Fin dal giorno in cui
Aruba ha messo a punto il proprio servizio di
Fatturazione Elettronica, l’ambizione è sempre stata ben più ampia della semplice volontà di servire le aziende per la realizzazione delle fatture. La fatturazione, infatti, non è mai un elemento a sé stante all’interno di un ciclo di produzione e vendita: è invece da considerarsi come uno dei tanti tasselli di un percorso più completo e complesso che parte con un preventivo, termina con un servizio di assistenza e si completa con un rapporto collaborativo e che va gestito in modo lineare lungo tutto il tragitto.
Tra gli elementi che Aruba ha voluto includere in questo servizio, ce n’è uno di importanza particolare, poiché inerente uno degli elementi più delicati nel rapporto tra fornitore e cliente: il
pagamento. Chiunque venda prodotti o eroghi servizi, infatti, ha la necessità di tenere sotto stretto controllo il flusso degli incassi in parallelo a quello delle fatture, assicurandosi che non ci siano mancanze e potendo così procedere con la massima celerità nei confronti di quanti, per qualsiasi motivo, abbiano mancato di regolarizzare i conti aperti.
Dalla fattura al sollecito
Quel che Aruba mette a disposizione sul proprio servizio di
Fatturazione Elettronica è qualcosa di estremamente semplice, estremamente utile e al tempo stesso estremamente conveniente: si tratta del
Modulo incassi e pagamenti, a 19,90 € + IVA l’anno. A coloro che hanno già il servizio di Fatturazione Elettronica è riservato un prezzo scontato di 9,90 € + IVA sul primo acquisto.
Una cifra minima, insomma, che apre a una gestione più intelligente e completa dei dati a disposizione. I medesimi dati inseriti a sistema per completare l’anagrafe dei clienti e per fatturare, infatti, sono quelli che saranno gestiti dal Modulo incassi e pagamenti per configurare lo stato dei flussi in entrata, verificando gli incassi non realizzati e potendo agire proattivamente nei confronti dei clienti in difetto.
Il modulo è in grado di gestire tutto in perfetta autonomia sulla base di impostazioni predefinite: prima di una scadenza è possibile ricordare il pagamento, dopo la scadenza è possibile ricordare la mancata regolarizzazione del pagamento stesso e infine è possibile prevedere l’invio di messaggi automatici di sollecito in caso di ritardo (Impostazioni --> solleciti di pagamento automatici --> Attiva). Si possono definire il numero di solleciti, il numero di giorni rispetto alla scadenza in cui inviarli, i clienti da escludere dal sistema, il testo delle email: l’intero servizio può essere quindi personalizzato a piacimento, agendo in modo automatico nei confronti di coloro i quali abbiano eventualmente saltato una scadenza di pagamento.
Queste alcune delle opzioni disponibili sul modulo:
Il valore del
Modulo incassi e pagamenti sta nei suoi automatismi: una volta immesse le scadenze di pagamento a sistema, sarà il servizio Aruba a verificare l’avvenuto superamento della data indicata e a procedere secondo le modalità standard definite.
L’azienda potrà tenere per sé la libertà di scegliere la concessione di eventuali deroghe attraverso un intervento manuale, ma in linea generale sarà il modulo ad occuparsi di tutto: verifica delle scadenze, compilazione di un messaggio predefinito (anche attraverso dati personalizzati quali nome, cifra, scadenza, partita iva e altro ancora), invio della mail, reiterazione del sollecito e altro ancora potranno fluire senza che in azienda debba esserci qualcuno deputato a seguire questi aspetti.
A dimostrazione di quanto possa essere “smart” ed efficiente il servizio, Aruba ha aggiunto al modulo anche la funzionalità di
riconciliazione bancaria, che permette di
sincronizzare i propri dati con quelli dell’estratto conto:
- Ti basterà recuperare il file con l’elenco dei movimenti dall'home banking dei tuoi istituti di credito, caricarlo e aspettare che il sistema trovi per te gli abbinamenti.
- Per ciascun movimento sul conto, infatti, il sistema ti suggerirà un potenziale abbinamento compatibile con un incasso o un pagamento registrato sul servizio che potrai scegliere di riconciliare.
- Tutti gli incassi e i pagamenti riconciliati aggiorneranno automaticamente i movimenti in prima nota, l'area gestione rate e lo scadenzario, impostando date e valori esatti come risultano dall’estratto conto.
Grazie al Modulo incassi e pagamenti, insomma, diventa oltremodo semplice sia seguire i propri flussi in entrata passo dopo passo, sia salvaguardare la liquidità di cassa attraverso un monitoraggio capillare e impreziosito da automatismi che alleggeriscono il lavoro di verifica.
Riuscire ad avere un certo equilibrio tra i flussi in entrata e quelli in uscita (evitando emorragie tra i primi e problemi sui secondi) è quel che consente a una azienda di evitare improvvise carenze di liquidità: un cash flow regolare e monitorato è essenziale per la salute finanziaria di una azienda nelle sue attività quotidiane e lungo il suo ciclo operativo.
Ogni casistica è stata contemplata, ivi compreso il pagamento parziale di una rata, per poterne gestire gli esiti: quel che il Modulo consente di fare è
mettere in relazione la matrice delle fatture con quella degli incassi, cercando dissonanze e mancanze per costruirci su un sistema di solleciti, che riduca e corregga in modo elegante il necessario ricorso successivo al recupero crediti.
Non servono installazioni né competenze di programmazione:
il Modulo incassi e pagamenti è una semplice aggiunta al servizio in cloud di Fatturazione Elettronica fornito da Aruba. Basta un piccolo pagamento una tantum per veder attivata questa appendice che, per una PMI di qualsiasi dimensione, può essere un grande aiuto all’efficienza della propria attività, al conto corrente e nel rapporto con la clientela più difficile.
Avere incassi e pagamenti sempre sotto stretto controllo è quindi come avere il conto corrente sempre in ordine e il portafoglio sempre sotto gli occhi, evitando di dover incorrere in colli di bottiglia che potrebbero tradursi in commesse saltate o lavori rallentati: ci si può aiutare in tutto ciò con uno strumento intelligente dal costo contenuto e che non richiede
effort aggiuntivo alcuno.
Il Modulo incassi e pagamenti diventa così valore aggiunto per il
servizio di Fatturazione Elettronica, poiché ne sfrutta i dati immessi creando valore dagli stessi. Avvalersi di un sistema automatico diminuisce i costi di monitoraggio, riduce il rischio di insoluti mal gestiti e migliora le comunicazioni con i clienti in difetto: un grande vantaggio a un costo minimo, così che la bussola del cash flow possa consentire di tenere sempre il timone dritto sulla rotta.