Da quando è stata resa obbligatoria, nel 2019, la
Fatturazione Elettronica è diventata uno
strumento essenziale e una realtà consolidata per aziende e liberi professionisti.
Il cuore di questo modello è costituito dal
Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma gestita dall’
Agenzia delle Entrate che permette l’
invio e la ricezione delle fatture elettroniche e segnala tutti quei casi in cui possono sorgere problemi che rallentano o bloccano del tutto il processo di trasmissione. In questa panoramica tratteremo i più comuni fornendo le soluzioni pratiche e specifiche per risolverli in modo efficiente.
Cosa fare quando il SdI non riesce a consegnare la fattura?
Quando il Sistema di Interscambio (SdI) non riesce a
consegnare una fattura, solitamente il sistema invia una
notifica di mancata consegna all'emittente, che non rappresenta un rifiuto della fattura, ma segnala che il documento non è stato recapitato al destinatario.
Le soluzioni:
- Verifica dell'indirizzo PEC o del codice destinatario: spesso la mancata consegna è dovuta a un errore nell’indirizzo PEC o nel codice destinatario. È importante, quindi, assicurarsi che i dati inseriti siano corretti.
- Utilizzo dell’area “Fatture e Corrispettivi”: anche se il destinatario non riceve la fattura, quest’ultima è comunque presente nel portale dell’Agenzia delle Entrate, dove tutte le fatture inviate e ricevute tramite SdI vengono archiviate e dove potrà essere scaricata manualmente.
La mancata ricezione da parte del cliente
In alcuni casi, nonostante la fattura venga trasmessa correttamente dal SdI,
il cliente potrebbe non riceverla. Il problema può sorgere per vari motivi, tra cui errori nella configurazione del destinatario o nella comunicazione tra il SdI e i sistemi del cliente.
Le soluzioni:
- Verificare il codice destinatario o l’indirizzo PEC: occorre assicurarsi che il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente sia corretto e aggiornato. In caso di errori, la fattura potrebbe non essere consegnata al cliente.
- Consultare la ricevuta di consegna: dopo l’invio della fattura, il SdI invia una ricevuta di consegna o di scarto. Se si riceve una notifica di scarto, si dovrà correggere la fattura e inviarla nuovamente. Qualora, invece, la fattura risulti consegnata, ma il cliente sostiene di non averla ricevuta, è possibile fornire la copia PDF della fattura inviata tramite i canali tradizionali.
- Utilizzo dell’area “Fatture e Corrispettivi”: il cliente può sempre scaricare la fattura direttamente dal portale.
Fattura inviata due volte per errore
Un errore comune consiste nel
duplicare l’invio di una fattura. Questo accade quando, a causa di problemi tecnici o di distrazione, si tenta di inviare nuovamente una fattura già trasmessa. In tal caso il SdI riporta l’errore “Errore 00404 - Fattura duplicata”, la seconda fattura viene scartata mentre la prima rimane valida.
Cosa fare se il SdI scarta una fattura?
Lo
scarto della fattura è un problema più grave rispetto alla mancata consegna. Ciò avviene quando il documento presenta errori formali che impediscono il completamento del processo.
Le soluzioni:
- Correggere e rinviare la fattura: in caso di scarto, l’Agenzia delle Entrate invia una notifica che ne riporta il motivo e la fattura deve essere corretta e rinviata entro 5 giorni lavorativi dalla notifica.
- Verifica della ricevuta: controllare la ricevuta di scarto fornita dal SdI per individuare esattamente l'errore, che conterrà un codice e la descrizione del problema.
Quali sono gli errori formali della fattura elettronica?
Gli errori formali sono le cause più comuni di scarto delle fatture elettroniche. Tra questi troviamo:
- Codice destinatario errato: se non è valido o non corrisponde al cliente, la fattura verrà scartata.
- Partite IVA o codici fiscali non corretti: se la partita IVA o il codice fiscale del destinatario non sono validi, il SdI bloccherà la fattura.
- Errori di calcolo: differenze tra il totale della fattura e la somma degli importi delle singole voci possono causare lo scarto.
- Errore nel formato XML: quando la struttura del file non segue lo schema previsto.
Gli errori di collegamento al SdI
In alcuni casi, l’invio della fattura può essere bloccato a causa di
problemi di connessione tra sistema gestionale dell’azienda e SdI, che possono derivare da disservizi temporanei della piattaforma o da errori di configurazione del sistema dell’azienda.
Le soluzioni:
- Verificare la connessione internet: a volte, il problema potrebbe essere semplicemente una connessione internet instabile o lenta. In questo caso, è consigliabile controllare la stabilità della rete prima di inviare nuovamente la fattura.
- Verificare le impostazioni del software gestionale: se si utilizzano software gestionali per l’invio delle fatture, è bene stabilire che le impostazioni del SdI siano corrette. Sarà, inoltre, necessario, avere la certezza che il software sia aggiornato e compatibile con le versioni più recenti dei protocolli del Sistema di Interscambio.
- Consultare lo stato del SdI: l’Agenzia delle Entrate pubblica frequentemente aggiornamenti sullo stato del Sistema di Interscambio. In caso di disservizi o manutenzioni programmate, potrebbe essere necessario attendere la risoluzione dei problemi da parte del SdI prima di poter inviare nuovamente le fatture.
La conoscenza approfondita del funzionamento del
Sistema di Interscambio (SdI) è uno degli aspetti fondamentali per poter gestire al meglio l’operatività della
Fatturazione Elettronica. Infatti, si tratta di uno strumento che - nel caso del prodotto di Aruba - è molto più di un semplice servizio online, poiché, oltre alle sue funzioni di base, può essere arricchito da vari moduli aggiuntivi come quelli per la gestione di preventivi, delle fatture proforma e degli ordini di acquisto, così da poter tenere meglio sotto controllo gli incassi, i pagamenti e i movimenti di cassa. Il tutto in un
unico servizio che parte da 1 € + IVA/3 mesi.