PEC Aruba, come impostare gli accessi multiutente

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento ormai completamente affermato e, soprattutto in ambito business, è diventato un tassello del tutto essenziale per le attività quotidiane. Con l’evoluzione dello strumento e del suo utilizzo, il servizio di Aruba ha pertanto ampliato il proprio perimetro d’azione per contemplare tutti quei casi d’uso che la quotidianità del lavoro ha evidenziato come fondamentali.

In particolare, uno degli aspetti che più di altri si è rivelato come una vera e propria necessità, è quello della multiutenza. Per “multiutenza” si intende l’accesso parallelo e condiviso alla medesima casella di posta elettronica certificata, con permessi e limiti specifici, ma con la possibilità di accedere a più mani al medesimo “contenitore”.

Multiutente PEC

L’idea dell’accesso multiutenza ha compiuto ora un ulteriore passo in avanti. La possibilità di accedere a una PEC in multiutenza, infatti, si sta dimostrando opzione sempre più richiesta e tutto ciò non fa altro che confermare l’utilizzo sempre più intenso e sofisticato dello strumento PEC. 

Aruba ha incluso la possibilità di accedere alla multiutenza sia con la propria casella PEC Pro, sia con la casella PEC Premium con modalità differenziate:

• PEC Pro - include una utenza aggiuntiva nel prezzo;
• PEC Premium - include tre utenze aggiuntive nel prezzo e la possibilità di acquistare ulteriori pacchetti di 5 utenti a 15€/anno per un massimo di 30 pacchetti aggiuntivi (fino a 153 utenti complessivi).

Grazie a queste due modalità, è possibile creare account personalizzati ai collaboratori che si intendono coinvolgere nella gestione della casella di Posta Elettronica Certificata, controllando e gestendo per ognuno i singoli permessi in modo estremamente capillare: così facendo è possibile accreditare a ogni account le sole funzionalità necessarie, evitando al contempo errori o usi impropri dello strumento. Il tutto può essere gestito in modo estremamente semplice e intuitivo da webmail, rendendo così la multiutenza comoda da impostare e facile da regolamentare.

Tra i permessi che è possibile impostare, declinando così ogni accesso in modo quanto più preciso possibile, figurano:

• Lettura - consente la sola lettura dei messaggi e delle cartelle e rappresenta il requisito minimo senza il quale il servizio non può essere attivo, poiché la lettura dei contenuti è l’elemento base oltre il quale si può definire l’effettivo accesso alla casella. 
• Scrittura - permette di scrivere messaggi; creare, spostare, cancellare messaggi e cartelle; creare, modificare e salvare bozze. Consente, pertanto, di andare oltre la lettura e di produrre comunicazione destinata verso l’esterno o di riordinare i contenuti per utilità interne.
• Invio - consente di inviare e inoltrare messaggi PEC, prendendo così posizione attiva nell’atto dell’invio di comunicazioni verso partner, fornitori, PA o altri stakeholder. Se si abilita il permesso di Invio si abilita anche il permesso di Scrittura (mentre quello di lettura è da considerarsi assodato), poiché di fatto strettamente correlati.
• Utilizzo su programmi di posta - permette di gestire la casella PEC su un programma di posta (IMAP/POP3). Se si abilita il permesso di Utilizzo su programmi di posta si abilitano anche i permessi di Scrittura e Invio, in una logica di permessi stratificati che a ogni livello amplia la portata delle funzionalità disponibili.

Il servizio di Multiutente PEC proposto da Aruba per i propri utenti non fa altro che rispecchiare il concetto di gestione e di divisione funzionale degli incarichi, che è tipicamente possibile ritrovare nelle organizzazioni aziendali. Aruba ha sviluppato, insomma, uno strumento che rispecchia fedelmente le necessità che le aziende manifestano. 

I benefici sono immediati:

• Collaborazione - più utenti possono gestire un singolo indirizzo PEC, facilitando il lavoro di squadra e la collaborazione tra colleghi.
• Efficienza - riduce i tempi di gestione delle email e delle comunicazioni ufficiali, portando i contenuti sotto gli occhi delle persone giuste senza quegli invii e quel disordine dietro cui ci si possono perdere importanti tasselli di efficienza.
• Controllo - permette di assegnare ruoli specifici a ogni utente, mantenendo il controllo su chi può fare cosa, così da avere la situazione sempre sott’occhio: questione di organizzazione, logistica ed efficienza.

