Fatture ricorrenti: con Aruba ora è tutto più facile

Se c’è un vantaggio oggettivo che il digitale è in grado di offrire, questo sta nella velocità, nella semplicità, nella sicurezza e nell’intelligenza con cui alcune perdite di tempo possono definitivamente scomparire. Ne è un esempio lampante la nuova funzione che Fatturazione Elettronica di Aruba ha introdotto all’interno del proprio servizio per facilitare la compilazione e l’emissione di quelle che, di fatto, sono fatture ripetute più volte nel tempo.

Si tratta di fatture sempre uguali a sé stesse, poiché spesso legate a servizi a canone periodico o che si ripetono nel tempo: stesso destinatario, stesse descrizioni, stessi importi. Grazie alla funzione “Fatture ricorrenti”, questo tipo di fattura potrà essere ora gestito in modo completamente nuovo e automatizzato.

La fattura ricorrente può essere impostata creando un modello precostituito da poter utilizzare per invii automatici in intervalli di tempo definibili dall’utente. Avere un modello a disposizione significa accelerare di molto il processo di compilazione, ma la velocità non è certo il solo vantaggio di non dover riscrivere tutti i dati ogni singola volta. Infatti, automazione significa anche minori possibilità di errore, evitando così problemi con il cliente o la frustrazione delle operazioni di storno di una fattura già emessa.

Come compilare una fattura ricorrente

Tutto quel che è ripetitivo, può essere automatizzato: quella che è una regola incisa a fuoco nelle dinamiche della digitalizzazione, nell’ambito della fatturazione elettronica trova pieno compimento proprio nelle fatture ricorrenti.

La prima operazione da compiere sta nella creazione del modello. Il sistema richiede che vengano inseriti i dati del cliente, la descrizione del prodotto o servizio e i dati di pagamento, mentre data e numero progressivo saranno aggiornati di volta in volta in base alle impostazioni indicate in fase di programmazione degli invii.

Sul modello può inoltre essere definita la frequenza: ogni quanti mesi emettere la fattura, in che giorno del mese e quando iniziare.

Ulteriore impostazione che si può definire sul modello è la possibilità di invio via email di una copia di cortesia in formato .pdf della fattura. Se viene selezionata questa opzione, all’emissione automatica della fattura ricorrente verrà inviata anche una email che avvisa il cliente sull’avvenuto invio e che in allegato ha la copia della fattura.

Una volta definite le impostazioni relative alla ricorrenza, il sistema ricalcolerà in automatico anche le date di scadenza dei pagamenti, rendendo così completamente indipendente da un controllo umano l’emissione delle fatture ricorrenti desiderate. Come è facile intuire, insomma, non si tratta soltanto di un invio ripetuto in anticipo, ma di un sistema di compilazione automatico che predispone la fattura in base a opzioni predefinite, lo sviluppa su un modello precostituito e lo mette a disposizione secondo un calendario predeterminato. 


 

Impostazioni e funzionalità

A ogni modello può essere attribuito un nome, così da renderlo facilmente identificabile nel tempo. I modelli, infatti, potrebbero dover essere mutati in corso d’opera, oppure modificati a seguito di variazioni intercorse. Si ponga l’esempio di un cliente che modifica la propria sede e i cui dati vadano aggiornati da un certo momento in poi: oltre ad aggiornare l’anagrafica, occorrerà modificare anche il modello di fattura ricorrente correlato, così che le modifiche possano essere immediatamente applicate fin dalla fattura successiva. Per averne la certezza, è altresì disponibile un’anteprima del successivo invio: si potrà così verificare ogni singola emissione in anticipo, affinché tutto possa essere sempre sotto controllo pur nell’automatizzazione del processo.

La fattura può essere creata o inviata in base alle proprie necessità: la sola creazione consente di salvare il documento soltanto in bozza lasciando all’operatore il compito di inviare la fattura dopo un eventuale ultimo controllo; l’invio automatico elimina ogni intervento umano procedendo anche all’invio automatico della fattura al Sistema di Interscambio.



L’introduzione della funzione “Fatture ricorrenti” arricchisce il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba ormai da qualche settimana, impreziosendo così un servizio che è già nelle mani di centinaia di migliaia di aziende e professionisti. Un servizio che evolve e che, con funzionalità di questo tipo, va sempre di più incontro alle esigenze espresse dall’utenza. Con le fatture ricorrenti si restituisce molto tempo a chi di tempo ne ha poco, delegando agli automatismi ciò che un uomo dovrebbe fare con poco valore aggiunto e troppi minuti impegnati nella compilazione.

Il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba mette a disposizione distinti elenchi di fatture in bozza o inviate: in entrambe le destinazioni, le fatture ricorrenti sono indicate con l’icona di un orologio che consente di distinguerle rispetto a quelle composte e inviate manualmente.



Ogni singola fattura ricorrente inviata implica preziosi minuti risparmiati, minori possibilità di errore e maggior concentrazione sugli aspetti più importanti del proprio lavoro. Il sistema si prende in carico tutto quel che può essere risparmiato al lavoro e al tempo di chi dovrebbe altrimenti occuparsene, lasciando libere risorse umane ben più preziose su altri aspetti professionali.

Facile e utile. Addirittura, automatico. E, per definizione, ricorrente.