Grazie alla digitalizzazione della PA, diventa sempre più facile per cittadini, professionisti e imprese inviare e ricevere atti in modalità telematica. I canali di comunicazione sono molteplici e, accanto ad apposite piattaforme online, create per gestire specifiche esigenze attraverso canali diretti, emerge l’estrema duttilità della posta elettronica certificata (PEC), che viene sempre più utilizzata in molti ambiti per lo scambio di comunicazioni, consentendo di alleggerire l’espletamento di molte questioni burocratiche. Pensiamo alla richiesta di certificati anagrafici ed elettorali, che oggi può essere effettuata non solo recandosi fisicamente allo sportello degli uffici comunali, ma, più agevolmente, utilizzando portali online dedicati, come l’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) o i siti web dei singoli Municipi o, ancora, utilizzando la PEC per trasmettere la richiesta all’Amministrazione del rilascio del certificato di cui si ha bisogno.
Come e quando richiedere certificati
Oggi, per potere
richiedere il
rilascio di certificati anagrafici ed elettorali, i cittadini hanno fondamentalmente
due possibilità:
- recarsi fisicamente allo sportello, oppure
- richiederli online.
Nel
primo caso, è sempre consigliabile verificare prima, consultando il sito
web del Comune di competenza per quel determinato certificato, gli orari di apertura degli uffici anagrafici, anche per conoscere se sia necessario prenotarsi o prendere appuntamento, per evitare eventuali lunghe attese agli sportelli pubblici e sprechi di tempo.
Nella
seconda eventualità, i cittadini possono richiedere molti certificati tramite il
sito web del proprio Comune, che, a seconda dei casi, consente di richiederli attraverso lo stesso
sito o tramite un
portale dedicato oppure, molto spesso, informa che
la richiesta deve essere presentata tramite PEC.
Da un po’ di tempo è anche possibile accedere al
sito dell’ANPR, nel quale sono stati trasfusi i
dati anagrafici dei Comuni italiani e che utilizza il
domicilio digitale/PEC per dare informazioni al cittadino sullo stato delle richieste: anche in questo caso, però, si presentano delle ipotesi in cui, per qualche motivo non è possibile il rilascio del certificato in questione, e allora si deve tornare a contattare il Comune di competenza o, comunque, la comunicazione tra l’ANPR e il cittadino avviene tramite il domicilio digitale o, in mancanza di elezione di esso, attraverso la posta elettronica ordinaria.
Si rammenta, comunque, che, in base all’istituto della
“decertificazione”, oggi i certificati e le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà, da consegnare a uffici della Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici esercizi, sono sostituiti dall'
autocertificazione, e i certificati possono essere rilasciati solo per la presentazione a privati, anche se si continuano a registrare degli sporadici casi in cui alcuni uffici della PA continuano a chiedere la presentazione di certificati vari.
Servizi anagrafici tramite l’ANPR
All’inizio del 2022, i Comuni italiani hanno completato la migrazione delle proprie anagrafi nell’
Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), la banca dati unica istituita presso il Ministero dell’Interno - in collaborazione con Sogei S.p.A. - che ha il fine di favorire lo scambio delle informazioni tra Comuni e Pubbliche Amministrazioni e il
dialogo tra Comuni e cittadini.
Nell’ANPR (
https://www.anagrafenazionale.interno.it/), dunque, vi sono i dati anagrafici di milioni di persone, che possono, così, verificare i propri dati e fruire di alcuni
servizi anagrafici.
Sulla carta, i diretti
beneficiari di questi servizi sono:
- i cittadini di tutti i Comuni,
- gli stranieri residenti in Italia e
- gli iscritti all’Anagrafe Italiani Residenti all’Estero (AIRE),
i quali possono verificare e chiedere
online ai Comuni di competenza l’eventuale correzione dei propri dati anagrafici, con il
servizio di richiesta di rettifica dei dati.
Inoltre, i cittadini possono scaricare
17 diverse tipologie di certificati digitali, in modo autonomo e gratuito o inviare la
dichiarazione di cambio di residenza, senza passare allo sportello, per:
- trasferimenti all’interno dello stesso Comune;
- cambi di residenza tra Comuni diversi;
- rimpatriare in Italia.
