Da oggi la Posta Elettronica Certificata (PEC), strumento cruciale per la comunicazione formale e sicura di Pubbliche Amministrazioni, aziende e privati, si arricchisce di una nuova funzionalità: la conservazione digitale, fortemente consigliata - se non addirittura obbligatoria nel caso delle PA - per assicurare l'integrità e l'accessibilità dei documenti nel tempo.
Conservazione digitale: necessità e vantaggi
La conservazione digitale è un processo regolamentato che permette di archiviare documenti in formato digitale, garantendo loro autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e che siano facilmente reperibili. Il processo di conservazione incorpora automaticamente:
- la firma digitale: una firma elettronica che si applica ai documenti digitali, simile alla firma autografa sui documenti cartacei;
- la marca temporale: una sequenza che indica una data e/o un orario, confermando il momento esatto di realizzazione di un'azione o evento.
L'integrazione della firma digitale con la marca temporale assicura che i documenti conservati rimangano immutabili, autentici, facili da trovare, legalmente validi, sicuri, leggibili e integri nel tempo. Per saperne di più, abbiamo scritto anche un approfondimento sugli
obblighi normativi della conservazione della PEC.
Da oggi il
servizio di PEC di Aruba permette di integrare queste funzionalità in modo pratico ed efficace senza accedere a piattaforme in più. Vediamo insieme come configurarlo.
Step 1: attivazione del servizio di conservazione digitale su PEC
Una volta acquistato e attivato il servizio per la tua casella Standard, Pro o Premium, puoi accedere direttamente alla tua
webmail PEC di Aruba e iniziare la configurazione del servizio di Conservazione PEC.
Step 2: configurazione della conservazione
Ora puoi configurare le tue preferenze per la conservazione, se a mano o automatica, e impostare le regole di quest'ultima. In tal modo potrai ottimizzare al meglio lo spazio dedicato e garantire che siano salvaguardate solo le comunicazioni rilevanti.
Step 3: versamento dei messaggi in conservazione
Spostare i messaggi nella sezione di conservazione è una procedura semplice e intuitiva. Puoi decidere di applicare automaticamente le regole impostate o scegliere manualmente quali messaggi conservare. Il servizio di Conservazione PEC include 1 GB di spazio dedicato esclusivamente al materiale conservato e si può espandere acquistando GB aggiuntivi in caso di necessità.
Step 4: consultazione delle esibizioni
Con l’opzione “Storico Esibizioni”, puoi tenere traccia di tutte le esibizioni conservate ad esempio per un eventuale controllo fiscale o legale. Questa funzionalità ti offre il vantaggio di avere tutti i dati necessari a portata di clic, garantendo conformità e sicurezza.
Step 5: monitoraggio e gestione
Tenere sotto controllo i tuoi messaggi PEC conservati è semplice grazie a etichette chiare che indicano lo stato di archiviazione e poi puoi sempre modificare le impostazioni per adattarle alle tue necessità di organizzazione.
Integrare servizi di gestione e conservazione direttamente all'interno della piattaforma di webmail di Aruba comporta significativi vantaggi in termini di comodità e efficienza. Non ci sarà più bisogno di accedere a pannelli diversi o complessi: tutto è centralizzato e facilmente accessibile, rendendo la PEC un'opzione pratica, affidabile ma soprattutto - e finalmente - facile da usare.