Negli ultimi anni la digitalizzazione dei rapporti tra imprese, professionisti e Pubblica Amministrazione ha reso la PEC – Posta Elettronica Certificata – uno strumento essenziale. È il canale ufficiale per inviare comunicazioni con valore legale, con la certezza della consegna e della tracciabilità.
Ma dal 2025, la PEC assume un ruolo ancora più centrale: non solo le società e le imprese individuali, ma anche
chi le amministra deve avere un proprio
domicilio digitale registrato nel Registro delle Imprese.
Una novità che ha attraversato diversi passaggi legislativi, chiarimenti ministeriali e aggiustamenti operativi fino ad arrivare a una definizione precisa e operativa.
Vediamo come si è arrivati fin qui, cosa prevede oggi la legge e come mettersi in regola.
L’inizio: la Legge di Bilancio 2025 e l’estensione dell’obbligo
Tutto parte dalla
Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024), che ha introdotto una modifica importante al Decreto Legge 179/2012: l’obbligo di domicilio digitale, già previsto per società e imprese individuali, è stato
esteso anche a coloro che amministrano imprese costituite in forma societaria.
Dal 1° gennaio 2025, chi ricopre un ruolo di amministrazione – quindi amministratori unici, delegati o componenti di organi collegiali – avrebbe dovuto disporre di una propria casella PEC personale, da comunicare al Registro delle Imprese.
L’obiettivo era chiaro:
garantire un canale digitale diretto per notifiche, atti e comunicazioni ufficiali, evitando disguidi e ritardi legati alla sola PEC aziendale.
I primi chiarimenti e il rinvio del MIMIT
Come spesso accade con le novità legislative di grande impatto, l’attuazione pratica ha richiesto tuttavia qualche aggiustamento.
A marzo 2025, il
Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha pubblicato una prima
nota esplicativa per chiarire chi fosse effettivamente obbligato, come comunicare la PEC e quali sanzioni fossero previste in caso di mancato adempimento.
Il Ministero ha confermato che:
- per le nuove società, la comunicazione del domicilio digitale dell’amministratore o dell'amministratrice doveva avvenire già al momento dell’iscrizione o della nomina;
- per le società già costituite, era previsto un termine iniziale al 30 giugno 2025 per l’allineamento delle posizioni.
In caso di omissione, le Camere di Commercio potevano
sospendere o rifiutare la pratica e applicare la sanzione prevista dall’art. 2630 del Codice Civile, da 103 a 1.032 euro.
Tuttavia, la fase di avvio ha mostrato alcune criticità: molti registri provinciali non erano ancora pronti a gestire il nuovo flusso e il perimetro dei soggetti obbligati appariva ancora troppo ampio.
Per questo, il 25 giugno 2025, il MIMIT ha annunciato
un rinvio del termine: la comunicazione sarebbe stata obbligatoria
entro il 31 dicembre 2025 per le imprese già costituite, dando così maggior tempo per adeguarsi.
Il chiarimento definitivo: il Decreto “Salute e Sicurezza” di ottobre 2025
Il quadro si è completato con il
Decreto-Legge 31 ottobre 2025, n. 159 (il cosiddetto “Decreto Salute e Sicurezza”) e con il successivo
comunicato ufficiale di Unioncamere.
Grazie a questi interventi, il legislatore ha definito con precisione
chi deve avere la PEC, quale indirizzo può essere utilizzato e
in quali tempi deve essere comunicato al Registro delle Imprese.
Ecco le principali novità:
- L’obbligo non riguarda più tutti coloro che amministrano società, ma è limitato a tre figure apicali:
- amministratore unico;
- l’amministratore o l’amministratrice delegata;
- in assenza di quest’ultimo, il presidente del consiglio di amministrazione.
- La PEC deve essere personale, cioè intestata alla persona fisica e distinta da quella della società. Non è consentito utilizzare la stessa casella PEC aziendale come domicilio digitale della persona amministratrice.
- È ammesso che lo stesso soggetto amministratore utilizzi la stessa PEC personale per più incarichi in società diverse.