In alcuni casi, le richieste di certificazioni vengono presentate da avvocati iscritti all’Albo, per svolgere investigazioni difensive o fare valere un diritto in sede giudiziaria: anche tali richieste possono essere presentate all’ANPR (che prevede un canale di accesso dedicato
“Certificati per avvocati”, con la possibilità di richiedere
13 tipologie di certificati, relativi a cittadini iscritti all’ANPR) oppure direttamente al Comune (di persona allo sportello o tramite le modalità telematiche previste dal singolo Comune).
L’
accesso ai servizi, attraverso l’apposita “
Area cittadino”, è consentito previo utilizzo, in alternativa tra loro, di:
- SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
- CIE (Carta di Identità Elettronica);
- TNS/CNS (cioè, Tessera Sanitaria e Carta Nazionale dei Servizi) ed eIDAS (consente l’accesso con l’identità digitale di un altro Paese dell’Unione Europea).
Nell’
Area cittadino dell’ANPR è possibile ottenere:
-
la visura (cioè la visualizzazione dei dati anagrafici ed elettorali registrati in ANPR, nella scheda individuale del cittadino) e nella scheda della famiglia anagrafica;
-
autocertificazioni (è una dichiarazione che sostituisce i certificati o gli atti di notorietà relativi a nascita, stato civile, cittadinanza, famiglia anagrafica, residenza ed esistenza in vita);
-
rettifica dati (consente di inviare al Comune di competenza una richiesta di correzione di uno o più dati presenti nella scheda anagrafica, come, per esempio, un errore ortografico nell’indirizzo, un CAP incompleto, ecc.);
-
cambio di residenza (consente di inviare al Comune di competenza, per il cittadino e per i componenti della sua famiglia anagrafica, una dichiarazione in caso di cambio dell’abitazione nell’ambito dello stesso Comune, di cambio di residenza con trasferimento in un altro Comune e, per i cittadini italiani iscritti all’AIRE, di rientro in Italia dall’estero: per tutte le altre tipologie di richiesta, è necessario rivolgersi al Comune di competenza);
-
domicilio digitale (consente di visualizzare nell’ANPR l’
indirizzo PEC comunicato dal cittadino sul portale INAD);
-
servizi per cittadini europei (trasferimento della residenza presso un Comune italiano e iscrizione all’ANPR; se il cittadino è già residente in un Comune italiano, può richiedere l’iscrizione nelle liste elettorali; se la persona è nata in Italia e possiede il codice fiscale italiano, può richiedere il certificato di nascita anche senza essere residente in Italia).
Nella sezione dedicata all’interno dell’area riservata dell’ANPR, il cittadino potrà
visualizzare il proprio domicilio digitale, corrispondente all’indirizzo PEC precedentemente comunicato sul portale INAD; il sistema ANPR utilizza il domicilio digitale per inviare al cittadino comunicazioni riguardo ai servizi anagrafici richiesti tramite il portale (per esempio, una richiesta di rettifica dei dati anagrafici o una dichiarazione di cambio di residenza).
In caso di mancata elezione del domicilio digitale sul portale INAD, il cittadino può comunque ricevere comunicazioni da parte del Comune in merito all’avanzamento delle pratiche, all’indirizzo
e-mail che ha inserito nella sezione
“Profilo” dell’area riservata dell’ANPR.
Il portale ANPR informerà, caso per caso, quando il cittadino dovrà mettersi in contatto direttamente con il Comune di competenza (e il cittadino potrà scegliere di farlo fisicamente, recandosi allo sportello, chiamando al telefono per avere almeno le prime informazioni su quella particolare pratica,
oppure comunicando via PEC): infatti, il sistema potrebbe non riuscire a individuare in modo univoco la scheda anagrafica del richiedente, qualora, ad esempio, la scheda non fosse presente nell’ANPR, il codice fiscale non risultasse validato, la scheda risultasse cancellata oppure la scheda risultasse duplicata.
Servizi anagrafici via PEC per comunicare con il Comune
Accanto alla possibilità di interfacciarsi direttamente con la banca dati dell’ANPR, per usufruire dei servizi anagrafici, i cittadini possono:
- contattare telefonicamente gli uffici competenti del Comune;
- andarci di persona;
- molto più comodamente, consultare i siti web dei propri Comuni, per conoscere le modalità di rilascio dei certificati, online o allo sportello.
