizzato come prioritario, indipendentemente da quello che sarà indicato nel file fattura.

Il codice che identifica Aruba è KRRH6B9 e sarà il codice da comunicare ai fornitori da tutti coloro che desiderano ricevere fatture direttamente sull’applicazione. Naturalmente questo, unito ai dati del destinatario della fattura, rappresenterà “l’indirizzo” preciso a cui recapitare il documento elettronico.
Il nostro consiglio è di registrare il codice destinatario KRRH6B9 direttamente all’interno del portale dell’Agenzia delle Entrate così da ricevere sempre fatture sull’applicazione web, indipendentemente da quello che il mittente della fattura indicherà come recapito.

Questo consentirà di usufruire di una serie di vantaggi, ad esempio:

• Si avrà la certezza che non vengano commessi errori in fase di inserimento del codice destinatario da parte del mittente,
• Non sarà necessario comunicare in modo capillare il proprio codice destinatario a tutti i fornitori che dovranno emettere fattura per noi.

Due benefici particolarmente importanti se consideriamo che, in caso di un inserimento errato del codice sul file fattura da parte del mittente, questa non verrà recapitata al destinatario.
Per capire meglio la modalità di compilazione e visualizzare dove reperire e come comunicare il codice destinatario del servizio di Fatturazione Elettronica, guarda la videoguida.
Non bisogna poi dimenticare che la ricezione di fatture direttamente sull’applicazione web facilita e velocizza sicuramente il successivo passaggio: quello della conservazione delle fatture elettroniche.

Come avviene la conservazione delle fatture elettroniche

Conservazione digitale delle fatture inviate e ricevute

Nei processi di fatturazione elettronica, la fase di conservazione assume un’importanza rilevante, tanto da prevedere regole specifiche dettate dalla legge.
Tutte le fatture inviate e ricevute, ma anche le notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio e le comunicazioni Finanziarie inviate devono essere conservate, con modalità digitali, per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.

Nel caso di Aruba, la conservazione delle fatture elettroniche inviate e ricevute, delle notifiche e delle comunicazioni finanziarie, è inclusa nell’offerta annuale di Fatturazione Elettronica, che mette a disposizione 1 GB di spazio su cui possono essere conservate fino a 100.000 fatture dal peso medio di 10 kb ciascuna per tutto il periodo di validità del servizio.

Nel nostro caso, il processo di conservazione è estremamente semplificato: questa infatti verrà eseguita in modo automatico, senza che sia necessario alcun intervento da parte dell’utente.
Nelle varie sezioni del Pannello (fatture inviate, fatture ricevute ecc…), un'icona indicherà, per ciascun file, se questo è stato conservato. In ogni momento, inoltre, potranno essere scaricati i  Pacchetti di Archiviazione (PdA) conservati da esibire in caso di controllo fiscale.

La Fatturazione Elettronica di Aruba, inoltre, mette a disposizione delle comode funzionalità “massive” che consentono l’esecuzione di operazioni contemporaneamente su più file.

Si tratta chiaramente di un sistema che lascia estrema libertà all’utente: la possibilità di scaricare, anche in modo massivo, i documenti conservati permette di non vincolare coloro che vorranno utilizzare sistemi di conservazione diversi da quello di Aruba, che dovranno esibire massivamente una serie di documenti, oppure che vorranno dismettere il servizio di Fatturazione Elettronica ma vorranno continuare a conservare i propri documenti attraverso altri sistemi.

La protezione dei tuoi dati è garantita

In tutto questo processo, è evidente come sia enorme la quantità di dati e informazioni che viene scambiata tra operatori e sistemi eterogenei. Quello della privacy e della protezione dei dati diventa così un tema estremamente caldo e di rilevanza fondamentale.

Per Aruba, la sicurezza dei dati e la tutela della privacy dei propri clienti è una priorità, per questo, a tutti coloro che sceglieranno di affidarsi al servizio di Fatturazione Elettronica, verrà garantito il massimo rispetto di contenuti, dati e informazioni che rimarranno sempre e solo sotto il diretto controllo del titolare del servizio.

Aruba stessa non ha accesso ai dati dei clienti, tranne a quelli indispensabili per l’erogazione e funzionamento dei servizi e, soprattutto, come precisato anche nelle policy aziendali, i dati forniti, di qualunque genere siano, non vengono utilizzati né per la vendita né per la cessione e l’utilizzo da parte di terzi.
 
Molteplici certificazioni ottenute nel corso degli anni, inoltre, confermano gli elevati standard di sicurezza e qualità.
Aruba è certificata ISO 27001, specifica nell’ambito della sicurezza dei dati ed è un Trust Service Provider a norma eIDAS.
Questo significa che, in quanto Certification Authority abilitata alla fornitura di servizi di come PEC, Firma Digitale, SPID   ecc…Aruba è sottoposta a procedure di certificazione, accreditamento e controlli da parte di specifici organismi di vigilanza.
Naturalmente, la necessità di mantenere elevati standard qualitativi e di sicurezza per l’erogazione di questi servizi, si riflette anche sulla Fatturazione Elettronica per la quale vengono applicati gli stessi principi, nonostante la normativa stessa sulla fatturazione non preveda standard di così elevato livello da parte dei fornitori.
 
La sede legale e i data center Aruba, inoltre, sono stabiliti in Italia, pertanto tutti i dati dei clienti vengono gestiti in conformità alle leggi italiane ed europee, come la recente normativa sulla protezione dei dati, più noto come GDPR.
 
È evidente, quindi, come tutto ciò faccia di Aruba uno dei partner tecnologici più sicuri per la gestione dei dati.