Le procedure amministrative necessarie per l'apertura di una nuova impresa e per la comunicazione di variazioni e cancellazioni sono divenute più semplici e rapide grazie all'innovazione tecnologica e alla digitalizzazione che hanno permesso la velocizzazione e la semplificazione dei procedimenti nell'ambito dei rapporti tra imprese e PA. All'interno di questo processo un ruolo sempre più importante è stato assunto dal Registro delle imprese che, oltre a svolgere i propri tradizionali servizi, ha assunto un ruolo fondamentale anche per quanto riguarda le comunicazioni tra imprese e PA.
Registro delle imprese: la “Comunicazione Unica”
È possibile espletare gli adempimenti presso il Registro delle imprese e le altre amministrazioni attraverso la
Comunicazione Unica che consente di effettuare gli incombenti relativi alla costituzione di una nuova impresa e le successive variazioni per via telematica, così come previsto dall'art. 9 del D.L. n. 7/2007.
Le imprese possono
ora interfacciarsi e svolgere gli adempimenti presso la Camera di Commercio, Agenzia delle Entrate, INPS ed INAIL attraverso l'uso di un
unico documento mentre
in passato era necessario ricorrere a diverse procedure telematiche, per richiedere l’iscrizione al Registro delle imprese, il codice fiscale, la partita IVA, nonché l'apertura della posizione previdenziale ed assistenziale.
Gli incombenti adesso vengono assolti ricorrendo a
un solo canale telematico rappresentato dal Registro delle imprese che è divenuto lo sportello cui trasmettere la Comunicazione Unica che consiste in una collezione di file strutturata in:
- un documento contenente i dati sul richiedente, l’oggetto della comunicazione ed il riepilogo delle richieste ai diversi enti;
- i moduli per il Registro delle Imprese;
- i moduli per l’Agenzia delle Entrate;
- i moduli INPS;
- i moduli INAIL.
La procedura telematica prevede l'uso del
software “ComUnica” che guida l'utente nella compilazione della documentazione per la nascita dell'impresa o per la presentazione delle richieste di modifica o cancellazione.
Per poter utilizzare questi strumenti gli imprenditori devono essere in possesso dei seguenti
strumenti informatici:
- casella di posta elettronica certificata (PEC) attiva;
- firma digitale che è l'equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta e ha il suo stesso valore legale; è possibile sottoscrivere con la firma digitale qualsiasi documento in formato digitale nativo od ottenuto tramite un processo di digitalizzazione, tra cui: gli atti societari, i bilanci; le notifiche, i moduli per la formulazione di richieste, le istanze e le comunicazioni con la PA;
- credenziali di accesso al sistema Telemaco che è il servizio di sportello telematico messo a disposizione dalle Camere di Commercio ai fini della spedizione della pratica al Registro delle Imprese.
Per le altre forme di impresa sono necessari anche gli applicativi per la compilazione delle pratiche per il Registro delle Imprese e per l’Agenzia delle Entrate (i file generati da questi software vengono importati in “ComUnica” e inviati come un’unica pratica).
Gli applicativi per compilare e inviare una pratica di Comunicazione Unica sono
scaricabili gratuitamente dalla pagina “Comunicazione Unica d'Impresa” del sito www.registroimprese.it, nella sezione “STRUMENTI”.
Si precisa che la Comunicazione Unica, dopo essere stata sottoscritta con firma digitale, può essere trasmessa al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio che provvederà a:
- inviare la comunicazione ad Agenzia delle Entrate, INPS ed INAIL;
- spedire la ricevuta di protocollo e la ricevuta della Comunicazione Unica alla casella PEC dell'impresa;
- smistare la comunicazione verso gli enti interessati.
La Camera di Commercio deve dare notizia dell'evasione della pratica entro 5 giorni con comunicazione inviata alla casella PEC dell’impresa.
In termini analoghi anche gli altri enti coinvolti per l'evasione della pratica devono comunicare gli esiti di loro competenza entro 7 giorni al Registro delle imprese ed all'impresa stessa.
Registro delle imprese e PEC: il domicilio digitale
La posta elettronica certificata (PEC) rappresenta l'unico strumento utilizzato dal Registro delle Imprese ai fini della trasmissione e ricezione delle comunicazioni necessarie per l'evasione degli adempimenti amministrativi richiesti dalle imprese.
Le imprese, individuali e collettive, sono pertanto tenute a possedere, utilizzare e mantenere attiva una casella di posta elettronica certificata (PEC) il cui indirizzo deve essere comunicato al Registro delle Imprese, così come previsto dall'art. 16 del D.L. n. 185/2008 e s.m.i. e dall'art. 5 del D.L. n. 179/2012.
La comunicazione dell'indirizzo PEC può essere effettuata per via telematica dal titolare o dal legale rappresentante dell'impresa, purché munito di firma digitale, secondo una modalità semplificata on-line tramite il portale www.registroimprese.it.
La procedura prevede la predisposizione di una pratica telematica di Comunicazione Unica da firmare con firma digitale in cui sono indicati i dati relativi al codice fiscale del titolare e dell'impresa, oltre all'indirizzo PEC da iscrivere al Registro delle imprese.
Gli utenti registrati a Telemaco possono usufruire del servizio “ComunicaStarweb” quando utilizzano “Comunicazione Unica”, ai fini della predisposizione della pratica telematica.
L'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) rappresenta inoltre un vero e proprio
domicilio digitale ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera n-ter), D.L. n. 82/2005 vale a dire un recapito on-line o, in altri termini, un luogo digitale che sostituisce il domicilio fisico presso cui le imprese dichiarano di voler ricevere le comunicazioni ufficiali con valenza legale da parte della Pubblica Amministrazione (atti, comunicazioni e notificazioni).
Il Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un'impresa che non ha comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) è pertanto tenuto a sospendere la domanda.
Per le imprese già costituite, l'art. 37 del D.L. n. 76/2000 ha fissato al
1° ottobre 2020 il termine ultimo per la comunicazione dell'indirizzo PEC al Registro delle imprese.
La mancata osservanza del termine fa scattare l'applicazione delle
sanzioni amministrative previste dall'art. 2630 c.c. per le imprese collettive in misura raddoppiata e dall'art. 2194 c.c. per le imprese individuali in misura triplicata.
L'iscrizione o la variazione della PEC è
gratuita, esente da bolli, diritti, tariffe.
A cura di Wolters Kluwer