La Conservazione Digitale a Norma è il servizio in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, in conformità alle disposizioni normative delle Linee Guida AgID del 1° gennaio 2022 sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Si tratta di una procedura legale e informatica regolamentata dalla legge italiana che fa evolvere il mondo della dematerializzazione dei documenti.
La soluzione di Aruba Enterprise
La soluzione DocFly, che di recente ha visto un importante aggiornamento, è stata progettata da Aruba Enterprise per assicurare la reperibilità del documento, l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e l’esibizione. La massima precisione e organizzazione nella conservazione e ricerca dei documenti sono garantite da una gestione multicanale dei sistemi di versamento, dalla velocità di esecuzione delle procedure e dal monitoraggio delle varie fasi.
I diversi processi automatici previsti consentono l’indicizzazione univoca e il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettendo una gestione più accurata dei materiali.
La soluzione prevede un sistema di conservazione
centralizzato in grado
di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento informatico sia di ambito amministrativo che fiscale (come per esempio contratti, LUL, libri giornali, fatture), rispondendo, quindi, con un'
unica soluzione a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare.
Caratteristiche del servizio
Le caratteristiche principali della soluzione di Conservazione Digitale a Norma sono:
- DocFly è flessibile: l’architettura è facilmente “scalabile” ed è stata progettata per gestire l’elaborazione di grandi volumi di dati.
- È facilmente integrabile con soluzioni terze del cliente.
- È sicura: Aruba è Trust Service Provider a norma eIDAS accreditato , con infrastrutture data center proprietarie, localizzate in territorio europeo, certificate ai massimi standard e pertanto in grado di garantire la business continuity dei servizi e l’integrità logica e fisica dei dati.
- La soluzione, inoltre, determina il valore legale del documento conservato, con garanzia di integrità, autenticità e immodificabilità.
- L’interfaccia user friendly facilita la consultazione e la rintracciabilità dei documenti conservati.
Compliance
Aruba PEC S.p.A. è il Conservatore del processo, così come definito all’Allegato 1 alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 1° gennaio 2022, cioè il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità e integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati.
I vantaggi per le organizzazioni
La soluzione DocFly permette a qualsiasi organizzazione di intraprendere il
percorso di dematerializzazione dei processi: adottando una serie di misure e strumenti, necessari per spostare i processi in un ambiente digitale, si può beneficiare di una semplificazione interna soprattutto in settori complessi quali la PA o l’ambito sanitario.
Un altro vantaggio raggiungibile è l’
esternalizzazione completa: con DocFly qualsiasi organizzazione si può avvalere di un partner esterno di fiducia su cui fare affidamento per la qualità del servizio erogato e i tempi brevi di start-up, liberando così risorse da destinare al core business, con un conseguente abbattimento dei costi. Restando nell’ambito della
qualità garantita, l’organizzazione che si avvale del servizio potrà verificare in qualsiasi momento il miglioramento dei flussi documentali, l’ottimizzazione delle risorse investite, l’accessibilità facilitata ai documenti e una gestione più accurata dei materiali .
Ulteriori vantaggi riguardano:
- la protezione nel tempo: la salvaguardia degli archivi digitali prodotti contro il danneggiamento, la perdita o la distruzione per tutelare e valorizzare la memoria storica;
- la disponibilità continua: la progettazione modulare della soluzione e la dislocazione delle componenti applicative garantiscono una maggiore affidabilità del servizio;
- il controllo costante: continuo e tempestivo adeguamento alla normativa, verifica dell'integrità dei documenti e accesso controllato a dati, documenti e informazioni.
A chi si rivolge
La soluzione di Conservazione Digitale a Norma si rivolge a organizzazioni di diverse dimensioni: dalla PMI, all’Enterprise, alle holding, sia per uso interno sia per essere integrata con applicativi terzi. È adatta anche al mondo dei system integrator, così da arricchire la loro offerta verso le aziende che si affidano ai loro servizi.
In conclusione, la Conservazione Digitale a Norma, come tutti i trust services, rappresenta una tecnologia abilitante all’interno del processo di digital transformation. Le soluzioni trust di Aruba Enterprise si caratterizzano per un approccio Paas, integrate e integrabili, che consentono al cliente di implementare flussi e processi efficientati.
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