Al giorno d’oggi, è impossibile trovare un contesto del mondo aziendale e delle organizzazioni - indipendentemente dalle loro dimensioni e dalla loro categoria merceologica - nel quale la
firma digitale non rappresenti qualcosa di più di una necessità per adempiere agli obblighi normativi.
Si tratta, infatti, di uno strumento imprescindibile che offre vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e risparmio di tempo e denaro.
Cos’è e come funziona la firma digitale
Nei fatti, la
firma digitale è un servizio che garantisce l’
autenticità, l'
integrità, la
non ripudiabilità e il
valore legale di un documento digitale e può essere considerato come l'
equivalente digitale della firma autografa su un documento cartaceo, ma con un livello di sicurezza molto superiore.
Utilizzando la firma digitale, infatti, è possibile certificare l'
identità del firmatario e
garantire l'integrità delle informazioni sottoscritte, eliminando la necessità di stampare i documenti su carta ed evitando di doverli inviare, o di richiedere la presenza fisica, contemporanea, dei firmatari.
Snellire le pratiche amministrative delle ONLUS
In questa panoramica, vedremo come anche le
associazioni no profit, spesso basate su strutture organizzative e amministrative ridotte al minimo e che operano con budget limitati,
migliorare la loro efficienza operativa.
Ciò è possibile grazie allo snellimento di molti dei processi che caratterizzano la loro quotidianità che è spesso costellata da
questioni amministrative e burocratiche, specialmente in ambito legale e finanziario, e che sono responsabili di un elevato consumo di tempo e di preziose risorse.
Prendiamo, come primo esempio, il caso di un'associazione che organizza eventi di beneficenza e che si trova a dover
sottoscrivere contratti con sponsor e fornitori: invece di doverli stampare, firmare e inviare fisicamente, i contratti ai vari interlocutori potranno essere
firmati digitalmente in pochi minuti, con
validità legale immediata. Ciò semplifica le varie pratiche e permette all'associazione di concentrarsi su attività più strategiche.
Tra le varie incombenze di un’organizzazione senza fini di lucro c’è anche quella di dover spesso presentare documenti a enti governativi, agenzie fiscali o altre istituzioni per ottenere
autorizzazioni, certificazioni, esenzioni fiscali o contributi.
La
firma digitale facilita questi rapporti poiché oggi, molte procedure burocratiche, soprattutto in Italia, richiedono ormai l’uso di documenti firmati digitalmente per avere validità legale.
Ottimizzare la gestione interna
Tra le caratteristiche basilari del terzo settore, c’è anche la
particolare modalità organizzativa che impiega, sul territorio, volontari sparsi in diversi luoghi, a volte anche a livello internazionale.
Questo aspetto implica la necessità di mantenere una
gestione interna efficiente, anche quando la possibilità di riunire tutti fisicamente sarebbe un’operazione molto complessa, ai limiti della fattibilità.
Possiamo, qui, considerare il caso di una ONG internazionale che coordina volontari in diversi Paesi del mondo e che si trova nella condizione di dover
firmare accordi di collaborazione o autorizzare progetti locali: sfruttando la modalità digitale di firma non dovrà preoccuparsi di inviare contratti fisici in giro per il mondo, con la conseguente riduzione dei tempi, rendendo l’intero processo molto più sostenibile e meno oneroso dal punto di vista logistico.
Raccolte fondi e donazioni sicure
Molte associazioni no profit gestiscono
donazioni e finanziamenti e hanno bisogno di garantire ai donatori la massima sicurezza e trasparenza.
Si pensi, per esempio, ad un’organizzazione che gestisce una piattaforma di
crowdfunding per progetti sociali: in questo caso, potrà
integrare la firma digitale per assicurarsi che tutti i documenti relativi all'uso dei fondi siano autenticati e protetti, a tutto vantaggio della trasparenza, ma anche del rafforzamento della fiducia dei donatori.
La partecipazione a gare d’appalto e bandi pubblici
Le associazioni no profit partecipano spesso a
bandi pubblici o a
gare d’appalto per l’assegnazione di progetti o fondi e molti di questi richiedono la presentazione di documenti firmati digitalmente. Pertanto, la firma digitale consente di partecipare a queste procedure in modo più rapido e semplice, riducendo i tempi e i costi associati alla preparazione dei documenti.
La sostenibilità ambientale
La
sostenibilità è spesso un valore centrale per le organizzazioni no profit, molte delle quali sono, peraltro, impegnate nella tutela dell'ambiente.
L'uso della firma digitale consente di
ridurre l’impatto ambientale legato all’uso della carta, e di rinunciare alle spedizioni fisiche e all’archiviazione documentale.