Registri rifiuti e RENTRI: tutti i termini di registrazione, invio e conservazione dei dati

La digitalizzazione degli adempimenti ambientali entra in una nuova fase con il RENTRI, il sistema informatico di tracciabilità dei rifiuti, che introduce modalità innovative per la gestione dei registri di carico e scarico rifiuti. Disciplinato dal D.M. n. 59/2023 e inserito nel quadro del Testo Unico Ambiente, il RENTRI richiede alle imprese un adeguamento non solo normativo, ma anche tecnologico. Quali sono le tempistiche di registrazione e trasmissione dei dati? Come gestire correttamente la conservazione digitale dei registri? Alcuni esempi operativi offrono a imprese e operatori uno strumento utile per orientarsi tra le norme e gestire correttamente gli adempimenti, riducendo il rischio di errori e sanzioni.

Registrazione dei rifiuti: resta ferma la regola dei 10 giorni

Uno dei dubbi più comuni riguarda i tempi entro cui effettuare le annotazioni sul registro di carico e scarico dei rifiuti.
La normativa prevede che le operazioni di carico e scarico siano registrate dai produttori del rifiuto entro 10 giorni lavorativi dalla sua produzione (carico) o dal suo conferimento (scarico), come stabilito dall’art. 190 del D.Lgs. n. 152/2006 (“Le annotazioni […] sono effettuate […] almeno entro dieci giorni lavorativi dalla produzione del rifiuto e dallo scarico del medesimo”).
Con l’introduzione del RENTRI, questa tempistica non viene meno: cambia lo strumento (digitale, anziché cartaceo), ma resta invariato l’obbligo di tempestività delle registrazioni, che continuano a dover essere effettuate in modo puntuale e tracciabile.
È necessario, quindi, distinguere tra:

• registrazione del dato, che segue la regola dei 10 giorni e resta invariata;
• gestione digitale del registro, che avviene nella nuova modalità tramite il sistema RENTRI o gestionali appositi.

Per gli altri soggetti (trasportatori, commercianti, intermediari, consorzi e impianti), sono previste tempistiche diverse. 
Riepilogando, quindi, le annotazioni da riportare nel registro cronologico devono essere effettuate (art. 190, comma 3, D.Lgs. n. 152/2006):
a)    per i produttori di rifiuti, almeno entro 10 giorni lavorativi dalla produzione del rifiuto e dallo scarico del medesimo;
b)    per i soggetti che effettuano la raccolta e il trasporto, almeno entro 10 giorni lavorativi dalla data di consegna dei rifiuti all'impianto di destino;
c)    per i commercianti, gli intermediari e i consorzi, almeno entro 10 giorni lavorativi dalla data di consegna dei rifiuti all'impianto di destino;
d)    per i soggetti che effettuano le operazioni di recupero e di smaltimento, entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico dei rifiuti.

Trasmissione dei dati al RENTRI

Un altro passaggio importante è rappresentato dalla trasmissione dei dati al sistema RENTRI.
Sotto tale profilo, non si deve confondere la registrazione con l’invio dei dati: la registrazione rappresenta una sorta di adempimento obbligatorio “interno”, mentre la trasmissione al RENTRI è un obbligo distinto e successivo.
In base al D.M. n. 59/2023, i dati presenti nel registro digitale (locale o tramite software gestionale) devono essere trasmessi al RENTRI con cadenza mensile, entro la fine del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’annotazione sul registro (secondo quanto precisato nelle specifiche tecniche e nelle FAQ ufficiali del sistema).
Questo significa che non è necessario inviare i dati contestualmente alla registrazione, ma si devono comunque rispettare le finestre temporali previste.
Riepilogando:

• registrazione: entro 10 giorni
• trasmissione: entro la fine del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le registrazioni. Questa distinzione è essenziale per evitare errori e possibili sanzioni.

Esempio
Se un rifiuto viene prodotto il primo di ottobre 2026, il  movimento dovrà essere registrato entro il 14 ottobre 2026, l’invio dei dati al RENTRI deve essere completato entro il 30 novembre 2026.

La FAQ RENTRI “Periodicità di trasmissione dei dati dei registri” (https://supporto.rentri.gov.it/) aggiunge che “i soggetti delegati, ai sensi dell'art. 18 del D.M. 4 aprile 2023, n. 59, trasmettono i dati per conto dei produttori che li hanno delegati entro la fine del secondo mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'annotazione.
Nel caso in cui nel mese di riferimento non ci siano nuove annotazioni, la trasmissione non è dovuta.
L'annotazione delle movimentazioni sul registro e la trasmissione al RENTRI non avvengono nello stesso momento, in quanto trattasi di operazioni distinte. Per le annotazioni da riportare nel registro rimangono ferme le scadenze previste dall'art. 190 del D.Lgs. n. 152/2006”.

