La
posta elettronica certificata costituisce uno
strumento idoneo ad assicurare nelle procedure relative i concorsi pubblici quei principi di celerità, imparzialità ed economicità che sono indicati nell’art. 35 del d.vo n. 165/2001.
E’ così che con la circolare n. 12/2010 il Ministero della Funzione Pubblica chiariva, già dieci anni fa, la possibilità di utilizzare la posta elettronica certificata nell’ambito delle procedure concorsuali pubbliche, eliminando alcuni dei dubbi che erano sorti nella pubblica amministrazione.
Questa circolare e le successive modifiche, apportate negli ultimi anni al Codice dell’Amministrazione Digitale, ufficializzano il ruolo della PEC come vero e proprio recapito digitale per il cittadino.
La PEC infatti può essere utilizzata, non solo per ricevere tutte le comunicazioni relative ai rapporti intrattenuti con la pubblica amministrazione, ma anche per trasmettere istanze, documenti e dichiarazioni richieste nei procedimenti amministrativi.
Utilizzare la PEC per i concorsi nella pubblica amministrazione
Oggi la PEC è prevista in quasi tutti i
bandi per i concorsi indetti nella pubblica amministrazione quale strumento valido per la trasmissione della domanda e relativa documentazione eventualmente richiesta, per partecipare al singolo concorso.
I vantaggi di utilizzare tale strumento sono evidenti:
a) immediatezza della comunicazione, dato che si tratta di un messaggio di posta elettronica che viene recapitato quasi istantaneamente nella casella dell’amministrazione destinataria;
b) piena prova della data di invio e di ricezione del messaggio, con conseguente opponibilità in caso di contestazioni;
c) certezza ed opponibilità anche del contenuto degli allegati, dato che, ricordiamo, richiedendo la ricevuta “estesa” al momento di invio del messaggio PEC il messaggio che verrà recapitato al mittente come “ricevuta di consegna” conterrà al proprio interno anche tutti i documenti inviati come allegati al messaggio originario, certificando così anche detti allegati.
A questi vantaggi si uniscono indiscutibilmente anche quelli derivanti dal risparmio di costi e tempi rispetto all’invio di una raccomandata ordinaria, dato che non ci sarà bisogno di recarsi presso l’ufficio postale, risparmiando anche il costo di spedizione.
Per quanto riguarda la compilazione delle domande è opportuno precisare che sarà sempre e comunque necessario leggere attentamente quanto previsto dal bando di concorso.
Se, infatti, la quasi
totalità dei bandi indetti dalla pubblica amministrazione consente l’invio delle domande con posta elettronica certificata quasi sempre affiancata da altre modalità, come anche richiesto dalla giurisprudenza amministrativa che ha avuto modo di chiarire la necessità di dover prevedere varie forme di trasmissione delle domande, in modo da consentire a tutti gli interessati la partecipazione al concorso (vd. Tar Puglia, sez. III, sentenza n.752 del 09.06.2016), in alcuni casi sono richiesti anche adempimenti accessori.
Inviare i documenti con la posta elettronica certificata
Usualmente per partecipare al concorso pubblico è sufficiente scansionare la documentazione, ossia la domanda e i relativi allegati, provvista delle sottoscrizioni richieste, e successivamente inviare il tutto, unitamente anche alla scansione di un documento di identità che in tali ipotesi risulta fondamentale, tramite posta elettronica certificata.
Tale invio deve ritenersi pienamente legittimo, in quanto l’art. 65 del Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica sono valide se sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento di identità.
A confermare ciò interviene anche una sentenza (nel caso di specie il Tar Sicilia – Palermo, Sez. I, sent. n. 167 del 18.01.2018) in cui i giudici amministrativi hanno ritenuto illegittimo il bando di concorso della pubblica amministrazione che richiedeva obbligatoriamente la sottoscrizione dei documenti con firma digitale, dichiarando sufficiente l’invio dei documenti scansionati accompagnati dalla copia della carta di identità del concorrente.
E’ quindi di massima importanza, qualora non vi sia la possibilità di sottoscrivere digitalmente i documenti di partecipazione, provvedere ad allegare una copia del documento di identità, pena la possibilità di essere esclusi dalla gara concorsuale.