In molti casi, sul sito del Comune (come quello del Comune di Milano) è presente un “pulsante” per
prenotare online, che rimanda direttamente al sito dell’ANPR.
In altri casi, il sito del Comune offre una serie di informazioni sulle modalità di richiesta previste, rendendo disponibile l
’accesso online ai servizi di appositi portali predisposti dai Comuni, utilizzando SPID, CIE o CNS: la richiesta è possibile, esclusivamente, per i certificati anagrafici e di stato civile di soggetti residenti nel Comune al quale ci si rivolge o di soggetti iscritti all’AIRE (Anagrafe Italiani Residenti all’Estero) del medesimo Comune.
In modalità
online/telematica si potrà così richiedere, come cita il sito del Comune di Roma Capitale “
il rilascio di un certificato (tra quelli estraibili) esclusivamente se richiesto per se stessi o per uno dei componenti della propria famiglia anagrafica”.
La richiesta di copie integrali, estratti e certificati (di nascita, matrimonio, unioni civili e morte) può essere effettuata dal
diretto interessato o da un suo
delegato: nella
richiesta, andranno indicati i
dati anagrafici del richiedente, l'oggetto e il motivo della richiesta, allegando la fotocopia o la scansione del documento di identità del richiedente (e, nell’eventualità, l'apposita delega correlata dei documenti di identità del delegante e del delegato).
La richiesta, con i relativi allegati, potrà essere presentata scegliendo una delle seguenti
modalità:
- via PEC all’apposito indirizzo PEC del Comune all’uopo comunicato ([email protected];)
- consegna a mano, presso l'ufficio di competenza;
- via posta ordinaria, con busta chiusa preaffrancata, inviata all’indirizzo comunicato dal Comune di residenza (con l’avvertenza che tramite tale modalità non si fornisce una ricevuta di consegna e, come si legge sul sito di Roma Capitale “è preferibile l'invio della richiesta via PEC, o, in alternativa, presentandola di persona”).
Bisogna conoscere la
denominazione del certificato che si vuole richiedere e, nel caso, si può fare presente di avere bisogno di un
certificato cumulativo.
La richiesta dovrà essere chiara e precisa, al fine di evitare che l’ufficio comunale non comprenda o addirittura rifiuti il rilascio dell’atto richiesto: è perciò consigliato
indicare già nell’oggetto della missiva (
PEC, lettera da inviare tramite posta o consegnare a mano) il tipo di certificato.
Bisognerà poi fornire i propri
dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, numero e copia della carta di identità e, per completezza, codice fiscale), indicare il
motivo per il quale si richiede l’atto (con eventuali dettagli utili: ad esempio, per un certificato di nascita, il nome della persona e la data dell’evento, se nota) e i
recapiti per essere ricontattati (indirizzo, numero di telefono,
PEC o
e-mail), firmando il tutto.
A tale scopo, molti Comuni rendono disponibili degli
appositi moduli, in formato pdf editabile, da utilizzare per
richiedere via PEC il rilascio dei certificati, i quali verranno poi
inoltrati via PEC al cittadino (o suo delegato), come, ad esempio, il Comune di Reggio Emilia, con riferimento ai seguenti certificati:
- residenza;
- stato di famiglia;
- stato civile;
- stato libero;
- cittadinanza;
- esistenza in vita;
- cancellazione anagrafica;
- contratto di convivenza;
- matrimonio anagrafico;
- nascita anagrafico;
- morte anagrafico;
- unione civile anagrafico;
- stato di famiglia (per iscritto in convivenza anagrafica);
- residenza storico (con tutti eventuali indirizzi);
- residenza storico alla data del xx.xx.xxxx;
- cittadinanza storico;
- residenza AIRE;
- stato di famiglia AIRE.
In alcuni casi, come per il Comune di Milano, verranno rimesse allo sportello, tramite
prenotazione online dell’appuntamento, le richieste da presentare per quanto riguarda i certificati per terzi oppure le richieste di uno dei seguenti certificati:
- certificati anagrafici/estratti e atti integrali da presentare all'estero o ai consolati esteri in Italia;
- certificati multilingue;
- certificato di convivenza di fatto;
- certificato di congrue generalità;
- certificato di morte.
A cura di Wolters Kluwer