La PEC nell’ambito bancario

La posta elettronica certificata viene utilizzata anche nel settore degli intermediari finanziari, principalmente nei rapporti con gli organi di controllo e di vigilanza. Ad esempio, nell’ambito del monitoraggio fiscale, sono previste da parte dell’Agenzia delle Entrate specifiche comunicazioni via PEC; inoltre gli intermediari finanziari, essendo vincolati alle normative del Testo Unico Bancario e del Testo Unico della Finanza, sono soggetti a comunicazioni verso la Banca d’Italia e la CONSOB che individuano il canale di posta elettronica certificata come canale preferenziale rispetto agli altri consentiti.

La posta elettronica certificata è uno strumento di comunicazione che consente di certificare al mittente, con valore legale, l’avvenuto invio e, soprattutto, l’avvenuta ricezione da parte del destinatario della comunicazione inoltrata. Ciò significa che, a tutti gli effetti, la PEC rappresenta una valida alternativa alla spedizione tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno.
In questo contesto, anche all’interno del settore degli intermediari finanziari si è assistito, in questi ultimi anni, a molti cambiamenti (complice anche l’interesse del Legislatore e delle istituzioni) volti a utilizzare la PEC in luogo dei tradizionali strumenti di comunicazione.
Quali sono, nel dettaglio, i principali utilizzi della posta elettronica certificata in questo settore? E quali gli attori coinvolti?

Comunicazioni tra intermediari finanziari e Agenzia delle Entrate

Dal 1° gennaio 2006, in ottemperanza al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2005, gli operatori finanziari sono tenuti a dotarsi di un indirizzo di Posta elettronica certificata tramite cui ricevere le richieste di indagine da parte degli organi preposti ai controlli (Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Dogane e Guardia di Finanza e Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato); le regole di comunicazione dell’indirizzo PEC, aggiornate con il provvedimento del 10 maggio 2017, prevedono che l’intermediario indichi per quali obblighi (indagini finanziarie, monitoraggio fiscale, comunicazione FATCA-CRS) intende abbinare il suddetto indirizzo, in modo che l’Agenzia possa aggiornare il Registro Elettronico degli Indirizzi (REI), una specifica sezione dell’Anagrafe Tributaria riservata, appunto, alla raccolta delle PEC e ad altre informazioni relative agli intermediari finanziari.
Inoltre, al fine di gestire in modo automatico determinate tipologie di comunicazioni, l’Agenzia delle Entrate ha istituito il SID (Sistema di Interscambio flussi Dati), l’infrastruttura dedicata allo scambio di flussi dati con amministrazioni, società, enti e ditte individuali in modalità automatizzata e nel rispetto di uno specifico sistema di regole. Per utilizzare l’infrastruttura SID è necessario essere registrati ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel o Fisconline) e accreditare un proprio “nodo” di interscambio al fine di poter utilizzare uno dei due canali previsti:

• FTP
• PEC (solo per file di dimensione non superiore a 20 MB compressi).

Indagini finanziarie
Le richieste di indagine possono pervenire da parte degli organi preposti ai controlli (Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Dogane e Guardia di Finanza e Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato) tramite PEC e le risposte con i dati richiesti devono essere trasmesse entro il termine previsto. Le richieste di indagini e le relative risposte devono essere redatte secondo lo schema predisposto dall’Agenzia con il provvedimento 12 novembre 2007.

Monitoraggio fiscale
Con il provvedimento dell’8 agosto 2014, l’Agenzia delle Entrate, in concerto con la Guardia di Finanza, ha disposto che gli intermediari finanziari sono tenuti, su esplicita richiesta, a comunicare i dati analitici dei trasferimenti di denaro da o verso l’estero, aventi queste caratteristiche:

• di importo pari o superiore a 15.000 euro, effettuati anche attraverso movimentazione di conti;
• eseguiti con i mezzi di pagamento indicati nell’art. 1, comma 2, lettera i), D.Lgs. n. 231/2007 (assegni, vaglia postali, carte di credito, etc.);
• eseguiti per conto o a favore di persone fisiche, enti non commerciali e di società semplici e associazioni equiparate.

Sono oggetto della comunicazione le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro eseguite a partire dal 2014, sia che si tratti di un’operazione unica che di più operazioni che appaiono tra loro collegate per realizzare un’operazione frazionata.
Tutti gli intermediari finanziari indicati agli articoli 11, 12, 13, 14 del D.Lgs. n. 231/2007 devono dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata valido e attivo che deve essere comunicato all’Agenzia delle Entrate.
Con la risoluzione n. 88/E del 14 ottobre 2014, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che tale comunicazione viene meno qualora l’indirizzo PEC sia attivo e già presente nell'indice nazionale degli indirizzi istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico.
Attraverso la posta elettronica certificata l’Agenzia delle Entrate e/o la Guardia di Finanza hanno la facoltà di inoltrare una richiesta formale all’intermediario finanziario il quale è tenuto a rispondere, sempre via PEC, entro i termini stabiliti dall’ente richiedente (comunque non inferiori a 15/30 giorni in base al tipo di richiesta, così come indicato nel provvedimento dell’8 agosto 2014).
La validità della risposta è attestata dall’Agenzia delle Entrate tramite un messaggio di posta elettronica certificata all’interno del quale si evince l’esito della verifica sui file allegati nel messaggio di risposta inviato dall’intermediario finanziario: qualora l’esito della verifica sia negativo (i file allegati non sono conformi a quanto richiesto dall’Agenzia delle Entrate o dalla Guardia di Finanza), lo stesso intermediario è tenuto alla correzione dell’anomalia e al nuovo inoltro della risposta, sempre tramite PEC, entro 5 giorni dal ricevimento dell’esito di verifica.

