Gli atti dello stato civile viaggiano via PEC

Certificati di nascita e morte, cittadinanza e matrimonio: sono questi i “classici” atti dello stato civile, i documenti che riguardano gli eventi più importanti della vita di una persona e che sono custoditi negli archivi dello stato civile dei Comuni italiani. Si tratta di attestati molto importanti, spesso fondamentali per risolvere questioni burocratiche di grande rilievo per le persone. Già da molti anni, per la trasmissione degli atti di stato civile tra Comuni e tra Consolati e Comuni, per la successiva trascrizione nei registri dello stato civile, in caso di cittadini italiani all’estero, per trasmettere ordinanze di riconoscimento della cittadinanza da parte degli avvocati o dei diretti interessati oppure per comunicare i decessi da parte degli uffici comunali al Sistema Informativo del Casellario (SIC), si usa la posta elettronica certificata (PEC), che consente di identificare con certezza il mittente, garantendo l’attestazione dell’effettiva ricezione della stessa PEC da parte del destinatario.

Atti dello stato civile trasmissibili via PEC

Sono molteplici gli scenari d’uso ormai entrati nella prassi comune, che vedono la PEC quale strumento utilizzato per trasmettere atti dello stato civile: si tratta dei documenti pubblici, custoditi negli archivi dello stato civile dei Comuni italiani, riguardanti le posizioni giuridiche che spettano alla persona nella famiglia, nello Stato e nella comunità giuridica, come:

• la nascita;
• il matrimonio;
• l’unione civile;
• la morte;
• la cittadinanza.

In appositi registri, poi, sono raccolte:

• le iscrizioni degli atti recanti le dichiarazioni rese all’Ufficiale dello Stato Civile (USC);
• le trascrizioni degli atti trasmessi da altri pubblici ufficiali;
• le annotazioni di atti successivi alla prima iscrizione.

Il regime di pubblicità degli atti di stato civile si estrinseca attraverso il rilascio di certificati, utilizzati per diverse finalità burocratiche. Sotto tale profilo, i certificati sono dichiarazioni scritte, formate da un pubblico ufficiale e contenenti informazioni tratte da pubblici registri.
Esistono tre tipi di certificati:

• i certificati;
• gli estratti per riassunto (oltre ai dati, sono annotate sull’atto anche delle note integrative sulla situazione più generale);
• gli estratti per copia integrale (fedeli all’atto originale).

Trasmissione degli atti di stato civile tra Comuni tramite PEC 

Un primo caso d’uso della PEC in tema di atti dello stato civile riguarda la trasmissione per via informatica degli atti di stato civile e delle relative comunicazioni tra Comuni.
Le indicazioni sulle norme da applicare in merito sono state date dal Ministero dell’Interno (Direzione Centrale per i Servizi Demografici), con la circolare n. 14 del 18 maggio 2011.
Il quadro di riferimento normativo è rappresentato dagli artt. 47 e 48 del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, CAD).
La circolare spiega che la trasmissione degli atti tra Comuni, che siano in possesso di adeguati sistemi informatici per la trasmissione di atti, può avvenire a mezzo di PEC, con esclusione della posta elettronica ordinaria, in modo da consentire di identificare con certezza sia la provenienza della trasmissione, sia l'effettiva ricezione della medesima da parte del corretto destinatario.
Oggigiorno, tutti i Comuni sono obbligati a dotarsi di almeno un indirizzo di PEC per ogni registro di protocollo e l'indirizzo PEC deve essere anche facilmente consultabile.

Il Comune è, comunque, libero di istituire un’apposita, separata casella PEC per i Servizi demografici ovvero per l'Ufficio di Stato Civile.

Ai fini della trasmissione informatica degli atti da trascrivere, l'Ufficiale dello Stato Civile (USC) potrà utilizzare la copia per immagine su supporto informatico dell'atto cartaceo originale già prodotto e firmato dalle parti (ex art. 22, comma 1, del CAD).
Ogni documento informatico così formato dovrà essere sottoscritto, con firma digitale, da parte del funzionario responsabile, per attestare la conformità all'atto cartaceo originale (ex art. 23-ter, comma 3, del CAD) e inviato tramite PEC.
L'ufficio ricevente provvederà a stampare il documento trasmesso tramite PEC, previa verifica dell’apposizione e della validità della firma digitale. Successivamente alla ricezione del documento informatico, analogamente a quanto disposto nella circolare n. 23 del 27 ottobre 2009, l'USC provvederà alla stampa dell'atto, apponendovi, al fine di procedere alla trascrizione, una propria dichiarazione, che certifichi la conformità del documento stampato rispetto a quello ricevuto per via telematica. Successivamente, provvederà a conservare tale documentazione con le procedure di rito previste per gli archivi comunali.

Trascrizione e annotazioni nei registri dello stato civile

Per quanto riguarda, invece, lo scambio informatico tra gli uffici comunali di stato civile, relativo alle comunicazioni inerenti alle richieste di annotazione da apportare negli atti iscritti e/o trascritti in altro Comune, nonché le comunicazioni di avvenuta trascrizione e/o annotazione degli atti, anche queste note potranno essere prodotte in modalità informatica e inviate a mezzo PEC.
Le suddette comunicazioni dovranno apportare l'indicazione “della firma autografa omessa” del pubblico ufficiale, ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. n. 39/1993.
In queste ipotesi di scambio informatico di comunicazioni tra i Comuni, l'ufficiale dello stato civile che le riceve provvederà a stampare e conservare negli archivi le relative comunicazioni, apponendo sul documento informatico ricevuto, non firmato digitalmente, la specifica dichiarazione di conformità.