Come impostare le utenze aggiuntive

L’attivazione del servizio Multiutente PEC è possibile da parte di chiunque abbia già precedentemente avviato una casella PEC di Aruba di tipo Pro o Premium. Per abilitare la multiutenza è sufficiente accedere all’interfaccia Webmail della propria PEC e dare il via a questa nuova modalità di accesso e collaborazione.

Istruzioni per PEC Pro / Premium

1. Accesso al pannello di controllo - accedere al pannello di controllo con le credenziali del titolare dell’account PEC.
2. Sezione multiutente - navigare nella sezione dedicata al servizio Multiutente.
3. Creazione utenza - seguire le istruzioni per invitare un account, inserendo i dati del collaboratore; i profili Premium hanno la possibilità di acquistare pacchetti aggiuntivi di 5 utenti al costo di 15€/anno per singolo pacchetto.
4. Assegnazione permessi - definire i permessi specifici per l’account aggiunto.

In caso di necessità, l’acquisto di utenti aggiuntivi per la PEC Premium è altrettanto semplice e il tutto può essere fatto direttamente dal pannello di controllo:

1. Accesso al pannello di controllo - utilizzare le credenziali del titolare dell'account PEC.
2. Sezione multiutente - navigare nella sezione Multiutente del pannello di controllo.
3. Opzione acquisto - selezionare l’opzione per acquistare utenti aggiuntivi.
4. Pacchetto di utenti - scegliere il numero di pacchetti desiderati (5 utenti per pacchetto).
5. Pagamento - seguire le istruzioni per completare il pagamento di 15€/anno per ogni pacchetto aggiuntivo.

Come gestire gli account multiutente

Una volta creati, gli account multiutente possono essere gestiti direttamente dal pannello di controllo

Accesso e homepage

1. Accesso utente - ogni utente aggiuntivo può utilizzare lo username fornito dal titolare dell’account e creare quindi una password unica con cui proteggere le proprie attività.
2. Monitoraggio - il titolare dell’account può monitorare le attività di invio, assicurandosi che le operazioni vengano svolte correttamente.

Modifica dei permessi

1. Sezione gestione utenti - dal pannello di controllo, accedere alla sezione di gestione degli altri account.
2. Selezione account - selezionare l'utente per cui si desidera modificare i permessi.
3. Assegnazione ruoli - modificare i permessi secondo le necessità operative, garantendo il controllo delle funzioni specifiche.

Per la modifica dei permessi altrui occorre ovviamente avere la titolarità della casella che gestisce la multiutenza.

Aspetto particolarmente importante è relativo alla gestione della sicurezza dei singoli account, poiché attraverso questi aspetti è possibile definire il controllo dell’account e l’identità della persona che lo va a gestire. Si possono impostare, in particolare, email, numero di telefono, password, verifica in due passaggi e storico degli accessi: così facendo l’account è blindato ed è responsabilità del singolo utente fare in modo che nessun malintenzionato possa accedervi. Il settaggio dei permessi per i singoli account è importante anche e soprattutto a tal fine: fare in modo che nessuno possa avere più permessi di quanti necessita, significa anche limitare la portata delle conseguenze di un eventuale accesso indebito. 

Per una questione di linearità nei principi di sicurezza, qualora la casella master abbia la verifica a due passaggi impostata, automaticamente medesimo requisito viene richiesto anche a tutte le altre caselle attivate.

Conclusioni

Il servizio Multiutente PEC rappresenta un importante passo avanti per le aziende che utilizzano la Posta Elettronica Certificata: grazie alla possibilità di aggiungere più utenti, infatti, la gestione delle comunicazioni diventa più collaborativa, efficiente e controllata. Un vero e proprio progresso avanti nell’utilizzo avanzato dello strumento PEC, insomma, regalando alla Posta Elettronica Certificata una migliore aderenza a quelle che sono le necessità espresse dalle stesse aziende nell’uso quotidiano. Le soluzioni PEC Pro & Premium, con le loro specifiche offerte di utenze aggiuntive, includono la multiutenza come un vero e proprio “plus”, declinato in termini quantitativi sulla base delle esigenze e della dimensione dell’azienda.

Implementare e gestire il servizio Multiutente PEC su PEC Aruba è semplice grazie a un'interfaccia intuitiva e a una procedura chiara per la creazione e gestione delle utenze. Le aziende possono così concentrarsi sul proprio core business, sicure che le loro comunicazioni digitali siano gestite in modo sicuro e collaborativo, senza ambiguità nei ruoli e senza possibilità di errore al di fuori dei singoli permessi accordati.

Opzioni come la multiutenza rendono la PEC uno strumento ancora più completo e utile per le aziende nel semplificare il lavoro quotidiano.