Ordini elettronici via NSO, la soluzione Aruba

Il processo di dematerializzazione documentale, semplificazione e trasparenza continua il suo iter segnando un nuovo punto di inizio nei rapporti tra privati e Pubbliche Amministrazioni del Servizio Sanitario Nazionale. Dal 1 febbraio 2020 è scattato l’obbligo per queste ultime di ordinare beni e prodotti esclusivamente in modalità elettronica, facendo transitare gli ordini stessi dal Nodo di Smistamento Ordini.

Dal 1 febbraio 2020 le Pubbliche Amministrazioni appartenenti al Servizio Sanitario Nazionale, chi opera per loro conto e i fornitori, sono obbligati a eseguire o ricevere ordini per beni e prodotti in modalità digitale, facendoli transitare attraverso il Nodo Smistamento Ordini.
Con un meccanismo simile a quello che regola il processo delle fatture elettroniche, quindi, anche gli ordini delle PA legate al SSN vengono mediati da un sistema centrale che fa capo al Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
E proprio da quest’ultimo deriva la descrizione, inserita nelle regole tecniche, del compito del Nodo di Smistamento degli Ordini:

“…NSO è una sorta di postino intelligente che gestisce lo scambio, tra clienti e fornitori, degli ordini di acquisto (e degli altri documenti eventualmente occorrenti). Oltre a provvedere al loro recapito, NSO verifica che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento”.

Il nuovo obbligo, per il momento, è entrato in vigore in maniera solo parziale, visto che riguarda solamente gli ordini per beni e prodotti.

La Legge di Bilancio 2018, infatti, aveva inizialmente previsto l’obbligo sia per gli ordini relativi a beni sia per quelli relativi ai servizi.
Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 27 dicembre 2019, invece, ha rimandato l’obbligo di ordine elettronico per i servizi al 1 gennaio 2021, delineando già un processo di costante cambiamento destinato a coinvolgere un numero sempre più elevato di ambiti della Pubblica Amministrazione, con il fine ultimo di una maggior trasparenza nella gestione della cosa pubblica.

Cosa si intende per ordine elettronico?

Ma entriamo nel merito degli ordini elettronici e delle regole previste per la loro emissione e ricezione.
Il testo legislativo ha previsto l’introduzione di 3 tipi di ordine:

• Ordine semplice: come suggerisce il nome stesso è il tipo di ordine più lineare, in cui la PA del Servizio Sanitario Nazionale esegue un ordine verso un fornitore che potrà dare la sua risposta di accettazione, rifiuto o modifica dell’ordine solamente attraverso i canali tradizionali (fax, telefono, email, ecc…) e non prevede quindi ulteriori azioni o risposte in forma telematica. In questo caso tuttavia, il mittente, può comunque sostituire e annullare l’ordine precedente inviandone uno nuovo.
• Ordine completo: in questo tipo di ordine, i rapporti tra cliente (PA del SSN o un suo intermediario) e fornitore vengono gestiti in modalità telematica. Nell’ordine completo sono quindi previsti almeno 3 elementi, ognuno poi con varie declinazioni:
  • L’ordine vero e proprio (o ordine iniziale nella terminologia del legislatore) che viene emesso dalla PA nei confronti del fornitore.
  • La risposta del fornitore (di accettazione, rifiuto, conferma ricezione o modifica).
  • L’eventuale ordine di riscontro da parte della PA con il quale può accettare, rifiutare o sostituire nuovamente quanto proposta nella risposta di modifica del fornitore.
• Ordine pre-concordato: in questo caso è il fornitore stesso che invia una proposta di ordine alla PA, per poi proseguire l’interazione proprio come accade nell’ordine completo.

Tutti gli scambi devono avvenire in modalità digitale attraverso canali accreditati e ordini e relative risposte devono transitare attraverso il Nodo Smistamento Ordini.
Questo significa quindi che una vasta platea di Enti e loro fornitori dovranno obbligatoriamente dotarsi di strumenti idonei per l’elaborazione, la ricezione e la conservazione di ordini elettronici nel formato standard previsto dalla normativa, pena la mancata evasione e pagamento degli ordini di prodotti pervenuti in modalità diverse da quella elettronica.

Il modulo ordini elettronici di Aruba

Per rispondere a questa necessità, Aruba propone il modulo ordini elettronici, integrato con il servizio di Fatturazione Elettronica, che consente ai fornitori delle PA del Sistema Sanitario nazionale, di ricevere ordini elettronici, inviare risposte e conservare ordini e notifiche NSO secondo quanto previsto dalla normativa.
Il modulo per gli ordini elettronici, infatti, è fruibile attraverso lo stesso Pannello di gestione della Fatturazione, al quale quindi si può accedere con i medesimi dati in caso si possieda già il servizio. Questo consente inoltre di gestire attraverso un unico sistema sia fatture elettroniche sia ordini elettronici, condividendo anagrafiche, impostazioni e centro notifiche.

Una volta attivato il modulo, per ricevere ordini basterà comunicare il codice destinatario ordini elettronici di Aruba:

HNLG6PIM

Il modulo di Aruba consente di gestire ordini semplici e completi e consente una verifica accurata di ordini, risposte e riscontri grazie alla visualizzazione in tempo reale dello stato in cui si trovano e dell’azione da eseguire per proseguire nel processo di evasione, semplificando così, lato utente, la complessità di alcune tipologie di ordinazione.
Una comoda visualizzazione in forma tabellare, inoltre, chiarirà la presenza di uno o più ordini successivi collegati all’ordine iniziale, con la possibilità di visualizzare il dettaglio e quindi lo storico di un preciso ordinativo.