Cittadino italiano all’estero: trasmissione via PEC degli atti di stato civile fra Consolati e Comuni

Un altro caso d’uso si verifica per la trasmissione tramite PEC degli atti di stato civile fra Consolati e Comuni, al fine di una successiva trascrizione nei registri dello stato civile.

Esempio:
Si pensi all’ipotesi in cui un cittadino italiano si trovi, anche temporaneamente, all’estero e debba comunicare all’Autorità consolare italiana competente per territorio gli eventi di stato civile (nascita, matrimonio, divorzio, morte) che lo riguardano, avvenuti all’estero, trasmettendo copia dei relativi atti: a sua volta, sarà compito dell’Autorità consolare inviare gli atti da trascrivere al Comune italiano competente per la trascrizione nei registri di stato civile, trasmettendoli direttamente all’Ufficiale dello Stato Civile (USC) competente.

Inoltre, il privato cittadino che sia in possesso di un atto di stato civile formato all’estero e ne abbia interesse può chiederne la trascrizione, presentando istanza all’USC competente.
Sulla procedura da seguire per la trasmissione degli atti tra Consolati e Comuni sono state diramate indicazioni e linee guida in tema di “dematerializzazione” con una serie di circolari (n. 23 del 27 ottobre 2009; n. 13 del 27 aprile 2010; n. 7 del 10 marzo 2011; n. 14 del 18 maggio 2011) del Ministero dell’Interno (Direzione Centrale dei Servizi Demografici), al fine di fornire le istruzioni ai Servizi Demografici dei Comuni.
Una volta ricevuti via PEC i relativi file, l’Ufficiale dello stato civile (USC) stampa la documentazione ricevuta, inclusa la certificazione di conformità consolare, apponendovi, al fine di procedere alla debita trascrizione, una propria dichiarazione, che certifichi la conformità del documento stampato rispetto a quanto ricevuto per via telematica dal Consolato; successivamente, provvederà a conservare la documentazione, secondo le previste procedure, negli archivi comunali.

A latere si segnala che, per usufruire dei servizi consolari forniti dalle Rappresentanze italiane all’estero, nonché per l’esercizio di importanti diritti, come la possibilità di votare all’estero per corrispondenza in occasione di elezioni politiche e di referendum o la possibilità di ottenere il rilascio di documenti di identità e di viaggio, i cittadini italiani che fissino all’estero la loro dimora abituale o coloro che già vi risiedono, sia perché nati all’estero, sia per successivo acquisto della cittadinanza italiana a qualsiasi titolo, sono tenuti a iscriversi all’Anagrafe Italiani Residenti all’Estero (AIRE) tramite il portale Servizi Consolari Online.

Ordinanza del Tribunale di trascrizione di atti di cittadinanza

Nella prassi, si assiste sovente all’invio all’Ufficiale dello Stato Civile (USC) - spesso via PEC - della richiesta di trascrizione nei registri di stato civile dell’ordinanza/sentenza, passata in giudicato, con cui un Tribunale ha riconosciuto lo “status civitatis” di cittadini stranieri discendenti da ceppo italiano (si pensi, ad esempio, a cittadini stranieri che vengano dichiarati cittadini italiani, in quanto discendenti da italiani per via materna o paterna).
La sentenza deve essere trasmessa o direttamente dalla cancelleria del Tribunale o tramite l’avvocato/interessato in copia conforme all’originale, provvista della certificazione del passaggio in giudicato: di seguito, l'atto di nascita verrà trascritto con l’annotazione del numero della sentenza del Tribunale, la data, il numero di trascrizione, l’indicazione della parte, il volume, l’anno, il cognome e il nome del discendente dichiarato/a cittadino/a italiano/a (dal 1° gennaio 1948, per discendente nato prima di tale data; per coloro che sono nati dopo il 1° gennaio 1948, la cittadinanza viene attribuita a decorrere dalla nascita).
Il riferimento alla procedura da seguire per l’accertamento in via amministrativa, presso il Consolato (nel caso di residenza all'estero) o presso l'USC (in caso di residenza in Italia) è costituito dalla circolare n. K.28.1 dell'8 febbraio 1991.

La comunicazione via PEC dei decessi da parte dei Comuni

È ormai da tempo rodata la procedura che prevede l’invio per posta elettronica certificata (PEC) da parte degli uffici comunali al Sistema Informativo del Casellario (SIC) delle comunicazioni sui soggetti deceduti.
Inizialmente sperimentata dal Comune di Milano già nel 2012, la procedura “comunicazione deceduti” è stata disciplinata dal decreto 19 marzo 2014 (Ministero della Giustizia, Dipartimento per gli Affari di Giustizia, Direzione Generale Giustizia Penale), a seguito del quale i Comuni italiani hanno provveduto ad attivarla, indicando i dati del/i referente/i del servizio e l’indirizzo PEC da utilizzare. I dati del modulo inviato dal Comune vengono registrati sul SIC.
Una volta attivato il servizio, il Comune invia un file in formato XML, contenente i dati relativi ai soggetti deceduti all’indirizzo PEC [email protected].
Il file XML, firmato digitalmente dal referente del servizio, deve contenere per ciascun soggetto:

• dati anagrafici;
• codice fiscale (opzionale per i nati all’estero);
• paternità (opzionale);
• data e luogo del decesso;
• Comune che ha registrato l'atto di morte e numero del registro degli atti di morte.

Una volta ricevuto il file, il SIC elabora i dati ricevuti e invia alla PEC del Comune la conferma dell’avvenuta elaborazione, riportando il dato numerico dei soggetti elaborati.



A cura di Wolters Kluwer