Affacciatasi sulla scena in maniera quasi silenziosa nei primi anni 2000, la PEC si è evoluta e sviluppata fino a diventare uno degli strumenti più diffusi per la circolazione di comunicazioni formali dotate di valore legale.
I numeri della PEC dimostrano in modo inconfutabile come ormai la sua diffusione non sia più legata solo a una questione normativa.
Se l’iniziale input alla sua diffusione è infatti da attribuire al DPR. 68/2005 e alla promulgazione del Codice dell’Amministrazione Digitale, avvenuta con il Decreto Legislativo n. 82/2005, il suo utilizzo attuale va ben oltre l’obbligo ed è ormai indubbia la sua diffusione radicata non solo tra professionisti e imprese ma anche tra i privati cittadini.
Ecco i numeri che sanciscono definitivamente il successo della PEC in questi anni:
- Oltre 10 milioni di PEC attive nel 2019;
- Oltre 2 miliardi di email scambiate solo nel 2019;
- 1 milione di caselle attive in più nel 2019 rispetto al 2018.
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Sono questi gli ultimi dati diffusi da Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, che ha il compito di garantire l’operato dei Gestori del servizio e che bimestralmente rende pubblici i dati di utilizzo di questo prezioso strumento di comunicazione.
Ma quali sono le ragioni alla base di questo enorme e rapido successo?
Le ragioni del successo della PEC: valore legale e sicurezza nella trasmissione dei messaggi
Senz’altro, le caratteristiche più rilevanti che rappresentano un vantaggio nell’utilizzo della PEC, sono da ricondurre alle logiche stesse di funzionamento di questo strumento. Senza dimenticare i requisiti che il legislatore ha definito affinché la PEC potesse essere considerato uno strumento sicuro, affidabile e certo per la trasmissione di comunicazioni ufficiali. Stiamo parlando del valore legale della comunicazione e dei livelli di sicurezza che la caratterizzano.
Un ruolo fondamentale, in questi casi, è svolto proprio dai “Gestori PEC”, gli unici abilitati alla somministrazione del servizio ai clienti finali, in quanto dotati di particolari infrastrutture e sottoposti a specifici controlli per garantire il rispetto dei criteri tecnici, operativi e di sicurezza imposti dalla normativa. Per quanto riguarda la sicurezza, ad esempio, la PEC necessita di standard nettamente superiori rispetto ai tradizionali sistemi di posta elettronica.
È per questo motivo che Agid ha recentemente richiesto ai Gestori di aggiornare i propri sistemi per l’utilizzo del protocollo di comunicazione TLS 1.2 che garantisce, al momento, la massima sicurezza nella trasmissione dei messaggi certificati, andando così a sostituire i precedenti protocolli sicuri di comunicazione, ritenuti ormai obsoleti. Le comunicazioni, inoltre, sono protette da crittografia durante il loro tragitto, fattore che, oltre a differenziare la PEC da ogni altro sistema di posta elettronica, introduce il secondo vantaggio, legato alle caratteristiche strutturali di questo sistema. Stiamo parlando del valore legale attribuito alla trasmissione di messaggi tramite PEC. Al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno, infatti, la PEC è in grado di fornire data e ora certa di invio e ricezione dei messaggi, oltre a garantire l’inalterabilità del contenuto del messaggio e dei suoi eventuali allegati.
L’invio di un messaggio di posta elettronica certificata passa attraverso vari controlli che danno origine alle ricevute, rispettivamente di accettazione e consegna (o mancata consegna), utili a certificare rispettivamente:
- La sicurezza del messaggio in quanto proveniente da un mittente certificato;
- La corretta consegna (o la mancata consegna) del messaggio recapitato al destinatario in una data e ora certa e con la garanzia che il contenuto non è stato alterato durante il tragitto.
Ecco perché le ricevute possono essere utilizzate come prova anche in caso di contenzioso.
Sicurezza e valore legale dell’invio chiariscono quindi perché la PEC sia di gran lunga lo strumento più utilizzato:
- Per le comunicazioni di lavoro in cui c’è la necessità, ad esempio, di inviare documenti delicati come contratti e fatture;
- Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (iscrizione ai concorsi pubblici, iscrizioni scolastiche, comunicazioni con l’INPS ecc…);
- Per la gestione dei rapporti con i professionisti.
Uno strumento conveniente, comodo e green
Ma se le caratteristiche tecniche e di sicurezza danno ragione dell’obbligatorietà per PA, professionisti e imprese di dotarsi di una PEC, c’è un’altra serie di vantaggi, collegati, che hanno decretato il successo dello strumento e la sempre maggiore diffusione della PEC anche tra i privati, che negli ultimi 2 anni, sembrano aver riconosciuto
l’indispensabilità di questo sistema di comunicazione.
La PEC, infatti, al valore legale e alla sicurezza, aggiunge anche l’estrema
convenienza,
l’utilità e comodità ma anche
l’ecosostenibilità di uno strumento digitale che tanto fa risparmiare in termini di carta, trasporti e stoccaggio.
È indubbio invece ormai il
risparmio in termini
sia di tempo sia di costi derivante dall’utilizzo di una casella PEC rispetto, ad esempio, a una raccomandata. Nessuna fila allo sportello, nessun tempo di attesa per il recapito di messaggi e ricevute, nessun incremento di costo per materiale aggiuntivo.
La PEC, infatti, come una normale email, è
immediata, il messaggio viene subito recapitato nella casella del destinatario. E non è importante il numero di documenti o la lunghezza del messaggio che si intende trasmettere: l’unico costo da sostenere rimarrà quello dell’abbonamento periodico al servizio, indipendentemente dal numero di messaggi scambiati o dall’intensità dell’attività.
Obbligatoria per aziende, PA e professionisti, la PEC è uno
strumento di grande utilità per tutti.
Basta pensare alla facilità con cui una PEC risolve, ad esempio:
Se pensiamo poi, che tutte queste attività possono essere gestite, nella maggior parte dei casi, non solo dal computer ma anche da una comoda app installata sullo smartphone, appare evidente come sia ormai difficile rinunciare alla PEC.
Analizzandone a fondo le caratteristiche è facile infatti capire il perché di numeri così importanti quando si parla di PEC, ma soprattutto è facile giustificare l’incremento verticale che questo mezzo di comunicazione sta subendo proprio negli ultimi anni.
Non ci resta che vedere che cosa riserva il futuro della PEC, dal momento che sembra destinata a diventare non solo un esempio ma anche un degno sostituto della posta elettronica tradizionale in un numero sempre più elevato di situazioni.