Semplificare, velocizzare, snellire, migliorare l’efficienza, risparmiare: sono questi i
principali vantaggi che si possono ottenere adottando la
firma digitale. Tuttavia, accanto ai benefici elencati qui sopra, se ne può includere un altro, più generale, che riguarda sì il singolo individuo, ma si proietta verso qualcosa di ancora più grande: l’
ambiente.
Stiamo parlando di come questo sistema sia molto di più di uno
strumento tecnologico per semplificare la gestione dei documenti, rappresentando anche un passo importante verso la
sostenibilità.
Infatti, elimina l'utilizzo della carta e dell’inchiostro, abbattendo le emissioni di CO2, l’anidride carbonica, uno dei principali gas responsabili dell’effetto-serra e del riscaldamento del pianeta, che viene rilasciata nel corso dei processi produttivi e di quelli che riguardano le attività collaterali, come l’
archiviazione dei documenti.
Vediamo, quindi, in che cosa consiste il
lato green della firma digitale, passando in rassegna tutti gli aspetti che la rendono uno strumento che, oggi, contribuisce a
ridurre l’impronta ecologica.
Imprese, istituzioni, pubbliche amministrazioni ed enti: tutti possono utilizzare questo approccio come parte della loro
strategia di responsabilità sociale, dimostrando un impegno concreto
per la sostenibilità e per l'ambiente.
La riduzione dell’uso della carta
Come si è detto, uno dei vantaggi più immediati è la
drastica riduzione dell’uso della carta. Se, in passato, contratti, fatture, accordi e comunicazioni ufficiali richiedevano la firma manuale di ogni documento, oggi ogni foglio in meno derivante dalla transizione digitale contribuisce a
preservare i boschi e le foreste e a ridurre l'inquinamento associato alla produzione e allo smaltimento della carta.
Per produrre da zero una tonnellata di carta occorre, in media, abbattere 15 alberi. Inoltre, la produzione di carta richiede un consumo intensivo di acqua (circa 440 mila litri) e di energia (circa 7.600 kW di elettricità) [fonte A2A]. L'adozione diffusa della
firma digitale potrebbe portare ad un
risparmio di milioni di tonnellate di carta ogni anno, con un impatto significativo sulla riduzione delle emissioni di gas serra e un importante passo avanti verso una gestione più sostenibile delle risorse naturali.
Meno emissioni di CO2
Nel processo di gestione documentale dove la
firma digitale sostituisce quello tradizionale è possibile individuare anche un notevole risparmio energetico. Infatti, nelle fasi che riguardano la
stampa, la
spedizione e l’
archiviazione dei documenti è richiesto l'uso di stampanti, fotocopiatrici e scanner, che consumano energia elettrica e richiedono manutenzione regolare e materiali di consumo. Eliminando la necessità di utilizzare inchiostro e toner si riduce anche l'utilizzo di sostanze chimiche potenzialmente dannose per l'ambiente e per la salute umana.
Anche la spedizione dei documenti fisici e il trasporto dei materiali per la stampa contribuisce a generare emissioni di CO2 che la firma digitale riesce a evitare, come vedremo anche più avanti. Con
questa tecnologia, infatti, la necessità di spedizioni fisiche e il consumo di energia associato ai macchinari di stampa viene azzerato, con un contributo non indifferente nello snellimento delle operazioni aziendali, e il conseguente risparmio di tempo e di risorse.
Minori spostamenti, maggiore efficienza
Un altro aspetto importante che riguarda la
sostenibilità della firma digitale è il suo impatto sulla
mobilità. Si pensi a che cosa comporta la firma di un contratto nella modalità tradizionale che rende necessario incontrarsi di persona o spedire fisicamente il documento al firmatario:
spostamenti, viaggi e trasferte, sia a livello locale che internazionale, con un conseguente
aumento delle emissioni legate ai trasporti.
Grazie alla
firma digitale, questi spostamenti non sono più necessari perché i documenti possono essere sottoscritti a distanza, anche in pochi secondi, da qualunque parte del mondo, e senza la necessità di movimentazioni inquinanti e costose.
In questo contesto, il passaggio su larga scala al digitale porterebbe a un risparmio di carburante e alla riduzione delle emissioni di gas serra, con un notevole impatto benefico sull’
ambiente.
La riduzione dello spazio fisico per l’archiviazione
Oltre alla riduzione dell'uso della carta e delle emissioni di CO2, la
firma digitale ha un altro grande vantaggio:
elimina la necessità di archiviare fisicamente i documenti.
La
conservazione sicura del materiale aziendale cartaceo è, infatti, uno dei grandi problemi delle imprese, soprattutto quelle medie e grandi, costrette a dedicare intere aree delle sedi aziendali a questa funzione, con stanze piene di fascicoli, armadi e scaffali destinati a conservare per anni i documenti firmati. Con la variante digital, tutto questo spazio fisico può essere liberato, dal momento che i documenti digitali possono essere
archiviati in modo protetto e accessibile su server.
Inoltre, in questo contesto, il digitale può essere fruttuosamente abbinato all’implementazione di sistemi di
gestione documentale digitale che eliminano la necessità di grandi archivi cartacei, con un netto miglioramento nell’efficienza e riducono ulteriormente l'impatto ambientale complessivo.
Senza contare, infine, che l'archiviazione digitale
riduce l'uso di materiali non sostenibili, come le cartelle di plastica o le etichette adesive, contribuendo ulteriormente alla riduzione dell'impatto ambientale delle attività aziendali.