Quando si clicca su “elimina” dopo aver letto un’email, non lo si fa ragionando in ottica di lunga durata: quel che è importante fare sul momento, infatti, è mantenere un certo ordine nella propria casella di posta, eliminando ciò che non è immediatamente utile, quel che si è già gestito, quel che non rappresenta più altro se non un semplice rumore di fondo che occupa spazio sulla casella e sull’interfaccia. Cliccare su “elimina” è un gesto naturale dettato da un’esigenza logica specifica: svuotare la casella di posta per fare spazio a quanto di nuovo e di utile in arrivo.
Eliminare, però, significa precludersi anche utilizzi futuri, esigenze improvvise, possibilità di recuperare errori. Significa cancellare dati che, in futuro, potrebbero rivelarsi inaspettatamente preziosi. Ecco perché la funzione
“Archivio di Sicurezza” delle
Business Mail di Aruba è più importante e utile di quanto non si possa semplicisticamente immaginare.
Per pesare realmente questa funzione occorre riflettere sul modo in cui si utilizza la posta, soprattutto in azienda, e come anche dietro i comportamenti più abituali possa essere costruito valore attorno a una casella di posta elettronica.
Archivio di sicurezza
Quello che le
Business Mail di Aruba definiscono come “Archivio di sicurezza” è un vero e proprio scrigno di valore per i propri contenuti. Il servizio, infatti, funziona come un
backup automatico “
dove vengono conservati tutti i messaggi di posta della casella”. Allegati compresi.
Archiviare tutti i messaggi significa anzitutto preservarli uno a uno, allegati inclusi, così che possano essere recuperati in caso di fortuita cancellazione. Significa, inoltre, poter sapere sempre chi e quando ha inviato un certo messaggio: una richiesta di preventivo, una comunicazione importante, il “work in progress” di un lavoro, vecchi contatti non andati a buon fine. Significa anche andare a cercare informazioni che nella propria casella email non avevano più ragione d’essere, ma che nella memoria sono rimaste e poterne recuperare le tracce diventa importante per ricontattare un cliente, gestire una trattativa con un fornitore, o altro ancora.
L’archivio è
uno scrigno automatico nel quale le email vengono depositate mentre fluiscono sulla propria casella: vi si accede soltanto in caso di necessità, senza farvi gravare sopra la leggerezza con cui – necessariamente – si fanno scelte più e più volte al giorno all’atto di eliminazione delle email dalla propria Inbox. Se non si eliminassero mai elementi dalla casella, del resto, quest’ultima sarebbe soltanto un’omnibox nella quale finisce tutto in modo destrutturato, scoordinato e disordinato: poter tenere pulita e ordinata la casella è invece un modo intelligente per tenere allineati i pensieri e i progetti nel loro continuo flusso operativo.
L’Archivio di Sicurezza fa parte dei “plus” che Aruba ha previsto per quanti chiedono di dotare la propria casella di posta con i superpoteri riservati alle Business Mail. Si tratta di
servizi a valore aggiunto che possono rivelare tutta la propria utilità soprattutto in ambienti professionali: la possibilità di aggiungere alle email grandi allegati, risposte automatiche differenziate in base al mittente, sincronizzazione di eventi e contatti, multiutenze, calendari multipli, rubriche condivise e altro ancora.
L’Archivio di Sicurezza è però di per sé un modo per aumentare l’utilità intrinseca della casella di posta, al di là di tutte le funzionalità che vi si possono aggiungere: è un potenziamento vero e proprio, immaginato come una replica protetta della casella di posta per
mettere al riparo fino a 1GB di materiale potenzialmente prezioso in prospettiva e senza costo alcuno. Qualora si intenda estendere lo spazio a disposizione sulla propria casella attraverso le
opzioni GigaMail o SpazioMail illimitato, si potrà applicare anche un’estensione dedicata dell’Archivio di Sicurezza, così da poter avere ancora più materiale (andando quindi ancora più indietro nel tempo) sempre e comunque a portata di mano.
Le informazioni conservate in modo protetto all’interno dell’
Archivio di Sicurezza sono conservate (come da riconosciuta policy del servizio Aruba) su
server italiani. Questo significa che per tutte le informazioni è garantita la massima accessibilità in caso di bisogno al legittimo titolare dell’account, senza che alcun problema (geopolitico, normativo, funzionale, strutturale) possa interporsi al confine rendendo inaccessibile la propria stessa posta elettronica.
Il problema non va infatti certamente sottovalutato: le normative nazionali per la tutela dei dati personali e l’applicabilità europea della GDPR sono garanzie importanti per le aziende italiane e poter avere la certezza che le informazioni siano tutte conservate all’interno di server italiani (alimentati peraltro con fonti di approvvigionamento energetico pulite), implica la certezza di poter operare avendo sempre a disposizione quanto si affida alla custodia del cloud.
Scegliere una Business Mail di Aruba, insomma, significa fare per la propria azienda una
scelta estremamente sicura: dati sempre reperibili, dati conservati in un backup parallelo e automatico, dati sempre a portata di mano. In un’epoca nella quale, come noto, i dati sono valore, ecco che ogni email, ogni allegato e ogni unità informativa ivi racchiusa rappresentano un potenziale che nessuno può permettersi di perdere. Meglio mettere tutto in cassaforte, insomma: un Archivio di Sicurezza serve esattamente a questo e si declina in utilità quotidiana, e gratuita, che potenzia quanto
Aruba Business Mail è in grado di offrire.