La fase di conservazione di una fattura elettronica assume la stessa importanza della sua creazione, invio e ricezione. È infatti fondamentale conservare le fatture secondo quanto previsto dalla legge.
Conservare i documenti è un passaggio essenziale che segue la creazione e l’invio ma anche la ricezione. La conservazione delle fatture elettroniche è un obbligo previsto dalla legge e che quindi deve essere svolta secondo regole e procedure tecniche ben precise.
Conservazione delle fatture: la normativa
La normativa riguardante la conservazione dei documenti è frammentata e stratificata nel tempo.
Le indicazioni in merito, infatti, si ritrovano nel Codice Civile, dove si specifica che “Le scritture contabili e i documenti devono essere conservati per dieci anni a decorrere dalla cancellazione della società dal registro delle imprese”.
Si occupa di conservazione dei documenti fiscali anche il Codice dell’Amministrazione Digitale del 2013, in cui si stabilisce che: “I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, […] sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche”.
Con il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, si inizia invece ad entrare maggiormente nel merito della conservazione di un particolare tipo di documenti informatici, ovvero le fatture elettroniche.
Tema ripreso dalla Legge di Bilancio 2018 e soprattutto dal punto 7 del Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, che definisce specifiche linee guida per l’attuazione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 2019.
È così che la conservazione sostitutiva di fatture inviate e ricevute, ma anche di tutte le comunicazioni provenienti dal Sistema di Interscambio, nonché delle comunicazioni finanziarie, assume una rilevanza fondamentale nell’ambito dei processi di fatturazione elettronica.
Che cosa è la conservazione sostitutiva e perché si applica
Nella definizione dell’AGID (Agenzia per l’Italia digitale), la conservazione sostitutiva è “l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici” che ha lo scopo fondamentale di garantire nel tempo le loro caratteristiche di:
- integrità: è la caratteristica di un documento di rimanere completo e inalterato, ovvero senza aver subito modifiche non autorizzate;
- autenticità: è la qualità di un documento informatico atta a garantire che esso sia esattamente ciò che dichiari di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche successive;
- leggibilità: è la qualità che riguarda la conservazione della fruibilità della fattura dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione;
- affidabilità: si riferisce al livello di fiducia che colui che legge il documento ripone nel documento informatico, in particolare in una sua visualizzazione leggibile;
- reperibilità: ovvero la capacità di reperire ed esibire il documento informatico in modo integro, autentico, leggibile e affidabile. Per legge infatti il contribuente è tenuto a conservare elettronicamente i documenti e le fatture e in caso di verifiche, controlli o ispezioni ed esse dovranno aver mantenuto queste cinque caratteristiche.
La conservazione sostitutiva a norma prevede regole specifiche fissate dalla legge. Si tratta quindi di un processo articolato che va ben oltre la semplice archiviazione informatica di file. La conservazione può essere gestita direttamente all’interno dell’organizzazione oppure delegata a terzi. L’importante è che questa venga gestita da “
pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale”.
La conservazione digitale a norma prevede figure specifiche: l’utente, il produttore e il responsabile della conservazione.
Utente e produttore, semplificando, identificano coloro che utilizzano il servizio e producono i file da porre in conservazione. Possono quindi anche coincidere ed essere sia persone fisiche sia persone giuridiche.
Uno dei ruoli chiave del processo di conservazione sostitutiva, invece, è il responsabile della conservazione che, tra i vari compiti ha anche quelli di:
- definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione;
- gestire il processo di conservazione e monitorarne la funzionalità.
Per quanto concerne invece il processo di conservazione, si identificano 3 fasi principali:
- versamento dei file;
- archiviazione;
- distribuzione.
Il produttore affida al responsabile della conservazione un pacchetto di versamento, ovvero un “contenitore” all’interno del quale sono racchiusi i file da porre in conservazione. Il responsabile della conservazione si fa quindi carico di controllare che i documenti abbiano i requisiti necessari per poter esser versati in conservazione. La legge, infatti, stabilisce anche una serie di formati accettati e ritenuti validi per la conservazione. Una volta superata la fase di controllo, il responsabile genera il rapporto di versamento, con il quale dichiara di aver preso in carico i documenti e li archivia nel sistema di conservazione, modificando la natura del “contenitore” dei dati che diventerà, a questo punto, un pacchetto di archiviazione.
Il pacchetto di archiviazione non è altro che un pacchetto informativo composto da uno o più pacchetti di versamento e da un indice di conservazione che contiene le informazioni relative al pacchetto di archiviazione in formato xml, strutturato secondo lo standard SInCRO (standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione). Il pacchetto di archiviazione prevede anche l’apposizione di firma digitale qualificata e la marcatura temporale.
