PEC ed emergenza Covid-19: le pratiche edilizie

Per ottemperare alle disposizioni ministeriali in materia di restrizione dei rapporti con il pubblico in questo periodo di emergenza da Covid-19, gli enti comunali hanno introdotto diverse procedure semplificate volte a far proseguire il lavoro degli uffici e, di conseguenza, a sostenere la ripresa dell’economia. In questo contesto gli Sportelli Unici Edilizia (SUE) sono tra gli uffici in cui si sono verificate le maggiori trasformazioni dovute alla digitalizzazione delle procedure amministrative: sono stati attivati canali di presentazione delle pratiche edilizie mediante PEC o portale web in completa sostituzione del canale tradizionale. Vediamone nel dettaglio i casi.

In questo periodo di emergenza sanitaria da Covid-19, gli uffici comunali hanno sensibilmente ridotto le relazioni con il pubblico; il personale tecnico e amministrativo opera, infatti, a seconda delle direttive comunali impartite, su appuntamento o, nella maggior parte dei casi, utilizzando strumenti digitali per la ricezione e l’invio della documentazione necessaria al disbrigo delle pratiche.

Nonostante l’emergenza abbia determinato molta confusione anche dal punto di vista normativo, i vari Comuni hanno cercato di organizzarsi con l’obiettivo di far proseguire il lavoro degli uffici, seppur con alcuni inevitabili problemi.

Lo scopo principale è, senza dubbio, quello di sostenere la ripresa delle attività con un rinnovato spirito di servizio e, per questo, ogni singolo Comune ha cercato di semplificare diverse procedure tecnico/amministrative e di riprendere e riorganizzare i rapporti con i professionisti con un sistema equilibrato tra smart working, sistemi informatici e disponibilità all’ascolto. 

Presentazione delle pratiche edilizie via PEC

Tra gli uffici che, durante questa emergenza, hanno adottato in modo predominante sistemi digitali per la gestione delle pratiche amministrative, spicca senza dubbio il SUE (Sportello Unico Edilizia) per la presentazione delle pratiche edilizie. 

In questo contesto, però, non essendo in vigore una norma specifica sull’argomento o una specifica infrastruttura tecnologica di riferimento, ogni Comune ha deliberato modalità differenti di gestione, conformi, in ogni caso, alle disposizioni ministeriali in materia di restrizione delle attività verso il pubblico causa emergenza; tale scelta è principalmente legata a ragioni di costi, di dimensione del Comune stesso e di praticità di gestione.

Ferma restando la possibilità che si è riservato qualche ufficio di concedere aperture al pubblico su appuntamento e in sicurezza (rilevazione della temperatura, mascherine, plexiglass, etc.), la maggior parte degli uffici SUE ha adottato un indirizzo di Posta Elettronica Certificata per la presentazione delle pratiche edilizie; le regole di composizione della “pratica virtuale” sono definite in procedurali che, normalmente, sono scaricabili direttamente sul portale dell’ufficio SUE del Comune di riferimento. 
In linea di massima, il procedurale prevede l’invio di documenti firmati con firma digitale, indipendentemente dal tipo di pratica presentata (Comunicazione di Inizio Lavori - CIL, Comunicazione di Inizio Lavori Asseverata - CILA, Segnalazione Certificata di Inizio Attività - SCIA, permessi di costruire, etc.). 

L’utilizzo della Posta Elettronica Certificata come canale di presentazione delle pratiche edilizie è molto versatile in quanto semplice da attivare e da rendere fruibile a più impiegati, anche operanti in regime di lavoro agile; i costi di attivazione e di gestione sono, inoltre, molto bassi in quanto legati all’apertura e manutenzione di una (o più) casella di Posta Elettronica Certificata.

Presentazione delle pratiche edilizie da portale web: ricevuta via PEC

Nei casi di numerosità elevata di pratiche presentate e/o di procedure autorizzative articolate, così come nei casi in cui gli allegati richiesti dall’ufficio risultino molto pesanti da inviare con un unico messaggio PEC, le caselle di Posta Elettronica Certificata sono state affiancate a veri e propri portali per una gestione delle pratiche più strutturata: in queste circostanze alcuni Comuni si sono attrezzati sviluppando internamente al proprio portale o appoggiandosi a strutture messe a disposizione dalla Regione (come il Sistema FedERa dell’Emilia Romagna o il Sistema Telematico di Accettazione Regionale della Toscana) o, ancora, utilizzando specifici portali ministeriali come impresainungiorno.gov.it, un’apposita sezione dedicata alla presentazione delle pratiche edilizie (e non solo).

In questi casi i professionisti (o i singoli privati) possono presentare le pratiche direttamente da portale e ottengono una ricevuta telematica di avvenuta presentazione: tali ricevute sono inviate da un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (normalmente quella del Comune di competenza) e pertanto è buona norma comunicare sempre, in fase di presentazione della pratica, l’indirizzo PEC su cui inoltrare la ricevuta e/o le eventuali comunicazioni di richiesta integrazione.

È evidente come sistemi di questo tipo siano più confacenti nei casi in cui si renda necessaria una gestione più strutturata di tutto il processo di presa in carico, analisi e approvazione di una pratica. Ma è altresì evidente che i costi di gestione risultano più elevati rispetto al solo utilizzo di una casella di Posta Elettronica Certificata: spetta, pertanto, all’ente, sulla base di un’analisi costi/benefici, scegliere la strada ottimale.

A cura di Wolters Kluwer