C’è un modulo, all’interno del sistema di
fatturazione elettronica di Aruba, in grado di fare la differenza quando si porta avanti un negozio online e il tempo è una delle risorse più preziose che si abbiano a disposizione. Questo modulo è quello dedicato a
WooCommerce e il motivo per cui questo elemento possa fare la differenza è molto semplice: trasforma due elementi separati in un processo univoco e integrato, nel quale gli automatismi generano valore.
Un modulo per una vera transizione digitale
Quando si parla di transizione digitale non si fa riferimento soltanto alla digitalizzazione dei singoli elementi di una procedura, ma alla trasformazione di un intero processo. Il vantaggio strategico della transizione digitale, infatti, sta nel valore che è possibile esprimere quando un’intera filiera di procedimenti può essere integrata attraverso la digitalizzazione delle informazioni, affinché possano “scorrere” da un software all’altro, e da un applicativo a un altro, senza che occorra alcuna trascrizione che ponga la risorsa umana nuovamente nella posizione di semplice scribacchino.
Questo è in grado di fare il modulo WooCommerce:
unisce il CMS in uso con il sistema di fatturazione elettronica adottato, trasformandoli in una cosa sola che funziona in totale autonomia. Non serve più l’intermediazione di una persona nell’avviare il processo o nel trascrivere i dati, perché il modulo consente di automatizzare completamente la procedura a costi contenuti.
Il risultato? Maggior tempo da dedicare ai prodotti, per verificare le spedizioni, per sviluppare contenuti sul sito, per studiare le scontistiche, per analizzare i log, per lavorare sulla SEO e tutto quanto necessario per potenziare il proprio e-commerce invece che perdersi dietro alla burocrazia delle fatture.
Come funziona
Nel momento stesso in cui viene effettuato un nuovo ordine sul proprio e-commerce (basato sul sistema WooCommerce, estremamente diffuso per gestire facilmente i negozi online), i dati vengono trasferiti ad Aruba attraverso il plugin. Il trasferimento dei dati genera istantaneamente un ordine di vendita e sarà possibile scegliere inoltre se creare e inviare in automatico la relativa fattura all’Agenzia delle Entrate.
Per potersi avvalere del plugin
occorre anzitutto aver sottoscritto i moduli aggiuntivi Documenti e WooCommerce nel proprio abbonamento al servizio di fatturazione elettronica di Aruba: si tratta di una spesa minima rispetto ai vantaggi conseguibili e va a potenziare quello che è il servizio erogato da Aruba per chi intende gestire in modo intelligente le proprie e-fatture.
Occorre inoltre
scaricare il plugin, autenticarsi nel pannello di WordPress e quindi aggiungere il file. A questo punto non resterà che
installare il plugin, operazione del tutto banale e simile a quanto si farebbe per qualsiasi altro plugin di WordPress, e avviare l’installazione.
Una volta attivato, il plugin necessita di una semplice configurazione.
Le informazioni da inserire sono le seguenti:
I due codici possono essere creati attraverso la voce “Moduli e-commerce” sul menu, quindi “Aggiungi nuovo” per poter creare le credenziali da utilizzare all’interno del plugin.
Una volta creato il collegamento, è necessario configurare le impostazioni che determinano il funzionamento del plugin, così da poter calibrare al meglio ogni singola opzione e disporre esattamente dello strumento più adatto alle proprie esigenze.
Innanzitutto è possibile scegliere se creare manualmente o automaticamente la fattura sul pannello di Fatturazione; l’ordine di vendita corrispondente sarà invece sempre creato automaticamente.
In caso di scelta della creazione automatica della fattura, è possibile optare per la modalità con cui la fattura viene creata, avendo a disposizione tre opzioni distinte sulla base dello stato dell’ordine presente sul proprio negozio online:
- Stato “Completato” (opzione di default): la fattura generata quando la gestione dell’ordine è terminata;
- Stato “In lavorazione”: la fattura generata quando si riceve il pagamento e parte la lavorazione dell’ordine;
- Stato “In sospeso”: la fattura generata quando si attende il pagamento tramite bonifico, dunque con tempi dilazionati rispetto ad altre modalità di pagamento.
Si può inoltre scegliere la modalità “Automatica” o quella “Manuale” per stabilire se la fattura possa essere inoltrata immediatamente al Sistema di Interscambio o se si preferisce procedere autonomamente.
Altre opzioni disponibili:
- Descrizione da inserire in fattura, scegliendo la dicitura da far comparire in questo campo;
- Creazione fatture per persone fisiche, scegliendo se generare sempre o meno una fattura nel caso in cui il cliente finale sia una persona fisica;
- Invio automatico di una copia di cortesia, sfruttando l’autenticazione SMTP per la spedizione della fattura via email;
- Segnalazioni di incassi per le fatture pagate, registrando come “Incassate” le cifre relative nel pannello di Fatturazione Elettronica di Aruba;
- Creazione e aggiornamento delle anagrafiche, tenendo le anagrafiche del servizio di Fatturazione sempre aggiornate grazie al confronto tra i dati dell’acquirente e quelli in rubrica.
Nelle impostazioni è necessario definire anche i metodi di pagamento prescelti e le
aliquote di imposta relative ai prodotti o alle attività oggetto delle vendite.
Gli aggiornamenti del plugin sono semplici poiché non richiedono una nuova riconfigurazione: nell’atto dell’installazione del nuovo plugin scaricato, infatti, il sistema lo riconosce in automatico e chiede se si voglia semplicemente sostituire la vecchia versione con la nuova:
Questa procedura consente di installare il nuovo pacchetto senza perdere le configurazioni già predisposte, così da poter avere un plugin sempre aggiornato, al massimo dell’efficienza e della sicurezza grazie agli update predisposti dagli sviluppatori.
Il modulo WooCommerce crea un vero e proprio ponte tra il proprio negozio e il proprio ufficio: consente di automatizzare la trasmissione dei dati, la produzione delle fatture, l’invio delle stesse e la registrazione dei pagamenti effettuati. è possibile cambiare marcia, insomma, recuperando molto tempo che è ben più utile spendere altrove.
Quanto costa?
Utilizzare il modulo WooCommerce ha un costo pari ad appena 29 Euro+IVA/anno (39 Euro+IVA al rinnovo) per tutti coloro che hanno già il servizio di Fatturazione Elettronica attivo.
Chi è alla
prima attivazione potrà testare il tutto al costo di appena 1 Euro al mese (+IVA) per i primi tre mesi, per poi far fronte a soli 84€/anno+IVA al rinnovo (Fatturazione Elettronica base + Modulo Documenti +Modulo WooCommerce).
I conti sono presto fatti: basterà risparmiare anche solo un’ora di lavoro per aver già ampiamente motivato l’utilizzo di un servizio di questo tipo, che ben completa la Fatturazione Elettronica di Aruba e che rende completamente integrato il processo che parte dall’acquisto, passa per la gestione dell’ordine e termina con l’invio della fattura.
La transizione digitale è un cambio di paradigma: rivoluziona i metodi, impone nuovi strumenti, taglia i costi e migliora il lavoro. In questo caso è sufficiente passare per un semplice plugin e tutto cambia da un momento all’altro: merito dei CMS, di WooCommerce e di quanti scelgono il plugin Aruba per trasformare il tempo in nuovo valore.