Per distribuzione, si intende invece il passaggio logico successivo e che prevede, quindi, la creazione di un “pacchetto di distribuzione” e che servirà essenzialmente ad esporre correttamente i documenti in caso di richiesta di verifica.
Come si conservano le fatture elettroniche?
Come già spiegato, anche le fatture elettroniche devono essere soggette a conservazione e, come già visto, è necessario affidarsi a soggetti accreditati come conservatori.
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un sistema gratuito di conservazione dei documenti. Ma uno dei limiti del servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate sta nella conservazione limitata alle sole fatture, mentre le leggi sulla conservazione impongono che anche i registri e tutti i documenti relativi al ciclo attivo e passivo siano conservati elettronicamente. Una delle prime scelte che imprese e professionisti si troveranno ad affrontare al momento del passaggio alla fatturazione elettronica sarà decidere se delegare completamente o in parte le diverse fasi del ciclo di fatturazione, attiva e passiva, fino ad arrivare alla conservazione di fatture e notifiche.
In molti casi, le aziende software che forniscono sistemi per la fatturazione elettronica, propongono anche sistemi di conservazione a norma delle fatture e delle notifiche che sono praticamente trasparenti per il cliente finale.
Il complesso processo di conservazione viene così eseguito in automatico, senza che siano necessarie particolari competenze da parte di chi utilizza i software per l’emissione di fatture.
Tuttavia, esistono realtà che già si affidano a sistemi di conservazione propri. Per questo, la circolare 13 del 2/7/2018 ha stabilito che i detentori di una partita IVA possono conservare anche copie informatiche delle fatture elettroniche in uno dei formati previsti dalla normativa (ad esempio: pdf / jpeg / txt) e quindi considerati idonei per la conservazione sostitutiva.
Chi è obbligato alla conservazione di fatture elettroniche?
Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
Questo è abbastanza chiaro e, come detto sopra, l’Agenzia delle Entrate, le aziende software che propongono servizi di conservazione integrati con quelli di fatturazione o i soggetti accreditati come conservatori digitali, offrono un ventaglio di soluzioni adatte alle varie esigenze.
Nell’ambito della Legge di Bilancio 2018 e di circolari e ulteriori leggi successive, tuttavia, sono stati identificati una serie di soggetti che, seppur titolari di Partita IVA, sono stati esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica.
Tra questi citiamo:
- imprese e lavoratori che operano nel regime di vantaggio;
- imprese e lavoratori che operano nel regime forfettario;
- piccoli produttori agricoli;
- medici, farmacisti e operatori sanitari per le operazioni già trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria;
- associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000€ / anno;
- le imprese che devono fatturare beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari.
È chiaro quindi, come questi soggetti, soprattutto le numerosissime imprese, professionisti e in generale tutti i soggetti che operano nei regimi forfettario e dei minimi, si trovano in un “limbo” in cui, fino a qualche giorno fa, la legge stessa non aveva fatto chiarimenti. Ricordiamo infatti che questi soggetti non sono obbligati dalla legge ad utilizzare la fatturazione elettronica, ma possono farlo. Ed è sempre facoltativa per loro la possibilità di ricevere fatture tramite un codice destinatario (per coloro che quindi hanno scelto di dotarsi di un sistema che consente la fatturazione elettronica), tramite PEC oppure in formato cartaceo o per email standard.
In tal caso, sono obbligati alla conservazione delle fatture elettroniche? E, nel caso emettano fatture cartacee ma ne ricevano di digitali, sono obbligati alla conservazione di queste ultime?
Proprio per dare risposta a questi interrogativi che ancora circolavano alla viglia dell’obbligo, lo scorso 30 novembre 2018, l’Agenzia delle Entrate si è espressa in tal senso proprio all’interno delle FAQ pubblicate sul loro sito. È stato quindi ribadito come, tali operatori, non solo non hanno l’obbligo di emettere fatture elettroniche, ma per questi non vige neanche l’obbligo di conservazione sostitutiva delle copie di fatture ricevute tramite email o in versione cartacea.
È quindi chiaro come soggetti in regime di vantaggio o forfettario debbano dotarsi di sistemi che consentono la conservazione sostitutiva delle fatture ricevute, solo nel caso in cui abbiano scelto il
recapito tramite PEC o
Codice Destinatario.
Questo naturalmente, apre anche la strada ad una terza modalità di conservazione delle fatture, oltre ai due precedentemente citati, in cui il destinatario sarà libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche stabilite dalla normativa vigente.
Nel nostro video ti mostriamo come devono essere conservate le fatture elettroniche.