Modalità operative per la trasmissione dei dati di registro e FIR

Modalità operativa 11 “Trasmissione dei dati del registro cronologico di carico e scarico mediante interoperabilità”: è richiamata all’art. 15, comma 1, D.M. 4 aprile 2023, n. 59 e illustra le procedure da seguire per la trasmissione dei dati dei registri cronologici di carico e scarico al RENTRI, da parte degli operatori che utilizzano i propri sistemi gestionali e dei soggetti delegati di cui all’art. 18 dello stesso decreto.
La Modalità operativa è rivolta principalmente alle strutture tecniche informatiche di cui gli operatori si avvalgono.

Modalità operativa 12 “Trasmissione dei dati del FIR mediante interoperabilità”: è richiamata all’art. 15, comma 3, D.M. 4 aprile 2023, n. 59, e illustra le modalità per la trasmissione dei dati del FIR al RENTRI da parte degli operatori che utilizzano i propri sistemi gestionali e dei soggetti delegati di cui all’art. 18 dello stesso decreto.

Per completezza:
Modalità operativa 7 “Trasmissione della copia del FIR cartaceo (chiusura del ciclo di vita del formulario)”: è richiamata all’art. 6, comma 5, lettera c), D.M. 4 aprile 2023, n. 59, e illustra i servizi resi disponibili dalla piattaforma telematica RENTRI per la trasmissione della copia del FIR in formato cartaceo da parte dei trasportatori verso i soggetti intervenuti nella movimentazione del rifiuto.
La Modalità operativa è rivolta anche alle strutture tecniche informatiche di cui gli operatori si avvalgono.

Modalità operativa 15 “Servizio di supporto per l’assolvimento degli obblighi relativi alla trasmissione dei dati del registro cronologico di carico e scarico”: illustra la modalità di fruizione del servizio che consente agli operatori che non dispongono di sistemi gestionali interoperabili con la piattaforma telematica RENTRI e che non si avvalgono di soggetti delegati di cui all’art. 18, D.M. 4 aprile 2023, n. 59, di svolgere le operazioni necessarie ai fini della trasmissione dei dati del registro cronologico di carico e scarico al RENTRI, assolvendo contestualmente agli obblighi di vidimazione e compilazione dello stesso registro.

Conservazione digitale dei registri

Un altro tema centrale nel nuovo contesto di gestione digitale introdotto con il RENTRI è quello della conservazione dei registri.
L’art. 190, comma 10, del D.Lgs. n. 152/2006 stabilisce che i registri cronologici di carico e scarico, integrati con i formulari di identificazione dei rifiuti relativi ai trasporti, debbano essere conservati per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione (fanno eccezione i registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica, che devono essere conservati a tempo indeterminato).
Con il RENTRI, la conservazione avviene in formato digitale e deve rispettare precisi requisiti:

• integrità del documento;
• autenticità;
• leggibilità nel tempo.

Per questo motivo, è spesso necessario adottare sistemi di conservazione digitale a norma, in linea con le indicazioni tecniche e con le buone pratiche.

Esempio
Un registro relativo all’anno 2025 dovrà essere conservato fino al 2028, considerando l’ultima registrazione effettuata.

Periodicità della conservazione digitale
Il registro cronologico di carico e scarico digitale RENTRI deve essere trasferito al sistema di conservazione almeno una volta all’anno dalla prima registrazione. 

MEMO - Registri c/s digitale RENTRI

Per quanto tempo bisogna conservarli? Per 3 anni.
Ogni quanto tempo devono essere portati in conservazione digitale? Almeno 1 volta all’anno.
Operativamente, quindi, il registro c/s digitale RENTRI deve essere:

• chiuso,
• firmato digitalmente,
• marcato temporalmente,
• inviato in conservazione

almeno una volta all’anno (ovviamente, è possibile farlo anche con frequenza maggiore, ad esempio mensile o trimestrale).
L’obbligo discende dall’art. 2215-bis c.c., secondo il quale i documenti informatici devono essere “marcati temporalmente e firmati digitalmente almeno una volta all’anno”, norma che viene richiamata dal D.dir. n. 143/2023 (modalità operative RENTRI), applicando tale principio ai registri digitali.

Suggerimenti operativi
Per evitare errori e semplificare la gestione, è consigliabile adottare un sistema di conservazione digitale automatizzato, che garantisca il rispetto delle scadenze e dei requisiti normativi.

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Con Aruba RENTRI Smart è possibile gestire l'intero ciclo di vita del registro cronologico da un'unica piattaforma. Il software aiuta l'utente a rispettare le principali scadenze previste dalla normativa, permette la trasmissione dei dati al RENTRI secondo le tempistiche previste e integra la conservazione digitale a norma dei registri e dei formulari digitali, consentendo di adempiere agli obblighi normativi senza dover utilizzare strumenti aggiuntivi.

A cura di Wolters Kluwer