D’altra parte, è sempre e comunque necessario leggere attentamente il bando di concorso, perché qualora la sottoscrizione digitale venga richiesta per finalità specifiche indicate nello stesso, la sua mancanza potrebbe essere considerata requisito valido a pena di esclusione, con tutte le conseguenze del caso.
Nelle ipotesi in cui la pubblica amministrazione ammetta l’utilizzo della posta elettronica ordinaria sorgono problemi in merito all’onere della prova relativa alla ricezione e trasmissione delle comunicazioni. Recentemente il Tribunale di Firenze (con sentenza n. 1101/2019) ha specificato, infatti, che l’uso della posta elettronica ordinaria implica l’onere di dover provare la ricezione del messaggio da parte del destinatario, onere che invece viene automaticamente assolto con la PEC tramite la produzione dell’apposita ricevuta di consegna.
Ciò è particolarmente valido in merito alla prova della data di spedizione della domanda di partecipazione al concorso (normalmente fissata in 30 giorni dalla pubblicazione del bando in G.U.). Rispettare tale termine è una condizione essenziale per poter considerare la domanda validamente presentata. Mentre per le raccomandate ordinarie fa fede la data del timbro postale, in caso di utilizzo della posta elettronica certificata, che come sottolineato dal Ministero della Funzione Pubblica garantisce qualità, tracciabilità e sicurezza nella trasmissione dei messaggi, sarà fondamentale la corretta conservazione delle ricevute di accettazione e di consegna dei messaggi inviati da parte del Gestore del servizio, dato che queste costituiscono rispettivamente la prova dell’invio e la prova della ricezione nella casella del destinatario della domanda di partecipazione.
Tali messaggi è opportuno che siano conservati fino all’esito della procedura concorsuale in modo da poter sempre fornire prova di quanto in essi contenuto. D’altra parte, si ricorda che il Gestore dei servizi di posta elettronica certificata tiene a disposizione, per un periodo di 30 mesi, i log dei messaggi, in cui sono identificati mittente, destinatari, oggetto, tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.). Sarà quindi possibile dimostrare che un determinato messaggio è stato inviato (e ricevuto dal destinatario) in un certo giorno ed orario, ma ciò non potrà essere di aiuto per recuperare il contenuto del messaggio.
E’ importante sottolineare che la posta elettronica certificata, nell’ambito delle procedure concorsuali pubbliche, può essere utilizzata anche come valido strumento per tutte le comunicazioni afferenti al procedimento, quali richieste di integrazione documentale, pubblicazione delle graduatorie, comunicazioni circa le date in cui si svolgono le prove concorsuali, etc. In tali ipotesi la comunicazione a mezzo PEC è pienamente valida e sostituisce qualsiasi altra tipologia di comunicazione, quindi sarà necessario tenere costantemente monitorata la casella di posta elettronica certificata in modo da essere sempre aggiornati sulla fase procedimentale del concorso a cui si è partecipato.
A quale indirizzo PEC inviare le domande per i concorsi
Infine, è opportuno sottolineare che le domande di partecipazione devono essere trasmesse presso l’indirizzo di posta elettronica certificata indicato nel bando di concorso.
Se infatti è vero che tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a munirsi di una casella di posta elettronica certificata, la quale deve essere pubblicata all’interno dell’apposito indice previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, le previsioni del bando costituiscono sempre lex specialis ed è quindi necessario seguire quanto indicato dalle stesse.
La pubblica amministrazione, infatti, potrebbe avere interesse ad attivare specifici indirizzi di posta elettronica certificata (soprattutto per quelle procedure concorsuali per cui si prevede un numero consistente di partecipanti), anche per non rallentare la normale operatività degli altri uffici. In tali ipotesi, l’invio della domanda di partecipazione ad un indirizzo diverso da quello indicato nel bando potrebbe essere considerato non valido ed inficiare quindi la partecipazione al concorso dato che la domanda si riterrebbe come mai presentata.
Realizzato in collaborazione con l’Avv. Massimiliano Nicotra – Esperto di diritto dell’Informatica