Da quando la globalizzazione ha reso più semplice per le aziende espandere le loro attività oltre i confini nazionali, la
gestione elettronica delle fatture ha assunto un ruolo sempre più importante.
Tuttavia, operare all'estero comporta tutta una serie di peculiarità legate alle normative fiscali dei vari Stati.
In questo articolo analizzeremo cosa c'è da sapere sulla dimensione internazionale della Fatturazione Elettronica e quali sono i requisiti necessari per gestire con successo le operazioni all'estero.
Le normative internazionali e locali
Il primo aspetto da considerare è che le normative sulla
Fatturazione Elettronica variano notevolmente da Paese a Paese: alcuni Stati impongono obblighi simili a quello previsto dalla legge italiana, mentre altri non hanno alcun sistema di fatturazione elettronica obbligatoria, o lo richiedono solo per determinate tipologie di transazioni.
Pertanto, per tutte le aziende che operano a livello internazionale, è essenziale conoscere le specifiche normative degli Stati in cui operano.
Alcuni dei principali Paesi europei come Francia, Spagna e Germania, stanno implementando la fatturazione elettronica, ma con regole differenti in termini di formato, obbligatorietà e piattaforme da utilizzare.
Per esempio, in Spagna è in vigore il sistema
Facturae, che impone l'obbligo di trasmissione elettronica per le operazioni
B2G (Business to Government), mentre in Germania il sistema di fatturazione elettronica B2G ha un sistema meno centralizzato ma è comunque soggetto alla normativa europea di cui vedremo gli standard nel prossimo paragrafo.
Gli Standard Internazionali di Fatturazione Elettronica
Per facilitare l'interoperabilità tra i vari Paesi, la Commissione Europea ha sviluppato standard comuni per la Fatturazione Elettronica nel contesto della
Direttiva 2014/55/UE (relativa alla fatturazione elettronica nelle transazioni pubbliche).
Tra gli standard più noti c’è
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), un sistema progettato per standardizzare lo scambio di documenti elettronici - tra i quali, appunto, anche le fatture - tra enti pubblici e fornitori privati.
Il protocollo permette a operatori di diversi Paesi di inviare e ricevere fatture elettroniche attraverso un sistema unico, riducendo complessità e potenziali errori di trasmissione.
Le imposte e le normative fiscali transfrontaliere
Quando si inviano fatture elettroniche a clienti stranieri, una delle principali problematiche riguarda la conformità con le normative fiscali locali, in particolare per l'applicazione dell'IVA, dal momento che le operazioni intracomunitarie e le esportazioni sono soggette a regole particolari che variano a seconda del Paese e del tipo di transazione.
Per esempio, tra due soggetti appartenenti a Stati membri dell'Unione Europea, è generalmente esente da IVA, ma deve essere indicata come
operazione intracomunitaria e riportata correttamente nella dichiarazione periodica dell'azienda.
Oppure, nel caso di Paesi extra-UE, possono entrare in gioco altre forme di imposte o dazi doganali, che devono essere debitamente specificate nelle fatture elettroniche.
Gli obblighi di conservazione e di archiviazione digitale
La conservazione delle fatture elettroniche è un altro aspetto cruciale quando si opera all'estero.
In Italia, le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per un periodo di almeno dieci anni, garantendo la loro integrità e la loro accessibilità nel tempo, ma i requisiti possono variare da Paese a Paese, pertanto le aziende devono assicurarsi che le loro piattaforme di gestione della Fatturazione Elettronica siano conformi a tali normative.
Per esempio, anche in Germania il periodo di conservazione è di dieci anni, mentre in Francia è di sei.
Oltre alla durata, bisogna considerare anche che alcuni Paesi richiedono l'archiviazione dei dati su server localizzati entro i propri confini per motivi di privacy e sicurezza, una tematica che le aziende internazionali devono tenere in considerazione.
La gestione dei formati e delle piattaforme
Un ulteriore ostacolo per chi emette fatture elettroniche internazionali è legato alla varietà di piattaforme e formati, non sempre compatibili tra loro.
Per esempio, mentre in Italia la
Fatturazione Elettronica avviene tramite il Sistema di Interscambio (SDI) utilizzando il formato XML, altri Paesi richiedono l'invio di fatture in formati diversi, come
PDF o
EDIFACT e ciò comporta, quindi, la necessità di dotarsi di sistemi capaci di convertire le fatture nella forma richiesta, e di inviarle attraverso le piattaforme utilizzate in ciascun Paese.
La sicurezza e la conformità alle leggi sui dati
La gestione delle fatture elettroniche implica spesso il trattamento di dati sensibili, che devono essere gestiti in conformità con le normative sulla protezione dei dati, come il
GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) in Europa.
Di conseguenza, le imprese che operano a livello internazionale devono garantire che i dati trasmessi attraverso le fatture elettroniche siano protetti da accessi non autorizzati e da potenziali violazioni della privacy.
È quindi fondamentale adottare piattaforme sicure per la trasmissione e la conservazione, che rispettino gli standard di crittografia e protezione dei dati richiesti dalle leggi locali e internazionali.
I benefici della Fatturazione Elettronica internazionale
Nonostante le difficoltà, i vantaggi della Fatturazione Elettronica internazionale sono molteplici. Tra i principali benefici troviamo:
- Riduzione dei costi operativi e sostenibilità ambientale: la digitalizzazione della fatturazione permette di ridurre il consumo di carta e inchiostro e di eliminare i costi legati alla stampa, al trasporto e all'archiviazione fisica dei documenti, con un beneficio tangibile anche sull’impatto ambientale.
- Maggiore efficienza: l'automazione dei processi riduce i tempi di emissione e ricezione delle fatture, facilitando i pagamenti e migliorando la gestione del flusso di cassa.
- Conformità fiscale: l'utilizzo di piattaforme di Fatturazione Elettronica aiuta a garantire il rispetto delle normative fiscali dei vari Paesi, riducendo il rischio di sanzioni e contenziosi.
Insomma, la Fatturazione Elettronica internazionale rappresenta una soluzione indispensabile per le aziende che operano in un mercato globalizzato. Sebbene ci siano molteplici difficoltà legate alla conformità con le leggi, alla gestione dei formati e alla sicurezza dei dati, i vantaggi offerti da questo sistema sono tali da rendere imprescindibile la sua adozione.
Ogni impresa che desidera espandersi all'estero o migliorare l'efficienza delle sue operazioni internazionali, investire in una soluzione che sia conforme alle normative locali e internazionali è una scelta strategica vincente.
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