Comunicazione FATCA-CRS
Il FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) è un accordo tra il governo italiano e quello degli Stati Uniti d’America finalizzato a migliorare la compliance fiscale internazionale.
In sintesi, tale accordo prevede lo scambio di informazioni finanziarie volto a contrastare l’evasione fiscale realizzata sia da cittadini statunitensi mediante conti intrattenuti presso istituzioni finanziarie italiane, sia da cittadini italiani mediante conti intrattenuti presso istituzioni finanziarie statunitensi.
Il canale telematico individuato dall’Agenzia per la trasmissione dei file da parte dei soggetti obbligati è l’infrastruttura informatica SID.

Archivio dei rapporti con operatori finanziari
Con il D.L. n. 201/2011, è stato introdotto l’obbligo, per gli operatori finanziari, di comunicare all’Anagrafe tributaria - denominata Archivio dei rapporti con operatori finanziari - le informazioni sui saldi e sulle movimentazioni dei rapporti attivi. Tali comunicazioni devono essere effettuate secondo un apposito tracciato definito dall’Agenzia delle Entrate (con il provvedimento del 25 gennaio 2016) ed inviate tramite uno dei canali preventivamente accreditati al SID.

Comunicazioni tra intermediari finanziari e Banca d’Italia

Secondo il Testo Unico Bancario (D.Lgs. n. 385/1993), le comunicazioni che un intermediario finanziario deve effettuare verso Banca d’Italia sono molteplici.
Tra le principali comunicazioni vi sono:

• la richiesta di autorizzazione all’esercizio dell’attività;
• la richiesta di autorizzazione all’apertura di succursali;
• la procedura di autorizzazione/comunicazione per la prestazione di servizi senza succursali;
• la richiesta di autorizzazione per l’acquisto di partecipazioni;
• le richieste di informazioni;
• le procedure relative a trasformazioni e fusioni;
• la richiesta di autorizzazione all’emissione di assegni circolari;
• le comunicazioni che devono essere svolte dalla capogruppo in caso di gruppo bancario;
• le comunicazioni relative alla liquidazione o scioglimento;
• le comunicazioni relative alla vigilanza informativa e regolamentare.

Vista la mole di comunicazioni, Banca d’Italia, al fine di snellire i relativi processi di gestione, chiarisce sul proprio sito Internet che la corrispondenza ufficiale da inviare alla stessa può essere trasmessa anche utilizzando la casella di posta elettronica certificata e di posta elettronica (convenzionale) dell’Istituto.
È importante evidenziare che per Banca d’Italia i documenti informatici ricevuti attraverso i canali di cui sopra assumono rilevanza ufficiale qualora:

• siano redatti utilizzando formati "statici", senza macro e/o contenuti eseguibili, quali, ad esempio, PDF/A, OFFICE (Word, Excel), TXT, RTF, XML, EML, P7M, ZIP, RAR;
• siano trasmessi dalle Pubbliche Amministrazioni, se ricorrono le condizioni di cui all'art. 47 del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni);
• siano trasmessi da soggetti privati (cittadini e imprese) tramite caselle di PEC, anche se privi di firma elettronica, o tramite caselle di posta elettronica convenzionale, se sottoscritti con firma qualificata o digitale mediante un certificato rilasciato da un certificatore accreditato.

Comunicazioni tra intermediari finanziari e CONSOB

Anche il Testo Unico della Finanza (D.Lgs. n. 58/1998) prevede una serie di comunicazioni che un intermediario finanziario deve effettuare verso la CONSOB (la Commissione Nazionale per le Società e la Borsa, ente rivolto alla tutela degli investitori, all'efficienza, alla trasparenza e allo sviluppo del mercato mobiliare italiano la cui funzione di vigilanza si svolge di concerto con la Banca d’Italia).
La corrispondenza ufficiale da inviare alla CONSOB può essere trasmessa, da indirizzi PEC, utilizzando la casella istituzionale di posta elettronica certificata dell’Ente. La stessa CONSOB specifica che i documenti informatici pervenuti tramite PEC equivalgono alle comunicazioni trasmesse tramite raccomandata con avviso di ricevimento, raccomandando, altresì, la posta elettronica certificata come canale preferenziale da utilizzare rispetto agli altri consentiti.
Così come quanto visto per Banca d’Italia, anche per la CONSOB la corrispondenza, affinché assuma rilevanza formale, può essere trasmessa attraverso la posta elettronica certificata o attraverso la posta elettronica ordinaria agli indirizzi istituzionali dell’Ente.
La corrispondenza ricevuta tramite e-mail ordinaria assume rilevanza formale per la CONSOB solo qualora il documento informatico sia sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, mediante l'utilizzo di un certificato qualificato rilasciato da uno dei certificatori accreditati, ovvero in base alle vigenti normative in materia di documento amministrativo.

Comunicazioni tra intermediari finanziari ed i propri clienti

La Banca d'Italia richiede agli intermediari finanziari il rispetto di regole di trasparenza e di correttezza nei rapporti con i propri clienti. Tali regole sono principalmente finalizzate alla tutela del cliente, alla riduzione dei rischi legali e di reputazione, all’accrescimento della fiducia del pubblico negli operatori bancari e finanziari e, in generale, della stabilità del sistema finanziario nel suo complesso.
In questo contesto, spesso la Posta Elettronica Certificata è un canale preferenziale utilizzato per le comunicazioni con la clientela (non è un caso che alcune banche la offrano come servizio accessorio insieme ai conti correnti).

A cura di Wolters Kluwer