La necessità di
firmare documenti in modo rapido e sicuro è sempre più diffusa, sia in azienda che tra i professionisti (si pensi alle attività legali, fiscali e commerciali).
Aruba mette a disposizione una funzionalità innovativa che consente agli utenti di firmare digitalmente i documenti all'interno del
servizio email accessibile via web (webmail) e del
servizio PEC, senza installare software o applicazioni esterne.
Gli utenti Aruba che dispongono di una o più caselle di posta (PEC o non-PEC) possono accedere alla rispettiva interfaccia web e apporre la
firma sugli allegati inseriti. Con un
flusso di lavoro semplificato che si esaurisce completamente all’interno del browser.
La soluzione di Aruba è compatibile con la firma digitale con dispositivo e la firma digitale remota: più avanti mettiamo in evidenza le differenze tra le due. Entrambe le opzioni sono disponibili direttamente all'interno della webmail di Aruba, rendendo il processo di firma ancora più immediato e accessibile.
Coloro che non fossero ancora in possesso di una
firma digitale, possono acquistarla direttamente su pec.it.
Come firmare gli allegati ai messaggi email e PEC
La webmail Aruba
permette di firmare più documenti contemporaneamente e allegarli al messaggio da inviare. Inoltre, è possibile firmare uno o più documenti ricevuti in allegato e
rispondere al messaggio: si pensi ai casi in cui si è chiamati ad aggiungere la propria firma a un contratto tramesso da soggetti terzi.
L’apposizione della firma è possibile anche nel caso di
inoltro di un’email contenente dei documenti in allegato.
Per firmare digitalmente uno o più allegati, è sufficiente effettuare il
login alla propria webmail PEC o hosting quindi premere il pulsante
Firma e allega per poi selezionare il documento o i file da firmare.
La schermata successiva consente di
caricare il file o i
documenti; premendo
Prosegui e firma è possibile scegliere la tipologia di firma (con dispositivo o remota), quindi l’operazione risulterà conclusa.
Il sistema messo a punto da Aruba mostra le preferenze preimpostate nella webmail: l’utente può modificarle in ogni momento scegliendo la firma digitale da usare e il
formato di firma disponibile per il tipo di allegato specificato (vedere più avanti).
Firma digitale con dispositivo
Aruba fornisce più modalità per l’apposizione della firma digitale. La
firma digitale con dispositivo prevede l’utilizzo di un lettore fisico insieme con una smart card o SIM card.
Per apporre la firma digitale con dispositivo dalla webmail Aruba, è necessario usare soltanto l’estensione
Aruba SDK Web.
Completata la procedura, basta ricaricare la webmail Aruba, selezionare il
certificato digitale che riporta il nome e cognome dell’utente, quindi proseguire. Dopo l’inserimento del codice
PIN corretto, associato alla smart card o SIM card, la webmail conferma l’avvenuta apposizione della firma sui documenti precedentemente selezionati.
Firma digitale remota
Nel caso della
firma digitale remota Aruba, la prassi da seguire è ancora più snella.
La
firma digitale remota, ancora più pratica e sempre pronta per l’uso, non prevede particolari requisiti: bastano una connessione internet funzionante e un dispositivo OTP, oppure l’app gratuita fornita da Aruba e installabile sullo smartphone. Quest’ultima permette di generare codici di accesso a validità temporale limitata (
OTP,
One-Time Password).
Basta specificare il proprio nome utente, cliccare su
Prosegui quindi inserire il codice ottenuto tramite dispositivo OTP oppure app
Aruba OTP, installata sul proprio smartphone. Spuntando la casella
Salva nome utente, la webmail ricorda il nome utente inserito.
Anche qui, la webmail Aruba mostra una conferma con l’esito positivo dell’operazione di firma.
Firma digitale sia sul servizio PEC che sul servizio email tradizionale
L'apposizione della firma digitale sui documenti allegati alle email “ordinarie” e alle email gestite tramite il servizio PEC di Aruba accessibile via web, segue un flusso operativo identico.
La
casella PEC (associata o meno a un nome di dominio personalizzato) è utilizzata principalmente per comunicazioni ufficiali e legali. Grazie alla webmail si può utilizzare la PEC senza installare nulla in locale: basta semplicemente il browser.
Il servizio email tradizionale (non PEC) è associato a un
dominio personalizzato ed è largamente utilizzato da aziende e professionisti per la gestione della posta elettronica aziendale. Anche qui la firma digitale serve a garantire l'autenticità e l'integrità del documento: può essere usata per contratti, documenti aziendali, comunicazioni con partner e clienti.
Il formato di firma
Gli allegati di un’email possono essere in vari formati: nel caso dei documenti, si può avere a che fare con
file PDF ma si possono avere DOCX, ODT, immagini (ad esempio JPG o PNG), presentazioni (PPTX), archivi compressi (Zip, RAR, 7z, …) e via dicendo.
Se ci si accinge a firmare un documento PDF, la webmail Aruba permette di selezionare il formato di firma digitale
PAdES (
PDF Advanced Electronic Signature); per tutti gli altri formati l’applicazione Aruba consente l’utilizzo del formato
CAdES (
CMS Advanced Electronic Signature).
Conclusioni
L'integrazione del
processo di firma digitale nelle piattaforme webmail PEC e webmail hosting di Aruba rappresenta un passo in avanti in termini di efficienza, sicurezza e usabilità.
Innanzi tutto, l’apposizione della firma assicura che i documenti inviati siano
autentici, integri e
non ripudiabili.
Gli utenti possono inoltre gestire e firmare i documenti direttamente dalla webmail Aruba, senza il bisogno di ricorrere a software esterni. Si tratta di un’ottima notizia anche per chi è tecnicamente meno esperto: eliminando i passaggi aggiuntivi, tutto diventa gestibile tramite browser, su qualunque dispositivo, con un’
esperienza utente che risulta drasticamente
migliorata.