Quali professioni hanno l'obbligo della firma digitale?

La crescente ondata di digitalizzazione che si è potuta osservare nel mondo dei servizi e delle procedure amministrative ha completamente rivoluzionato le modalità con cui professionisti e aziende interagiscono con la Pubblica Amministrazione e con i propri clienti.

In questo contesto, la firma digitale è diventata uno strumento indispensabile per molte categorie professionali. In particolare, per tutte quelle che richiedono elevati standard di sicurezza delle transazioni, l’autenticità e la non ripudiabilità dei documenti, la conformità legale, e alle normative nazionali e comunitarie. Insomma, dal mondo legal ai commercialisti, dai notai agli ingegneri, l'obbligo di firmare digitalmente i documenti ha rappresentato una vera svolta epocale.

A prescindere dagli obblighi di legge, il suo impiego porta con sé anche tutta una serie di vantaggi concreti che derivano dall’eliminazione dei supporti cartacei e di tutte le fasi dei processi di firma tradizionale, semplificando e velocizzando le operazioni e le pratiche, con un netto risparmio di tempo e di risorse.

Che cos'è la firma digitale?

Si tratta di uno strumento digitale che permette di firmare documenti elettronici con pieno valore legale. La tipologia di firma richiesta dalla normativa per garantire tale valore giuridico è la firma digitale qualificata, equiparata dalla legge italiana ed europea alla firma autografa. Si basa su un sistema crittografico che autentica l'identità del firmatario e assicura che il materiale documentale non sia stato alterato dopo la firma.

In Italia, la normativa di riferimento nazionale sull’applicazione della firma digitale è regolata principalmente da due testi fondamentali: il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), istituito con il Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, che riunisce e organizza le norme sull’informatizzazione della PA nei rapporti con cittadini e imprese, e il Regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), direttamente applicabile in tutti gli stati membri dell'Unione Europea e complementare al CAD. Il processo coinvolge tre elementi chiave:

• Il certificato digitale, rilasciato da un'autorità di certificazione, che associa l'identità del firmatario al suo certificato.
• Il dispositivo di firma, che può essere una smart card, un token fisico o una firma remota.
• L'algoritmo crittografico che garantisce l'integrità e l’autenticità del documento.

Le professioni con l'obbligo della firma digitale

Avvocati e professionisti legali sono tra le principali figure obbligate all'uso della firma digitale, soprattutto in contesti legati al processo telematico. Nell’ambito civile e amministrativo, sono tenuti a utilizzarla per depositare gli atti, i ricorsi e i documenti processuali, con la garanzia della validità legale e della sicurezza delle informazioni trasmesse, e con il vantaggio di un netto snellimento delle procedure e della riduzione dei tempi della giustizia.

Al gruppo si aggiungono anche i cancellieri, gli ufficiali di stato civile e tutti gli altri pubblici ufficiali che sono tenuti a impiegarla per la sottoscrizione di atti pubblici e documenti ufficiali.

I notai sono tra i professionisti che ne fanno uso in maniera più frequente, vista la natura del loro lavoro legato alla validazione legale dei documenti. Questo percorso ha conosciuto una netta accelerazione con il Decreto Legislativo n. 110/2010, il quale ha dato la possibilità di stipulare atti pubblici informatici, rendendola uno strumento obbligatorio per l'esercizio della professione notarile.

Commercialisti e revisori contabili sono altre due categorie professionali che devono utilizzare la firma digitale per diverse operazioni: per esempio, le dichiarazioni fiscali, come il modello unico o la dichiarazione dell'IVA, devono essere trasmesse telematicamente all'Agenzia delle Entrate e la firma digitale garantisce che siano autentiche e presentate dal professionista incaricato.

Lo stesso vale per i bilanci aziendali che, per essere depositati presso il Registro delle Imprese, richiedono la firma digitale del commercialista o del legale rappresentante. 

I consulenti del lavoro utilizzano questo strumento informatico per gestire gli adempimenti verso gli enti che gestiscono il lavoro dipendente e che riguardano, per esempio, tutti i documenti relativi a paghe, contributi e assunzioni, così come le comunicazioni di instaurazione, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro.

Per imprenditori e amministratori di società l’obbligo si verifica in diversi contesti, come quello che riguarda la presentazione di istanze, comunicazioni e bilanci o la fatturazione elettronica, la quale viene utilizzata per garantirne la validità.

Nell’ambito dei professionisti della pubblica amministrazione, molti dirigenti e funzionari pubblici sono tenuti a utilizzare la firma digitale per garantire la legittimità dei documenti elettronici che producono o approvano.

Si parla, in questo caso, di autorizzazioni, decreti, delibere e documenti contabili, come pure della stipula di contratti pubblici, appalti e forniture, per i quali la sottoscrizione digitale è considerata uno strumento fondamentale per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle attività. 

I professionisti del settore tecnico - ingegneri, architetti e geometri - utilizzano la firma digitale per autenticare i progetti edilizi e i documenti tecnici, nonché le certificazioni energetiche da inviare telematicamente agli enti pubblici o ai committenti. Si tratta di una pratica fondamentale soprattutto per garantire la conformità alle normative del settore. 

Infine, per quanto riguarda medici e operatori sanitari, anche il settore sanitario ha visto una crescente adozione della firma digitale, soprattutto per garantire la sicurezza e l'autenticità dei documenti medici. Per esempio, quando rilasciano online i certificati di malattia, i medici devono apporre la firma digitale per garantirne la validità legale, e lo stesso vale per le prescrizioni delle ricette elettroniche, che i medici inviano telematicamente alle farmacie. 

Obbligo di firma digitale per gli amministratori: novità dal 2025

A partire dal 1° marzo 2025, è entrata in vigore una normativa che abolisce definitivamente la possibilità di delegare a terzi, come commercialisti o altri intermediari, la firma digitale per una serie di adempimenti societari, tra cui il deposito dei bilanci, le comunicazioni obbligatorie al Registro delle Imprese e le denunce al REA. Questo obbligo rappresenta il punto di arrivo di un processo legislativo graduale iniziato nel dicembre 2021, e comporta che gli amministratori delle società devono sottoscrivere digitalmente tali documenti personalmente, senza possibilità di delega, rafforzando così trasparenza, autenticità e responsabilità nella gestione documentale delle imprese.