La conservazione digitale è l’insieme di procedure, processi e strumenti informatici che consentono di gestire nel tempo i documenti informatici in conformità alla normativa vigente, garantendone integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità. Nel contesto del RENTRI, questo modello consente di superare la tradizionale stampa dei registri cronologici di carico e scarico su supporti cartacei vidimati, favorendo una gestione interamente digitale della documentazione. La validità dei documenti informatici non dipende da un singolo adempimento formale, ma dall’insieme delle regole tecniche che disciplinano la loro formazione, gestione e conservazione. In tale ambito, strumenti come la firma elettronica qualificata o digitale, la marcatura temporale e le procedure di conservazione contribuiscono a garantire nel tempo l’affidabilità e l’autenticità dei documenti.
Ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (articoli 44 e 71) e delle Linee guida AgID, la conservazione digitale è il processo che consente di custodire nel tempo archivi informatici, garantendone valore giuridico, integrità e leggibilità anche a distanza di anni.
Il sistema di conservazione è strutturato come servizio organizzato, all’interno del quale operano diverse figure responsabili:
- il responsabile della conservazione, che governa il processo e può delegare attività operative;
- il responsabile del versamento, che prepara e invia i documenti al sistema di conservazione;
- il responsabile del servizio di conservazione, che gestisce operativamente il sistema secondo le regole tecniche.
In sintesi, la conservazione digitale non coincide con il semplice salvataggio di file, ma con un processo che assicura nel tempo:
- autenticità del documento;
- integrità, assicurando che non venga alterato;
- leggibilità, affinché possa essere consultato anche dopo molti anni;
- reperibilità e tracciabilità, così da poter recuperare e dimostrare la storia del documento.
Conservazione e RENTRI
In base all'art. 190, comma 10, del D.Lgs. n. 152/20006, i registri cronologici di carico e scarico, integrati con i formulari di identificazione dei rifiuti relativi ai trasporti, devono essere conservati per tre anni dalla data dell’ultima registrazione (ad eccezione, dei registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica, i quali devono essere conservati a tempo indeterminato).
Per il RENTRI, i registri cronologici e i formulari digitali devono essere conservati secondo le regole tecniche previste per i documenti informatici. L’obiettivo è garantire nel tempo la disponibilità dei dati e la loro utilizzabilità in caso di controlli o verifiche.
Archiviazione e conservazione non sono la stessa cosa
Archiviare significa semplicemente salvare un file in un sistema informatico (gestionale, computer o cloud). Il documento è disponibile per essere consultato, ma non ci sono garanzie che non venga modificato o che abbia valore legale nel tempo.
La
conservazione digitale a norma, invece, è un processo disciplinato dalla legge, che assicura l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento nel tempo, garantendone la validità legale anche a distanza di molti anni.
Solo la conservazione garantisce che il documento mantenga valore nel tempo secondo la normativa vigente, soddisfando gli obblighi previsti dalla legge.
Registro cronologico di carico e scarico
Il registro digitale deve essere trasferito al sistema di conservazione
almeno una volta all’anno (art. 2215-bis c.c.; modalità operativa 17), ferma restando la possibilità di una frequenza maggiore.
Una volta versato nel sistema di conservazione, il registro viene gestito secondo le regole tecniche vigenti, che ne garantiscono integrità e immodificabilità nel tempo.
FIR digitale
Attraverso il RENTRI è possibile gestire il formulario di identificazione del rifiuto in formato digitale (xFIR). Al termine del ciclo di vita, il file digitale deve essere conservato secondo le regole previste per i documenti informatici. La conservazione consente di mantenere nel tempo la disponibilità del documento e di esibirlo in caso di controlli.
Le fasi della conservazione digitale
Nel processo di conservazione digitale, i documenti seguono tre fasi che qui vedremo in breve:
- PdV (Pacchetto di Versamento): il documento viene inviato al sistema di conservazione;
- RdV (Rapporto di Versamento): il sistema conferma la presa in carico del documento;
- PdA (Pacchetto di Archiviazione): il documento viene consolidato nel sistema di conservazione.
In pratica: si invia, si riceve conferma, si conserva in forma strutturata e stabile.
Recupero del documento conservato
Quando è necessario consultare o esibire un documento conservato (ad esempio durante un controllo), il sistema genera un
Pacchetto di Distribuzione (PDD).
Il
PDD contiene il documento conservato e tutte le informazioni necessarie a dimostrarne la corretta conservazione, consentendo di esibirlo con il suo valore legale. Il
PDD non è una fase della conservazione, come PdV, RdV e PdA. È un
pacchetto generato successivamente, quando qualcuno richiede di recuperare un documento conservato
Aruba RENTRI Smart e la conservazione digitale
Aruba RENTRI Smart integra la
conservazione digitale a norma direttamente all'interno del servizio. I registri cronologici e i formulari digitali vengono inviati automaticamente al sistema di conservazione nel rispetto della normativa vigente, senza richiedere attività manuali da parte dell'utente.
In questo modo le aziende possono gestire l'intero ciclo di vita dei documenti — dalla compilazione alla conservazione — attraverso un'unica piattaforma, avendo la certezza di adempiere agli obblighi previsti per la conservazione dei documenti informatici e di poterli recuperare in qualsiasi momento in caso di controlli.
A cura di Wolters Kluwer