Quando si parla di “dematerializzazione”, occorre immaginare un mondo nel quale non ci sono più sportelli, né le code annesse, né i tempi di spostamento verso l’ufficio preposto, né le carte da stampare per ottemperare a tutte le richieste del caso. Dematerializzazione è infatti anche la scomparsa del documento in sé, privilegiandone la natura digitale alla quale attribuire pari dignità. Dematerializzazione è tutta la somma dei protocolli e delle possibilità che scaturiscono da questa nuova dimensione: emblema perfetto ne è il nuovo servizio di
consegna documenti e istanze messo a punto dall’Agenzia delle Entrate.
Quello che prima funzionava inevitabilmente con carta o CD da depositare negli archivi del Fisco, ora procede per altre strade ben più comode, rapide, affidabili e sostenibili: basta uno SPID per accedere, basta una firma digitale per validare il documento, basta una PEC per ottenere una ricevuta.
Consegna documenti e istanze: come si fa?
La novità, che ha segnato un “prima” e un “poi” nel rapporto tra il contribuente e l’Agenzia delle Entrate, consta in una procedura specifica di consegna dei documenti senza dover passare per le pratiche tradizionali. I vantaggi sono molti: meno tempo perso, minori costi, minor impatto ambientale, minori incertezze in fase di compilazione e deposito.
Il nuovo servizio web, semplice e intuitivo, consente agli utenti abilitati di consegnare documenti e istanze in modalità telematica e ottenere la ricevuta di protocollazione.
I requisiti per poter sfruttare questa funzione sono minimi e constano essenzialmente nel possesso di quelle credenziali che il Fisco richiede per poter procedere.
Si parte da uno SPID, con il quale poter entrare nel proprio account presso il Fisco. Lo SPID (o in alternativa CIE/CNS) consente di certificare la propria identità e, pertanto, la definizione della persona fisica che sta procedendo al deposito degli atti.
Cuore centrale del deposito sta nella
Firma Digitale, poiché è con quest’ultima che si crea una connessione diretta e incontrovertibile tra l’identità personale e i contenuti del documento. Con la firma digitale, infatti, la persona esplicita specifici contenuti in modo inoppugnabile: quest’ultimo passaggio consente pertanto di evitare la consegna a mano, di persona e previa identificazione con documento di identità, poiché sono i protocolli digitali a consentire di conoscere il contribuente per autorizzarne le pratiche utili. I documenti firmati digitalmente possono essere depositati nei formati PAdES e CAdES.
Deposito e ricevuta
In caso di possesso di un indirizzo PEC, inoltre, diventa possibile ottenere anche la ricevuta di deposito degli atti, così da poter avere una prova della bontà della procedura e di poter avere la serenità di una conferma anche a distanza, anche in assenza di una interazione umana con un qualche addetto dell’Agenzia delle Entrate.
L’Agenzia delle Entrate spiega che la nuova procedura di consegna documenti e istanze “
può essere utilizzata in tutti quei casi in cui la normativa o i provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle Entrate non prevedono una specifica modalità di presentazione, trasmissione o comunicazione”: si fa dunque esclusione di deleghe di accesso al cassetto fiscale, della consegna dell’IBAN per l’accredito di rimborsi fiscali o la presentazione di istanze di interpello. Negli altri casi (fatta esclusione di quelli in cui esistono procedure specifiche dedicate, quali ad esempio la registrazione di contratti di locazione), sia che il deposito di documenti e istanze avvenga per propria iniziativa o su richiesta dell’Agenzia, sarà sufficiente seguire l’apposita procedura.
I file depositati non possono avere dimensione superiore a 20MB e si possono consegnare (allegati compresi) fino a 10 documenti in contemporanea. Il canale non ha orari né giorni di chiusura: è prerogativa del digitale essere sempre disponibile per sbrigare le pratiche che un ufficio potrebbe gestire soltanto con i tempi e le incertezze proprie della burocrazia.
La ricevuta di protocollazione è garantita al pari di quanto accadrebbe a seguito di un deposito cartaceo (o su altri supporti fisici, quale ad esempio un DVD).
Spiega l’Agenzia delle Entrate: “
Fornendo l’indirizzo pec o la mail e/o un numero di cellulare è possibile ricevere l’avviso di disponibilità della ricevuta di consegna o della ricevuta di scarto, qualora l’invio non vada a buon fine”.
Per sé o per altri
La procedura di consegna documenti e istanze per via digitale può essere portata avanti anche per conto di persone terze: in tal caso tra i documenti depositati in allegato occorre includere anche una procura compilata e firmata, oppure una dichiarazione sostitutiva che consentiranno all’Agenzia di procedere nel migliore dei modi. Durante le fasi di upload è pertanto necessario esplicitare se l’operazione che si sta portando avanti sia legata a questioni personali (“per me stesso”) o per delega (“per conto di un altro soggetto”): in quest’ultimo caso andrà dichiarato il codice fiscale del diretto interessato, l’eventuale parentela o comunque il legame a monte della delega.
Un’apposita guida messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate esplicita ogni singolo passaggio (
scaricala qui) e consente così di verificare in ogni dettaglio quali siano i vantaggi evidenti del poter portare avanti per via digitale un deposito di documenti e istanze. Il rapporto tra contribuente e Fisco non si fa soltanto più amichevole, ma anche più conveniente, comodo e facile: la base di questo dialogo è fatta di bit, con lo SPID a garantire per l’identità e la Firma Digitale per i contenuti della pratica.