- Per le nuove iscrizioni e per le nuove nomine o conferme, la PEC va indicata contestualmente alla domanda di iscrizione della carica.
- Per chi già ricopre una delle cariche indicate sopra al 31 ottobre 2025, la scadenza per comunicare il domicilio digitale personale è fissata al 31 dicembre 2025.
- Per chi viene nominato o confermato dopo tale data, la comunicazione del domicilio digitale dovrà avvenire contestualmente al momento della nomina o della conferma, senza possibilità di rinvio.
Questo intervento ha reso chiaro il quadro applicativo, uniformando le regole per tutte le Camere di Commercio e superando i dubbi interpretativi dei mesi precedenti.
A chi si applica e quali sono le eccezioni
La norma riguarda in modo puntuale solo specifiche figure di
società di capitali, società consortili e cooperative.
L’obbligo di comunicazione è in capo all’impresa e si applica
a uno solo dei tre soggetti individuati dalla legge:
- l’amministratore unico;
- l’amministratore o l’amministratrice delegata;
- il presidente del CdA, se non è stato nominato un amministratore delegato.
Sono invece
esclusi dall’obbligo:
- gli amministratori di società di persone (S.n.c., S.a.s.);
- le figure che, nelle società di capitali o nei consorzi e reti di imprese, ricoprono cariche diverse come consiglieri, presidenti di comitati direttivi o ruoli non riconducibili alla rappresentanza legale.
In sintesi, la legge ha scelto un approccio mirato: richiedere il domicilio digitale solo alle figure che esercitano
poteri di rappresentanza, gestione e responsabilità legale, evitando di estendere l’obbligo a tutti i componenti degli organi collegiali.
Le caratteristiche della PEC da registrare
La casella PEC dell’amministratore o dell'amministratrice deve essere
personale, attiva e
riferibile univocamente alla persona che ricopre l’incarico.
Non può coincidere con quella della società, ma può essere la stessa utilizzata per altri incarichi o funzioni, purché intestata allo stesso soggetto.
La comunicazione o la variazione del domicilio digitale non prevede diritti di segreteria né imposta di bollo, se presentata come pratica autonoma al Registro delle Imprese.
Un dettaglio che semplifica ulteriormente il processo di registrazione e aggiornamento.
Le conseguenze del mancato adempimento
Chi non provvede a comunicare la propria PEC rischia:
- la sospensione o il rifiuto della pratica di iscrizione o di nomina da parte della Camera di Commercio;
- una sanzione amministrativa da 206 a 2.064 euro, ridotta di un terzo se l’adempimento avviene entro 30 giorni.
Il domicilio digitale, in altre parole, è ormai un requisito imprescindibile per la validità e la trasparenza delle cariche societarie.
Un obbligo che semplifica, non complica
Al di là della sua natura obbligatoria, questa novità rientra in un processo più ampio di razionalizzazione della comunicazione digitale tra imprese e Pubblica Amministrazione.
Avere un domicilio digitale per ciascun amministratore e amministratrice significa assicurare una tracciabilità diretta e certa: ogni comunicazione rilevante trova sempre il proprio destinatario, senza rischiare di andare persa all’interno della PEC aziendale o tra più sedi operative.
In un contesto dove l’identità digitale e la responsabilità amministrativa contano sempre di più, si tratta di un passo avanti verso una
gestione più trasparente e sicura della vita societaria.
Come mettersi in regola
Per essere in linea con la normativa entro il
31 dicembre 2025, gli amministratori e le amministratrici devono:
- Verificare di avere una PEC personale attiva, distinta da quella della società.
- Comunicare l’indirizzo al Registro delle Imprese, direttamente o tramite la propria società o il consulente che gestisce le pratiche societarie.
- Aggiornare tempestivamente il domicilio digitale in caso di variazioni o cessazione della casella.
Chi viene nominato in futuro dovrà semplicemente indicare la propria PEC già in fase di nomina o iscrizione, evitando pratiche aggiuntive.
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