L’emissione, la trasmissione e la ricezione della fattura elettronica viaggiano tramite il Sistema di Interscambio. Con l'obbligo di fatturazione elettronica i soggetti IVA devono redigere le fatture elettroniche in formato XML e trasmetterle al Sistema di Interscambio (SdI), la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei S.p.A., che provvede all'inoltro al destinatario.
I canali a cui è possibile fare ricorso per trasmettere/ricevere le fatture elettroniche al/dal Sistema di Interscambio, sono essenzialmente tre:
- la posta elettronica certificata: può trasportare più file fino a massimo di 30 MB e non vi è la necessità di accreditarsi al Sistema di Interscambio tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
- il SdICOOP (web service): può trasportare singoli file fino a massimo di 5 MB; in questo caso è necessario accreditarsi al Sistema di Interscambio tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
- il SdIFTP, FTP: può trasportare più file fino a massimo di 150 MB; anche in questo caso è necessario accreditarsi al Sistema di Interscambio mediante la sottoscrizione di un accordo di servizio.
Funzionamento del Sistema di Interscambio
Il funzionamento del Sistema di Interscambio si articola in alcuni passaggi relativi a tre momenti fondamentali:
- emissione della fattura da parte del fornitore e trasmissione al Sistema di Interscambio;
- controllo della fattura da parte del Sistema di Interscambio;
- trasmissione della fattura al cliente da parte del Sistema di Interscambio.
Emissione e trasmissione della e-fattura
La prima fase del processo è quella avente ad oggetto la generazione della fattura in formato XML con l’inserimento di tutti i dati richiesti dagli articoli 21 e 21-bis del D.P.R. n. 633/1972. (in
questo articolo trovi maggiori dettagli sul formato xml per la fattura elettronica)
La fattura si compone:
- di una testata nella quale si devono riportare i dati necessari per permettere il buon esito della trasmissione, i dati anagrafici generali dei soggetti cedente/prestatore, cessionario/committente e dei loro eventuali rappresentanti fiscali;
- del corpo principale, che reca i dati generali della fattura e le eventuali informazioni integrative che l’emittente ritiene opportuno aggiungere per facilitare la gestione dei cicli attivi e passivi.
- Nella fattura elettronica occorre inoltre indicare il codice destinatario (codice di 7 cifre rilasciato dall’Agenzia delle entrate) oppure indirizzo PEC qualora comunicato dal cliente cui si vuole che la fattura venga recapitata. La fattura emessa in formato elettronico - tranne nel caso di fatture elettroniche emesse nei confronti della PA - non deve obbligatoriamente recare la firma digitale. Tuttavia, come precisato dall’Agenzia delle Entrate, l’apposizione della firma digitale dà autenticità al documento e permette di utilizzare lo stesso anche per finalità diverse da quelle fiscali (i.e. per il recupero del credito).
Firma digitale L’apposizione sulla fattura elettronica XML è effettuata dal soggetto emittente (cedente/prestatore) ovvero da un soggetto terzo che la emette conto dello stesso (i.e. il commercialista o l’intermediario).
Emessa la fattura è opportuno effettuare un controllo del file per evitare che venga scartato dal Sistema di Interscambio. La fattura viene quindi trasmessa al Sistema di Interscambio a cura del soggetto trasmittente, che potrà essere il cedente/prestatore oppure un terzo che trasmette il file XML, come per esempio il commercialista oppure un provider, e si dovranno compilare i campi della sezione <DatiTrasmissione>.
Controllo della fattura
Ricevuta la fattura, il Sistema di Interscambio ne effettua il controllo. L’esito di questo controllo può essere positivo o negativo.
Se l’esito è positivo, il Sistema di Interscambio provvede a trasmettere il file al destinatario.
Diversamente, in caso di esito negativo, la fattura elettronica viene scartata e si considera come non emessa. Quindi il Sistema di Interscambio provvede a trasmettere al soggetto trasmittente - entro 5 giorni - la notifica di scarto nella quale sono indicati gli errori riscontrati.
Ricevuta la notifica di scarto, il soggetto provvederà a stornare fattura emessa internamente. Lo storno non riguarda il soggetto destinatario della fattura, dato che questi non ha mai ricevuto la stessa.
Trasmissione della fattura al cliente
La fase finale del processo di fatturazione prevede la trasmissione della fattura al destinatario finale. A seguito dell’esito positivo dell’attività di controllo, il Sistema di Interscambio provvede:
- ad inoltrare la fattura all’indirizzo PEC o al codice destinatario registrati presso il portale “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate oppure inserito nella fattura in formato XML;
- a mettere a disposizione il file nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (ad esempio, nel caso di fatture emesse nei confronti dei consumatori privati).
Può verificarsi che la ricezione della fattura non sia possibile, ovvero che il Sistema di Interscambio non sia in grado di recapitarla (ad esempio per motivi tecnici o perché la casella di posta elettronica è piena). In questo caso il Sistema di Interscambio invia al soggetto trasmittente una ricevuta di impossibilità di recapito mentre per il destinatario la fattura si riterrà comunque emessa dato che verrà depositata nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Diversamente, nel caso in cui il Sistema di Interscambio riesca a trasmettere la fattura al destinatario, allora inoltrerà al trasmittente la ricevuta di consegna. Questa attività viene svolta dal Sistema di Interscambio solo dopo l’avvenuta consegnata al destinatario della fattura elettronica.
Si segnala, infine, che è obbligatoria la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute, dei messaggi prodotti dal canale di trasmissione impiegato e delle ricevute/notifiche trasmesse dal Sistema di Interscambio.
Trasmissione della fattura alla PA
Per completezza di informazione, si ricorda infine che nel caso in cui le fatture siano emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione il Sistema di Interscambio può rilasciare i seguenti messaggi:
- una notifica di scarto: messaggio che il SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso non abbia superato i controlli previsti;
- un file dei metadati: file che il SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA. Si tratta di un “contatore” del numero di tentativi di inoltro al destinatario operati dal Sistema di Interscambio. Il SdI riprova l’invio del file fattura se, in un dato periodo di tempo, non ha riscontro certo dell’avvenuta consegna. Questa circostanza, in funzione del canale di ricezione utilizzato, potrebbe verificarsi anche se il file è stato effettivamente consegnato;
- una ricevuta di consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA;
- una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
- una notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni;
- una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
- uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
- una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
- un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente.